timesaver für Grossbetriebe

Workflow-Prozesse und Integration

Kompletter HR-/ERP-Workflow

Integration in die bestehende Systemlandschaft

Flexible Architektur, aktuelle Technologie, offene Schnittstellen

Überblick

timesaver ist mehr als Zeiterfassung

timesaver ist eine mehrsprachige Webapplikation zur einfachen Erfassung und Verwaltung von:
  • Arbeitszeiten
  • Leistungen
  • Abwesenheiten
  • Spesen

Durch die flexible Technologie mit dem entsprechenden Softwarekonzept können Ihre spezifischen Bedürfnisse einfach umgesetzt werden.

timesaver integriert Ihre Daten z.B. aus Projektmanagement-Tools und gestaltet Eingabemasken nach Ihren Bedürfnissen und Wünschen für optimierte Prozessabläufe.

timesaver
Spesenverwaltung

timesaver kann viel – so viel Sie möchten

Nebst Salden-Übersicht aller Arten und regionalen Feiertagsverwaltung bietet Ihnen die Business-Software auch:
  • Export der Bewegungsdaten im Excel-Format
  • Berücksichtigung flexibler Arbeitszeitmodelle
  • Prüfung auf Arbeitsgesetz/Reglement-Einhaltung
  • Flexibles Rollenkonzept

Webbasiert erfassen Ihre Mitarbeitenden standortunabhängig die von Ihnen definierten Parameter, die für Betriebs- und Finanzbuchhaltung sowie für Ihr HR-Management relevant sind.

Die Leistungserfassung erfolgt Kostenstellen- und Auftragsbezogen und die Daten werden dabei gleich ins ERP zurückgespiesen. Ihr Controlling wird es Ihnen danken.

Zeitwirtschaft

Arbeitszeiterfassung

timesaver prüft die Eingaben anhand konfigurierbarer Regeln auf Einhaltung von Arbeitsreglement und Arbeitsgesetz.

Die erfassten Arbeitszeiten können von den Mitarbeitenden periodenweise (z.B. monatlich) zur Freigabe/Prüfung durch die vorgesetzte Person abgegeben werden.

Warn- oder Fehlermeldungen sind ebenfalls konfigurierbar, wie z.B.:

  • Überzeiten sind bewilligungspflichtig
  • Pausenregelung ist nicht eingehalten
  • Maximale Gleitzeit ist überschritten

Die Auszahlung von Überzeiten kann von den Mitarbeitenden einfach beantragt werden. Dabei stehen ihnen die vorhandenen Überzeitsaldi zur Verfügung, wobei allfällige Kompensationen berücksichtigt werden.

Bewilligt die vorgesetzte Person die Anträge, werden diese beim nächsten Buchungslauf zur Auszahlung freigegeben.

Zeitwirtschaft
Abwesenheiten

Absenzenerfassung

Über die Maske Abwesenheiten können frei definierbare Abwesenheitsarten erfasst bzw. beantragt werden, z.B.:

  • Bezahlte Ausbildung
  • Ferien/Kompensation
  • Krankheit (inkl. Hinweis auf Arztzeugnis)
  • Militärdienst/Mutterschaftsurlaub

Kompensationen können auf entsprechende Saldoarten erfolgen, z.B. auf Gleitzeit- oder Überzeitsaldo. Die erfassten Abwesenheiten erscheinen jeweils am entsprechenden Datum in der Arbeitszeiterfassung.

Die Abwesenheitsdauer wird auf Grund der Netto-Sollstunden des Wochenarbeitszeitprofils automatisch gebildet, kann jedoch manuell überschrieben werden.

Leistungen/Spesen

Leistungserfassung

Für die Leistungserfassung auf Kontierungselemente (Kostenstellen, Aufträge) stehen verschiedenste Eingabemasken zur Verfügung.

Diese können vom Benutzer oder Administrator getrennt ein- oder ausgeschaltet werden. Die erfassten Daten stehen jederzeit in allen Ansichtsmasken (Tag, Woche und Monat) zur Verfügung.

Übersichtlich werden die erfasste Arbeitszeit, die Produktivität und die Differenz aus Produktivität und Arbeitszeit dargestellt. Bei Mitarbeitenden ohne Gleitzeiterfassung wird die Differenz aus Netto-Sollstunden und Produktivität angezeigt. Die eingetragenen Leistungen können jederzeit von den Mitarbeitenden zur Weiterverarbeitung (z.B. Verrechnung) freigegeben werden; die Daten sind dabei von der Arbeitszeiterfassung völlig entkoppelt.

