bexio-Schnittstelle

Timesaver verfügt über eine Schnittstelle zu bexio, einer externen Business Software, die wie timesaver als Software-as-a-Service betrieben und ausschliesslich in der Cloud angeboten wird. 

Folgendes gilt es zu beachten:

1. Unsere bexio-Schnittstelle verbindet die Leistungserfassungen der beiden Lösungen, nicht aber die Arbeitszeit- und Spesenerfassungen.
2. Stammdaten wie Projekte und Kunden werden von bexio nach timesaver importiert. In timesaver werden durch die Mitarbeiter die Leistungen erfasst und anschliessend nach bexio exportiert. In bexio kann dann die Verrechnung mit Einbezug dieser Leistungen erfolgen.

Eine Verbindung von bexio und timesaver ist allerdings nur möglich, wenn vorgängig bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

1. Voraussetzungen bexio

1. Ihre Version von bexio verfügt über das Modul «Projektverwaltung».
   • Die bexio-Projektverwaltung ist nur in den Paketen «Pro» und «Pro+» enthalten. Das Paket «Starter» enthält diese nicht. Mit dem bexio-Starter-Paket kann also auch nicht die Schnittstelle genutzt werden.
2. Für sämtliche Mitarbeiter, welche Leistungen erfassen sollen, muss in bexio ein Ansprechpartner bestehen (mit oder ohne Login). Die hinterlegte Emailadresse muss gleich sein wie bei timesaver.

2. Einschränkungen

Bei der Verwendung der bexio-Schnittstelle bestehen folgende Einschränkungen:

Wird in timesaver die bexio-Schnittstelle verwendet, kann die Leistungserfassung (Tätigkeitserfassung) nur über die Web-Anwendung erfolgen, aber nicht mit der mobilen App.
Denn die mobile App von timesaver verfügt nicht über das Modul «Erweiterte Tätigkeiten».

3. Funktionalität der Schnittstelle bexio - timesaver

3.1 Import der Daten aus bexio:
Mit der Schnittstelle können Stammdaten von bexio nach timesaver exportiert werden, nämlich:

• Kontakt (timesaver: Kunde)
• Projekt (timesaver: Projekt)
• Geschäftstätigkeit (Auswahl in bexio bei der Leistungserfassung, z.B. "Administration"; timesaver: Tätigkeit)

Diese Stammdaten stehen danach in timesaver für die Leistungserfassung durch die Mitarbeitenden zur Verfügung und können in der Tätigkeitserfassung genutzt werden:

In timesaver können die Mitarbeitenden ihre Leistungen in der Webanwendung insgesamt mit folgenden Angaben erfassen:

• Beginn / Ende / Dauer
• Kommentar (bexio: Bemerkungen)
• Kunde (bexio: Kontakt)
• Projekt (bexio: Projekt)
• Teilprojekt (in bexio nicht vorhanden, muss aber in timesaver trotzdem vorhanden sein und erfasst werden.)
• Tätigkeit (bexio: Tätigkeit bzw. Geschäftstätigkeit)
• Verrechenbar (bexio: Eintrag ist abrechenbar)

3.2 Export der Daten aus timesaver:

Die in timesaver erfassten Leistungen können nach bexio exportiert und in bexio zur Weiterverarbeitung verwendet werden, z.B. in der Rechnungsstellung. 

Beim Export kann definiert werden, welcher Status die Einträge in bexio erhalten sollen. Davon hängt ab, wie die Daten in bexio bearbeitet werden können:

• Status «Erledigt»: Die Daten können bei der Rechnungsstellung ausgewählt, aber nicht mehr verändert werden. 
• Status «In Arbeit»: Die Daten können noch kontrolliert und verändert werden.

(Die obigen Angaben zu bexio sind nur beispielhaft; über die genaue Funktionsweise informieren Sie sich bitte direkt bei bexio.)