Produktivität
Spesenerfassung

Spesenmanagement

timesaver ermöglicht Ihren Mitarbeitenden Spesen und Belege zu erfassen und die Freigabe durch die vorgesetzte Stelle zu beantragen.

Nach erfolgter Freigabe durch die vorgesetzte Person prüft eine zusätzliche Rolle „Kaufmann“ die Richtigkeit der Belege aus kaufmännischer Sicht. Dabei können Länder- und Währungsspezifische MwSt.-Rückforderungen verwaltet werden.

Mehr als das: Zusatzfunktionen wie Re-Export der Daten in ERP und HR-Systeme sind bereits in der Basisversion enthalten.

Prozesse/Auswertungen

Workflow-gesteuerte Prozesse - Auch bei Absenzen

Über die Ampeldarstellung für die visuelle Kontrolle von Arbeitszeit, Abwesenheiten, Überzeit und Spesen haben die Vorgesetzten oder die Kontroller jederzeit den Überblick über ihre Organisationseinheiten.

timesaver berücksichtigt im gesamten Workflow die Option von Stellvertretungen. Damit ist sichergestellt, dass die Absenz von Vorgesetzten nicht zum Unterbruch des Workflows führt.

Arbeitszeiterfassung
Zeiterfassung

Reporting und Auswertungen - Just in time

timesaver ist das unverzichtbare Instrument für Controlling, HR, Betriebs- und Finanzbuchhaltung: Die Auswertung von Zeit- und Leistungserfassung, Spesen, Absenzen und Kostenstellen erfolgt mit einem Klick.

Nie war es einfacher, Ihr Reporting umfassend und topaktuell zu präsentieren. Die Auswertungen können nach Organisationseinheit, Mitarbeitenden oder Buchungsperiode erfolgen. Und beziehen dabei gleich noch die Kundenrapporte mit ein.

Schnittstellen/Archivierung

Schnittstellen - ERP, HR oder was immer Sie brauchen

Die vielen Schnittstellen ermöglichen eine lückenlose Integration in die bestehende Systemlandschaft (ERP, HR, Zeiterfassungsterminals usw.) und unterstützen schnelle und übersichtliche Prozesse mit wenig administrativem Aufwand und ohne Medienbrüche.

Der Administrator kann jederzeit mittels Ampeldarstellung den Status der Schnittstellen einfach überwachen und kontrollieren. Das Hinzufügen von neuen Schnittstellen ist mit geringem Aufwand möglich, wobei bereits eine Fülle von Export- und Importschnittstellen existieren:

  • Kontierungselemente, Leistungsarten, Aufträge
  • Bewegungsdaten: Kontierung und Serviceaufträge
  • Arbeitszeitsaldi
  • Personalstammdaten
  • Organisationsstrukturen
  • Kostenstellen
  • Zeiterfassungsterminals
  • Schnittstellen an Drittsysteme wie z.B. Planungstools

Archivierung

Mittels eines Archivierungsclients können Daten wie Zeitkarten oder Spesenabrechnungen eines Geschäftsjahrs für alle oder einzelne Mitarbeitende als PDF-Datei erstellt und in beliebige Archivierungslösungen eingelesen werden.

Die Konfiguration und Auslösung der Archivierung erfolgt dabei über die Rolle "Administrator Archiv".

Schnittstellen

Technik

Technische Möglichkeiten

  • Flexible Konfigurationsmöglichkeiten
  • Einfache Updates auf stetig erweiterte Funktionalitäten
  • Import-/Exportschnittstellen für Stamm-/Bewegungsdaten
  • Individuelle Prozesse/Masken kostengünstig realisierbar
  • Umfangreiches Administrationstool
  • Authentifizierungen wie x.509-Zertifikate, Kerberos usw.
  • Erfassungs- und Mutationsinformation pro Datensatz
  • Archivierungsläufe über ein Geschäftsjahr

Technologie

  • Web 2.0 (Grails, JQuery usw.)
  • 3-Tier Software-Architektur
  • Webclient für Mitarbeitende und Administratoren
  • Volle Unterstützung von UTF-8
  • Webserver: Java Servlet-Container z.B. Tomcat
  • Datenbank: MS SQL Server
  • Schnittstellen: CSV Files, Webservices, JSON-Requests
  • Verschlüsselung HTTPS

Downloads

Referenz: Siemens Schweiz AG

Die momentan "grösste" Installation von timesaver ist bei der Siemens Schweiz AG mit 3'500 Benutzenden im Einsatz.

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