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Weitere Informationen / Richtlinien

Spesenarten

Sie können hier Spesenarten aktivieren / deaktivieren, neue erfassen und/oder die bereits standardmässig vorhandenen Einträge verändern.

Es können die folgenden Einstellungen vorgenommen werden:

  1. «Position»: Die Reihenfolge der Spesenarten kann angepasst werden;
  2. «Text»: Name bzw. Beschreibung der Spesenart;
  3. «Faktor»: Die Grundeinheit bzw. die Kosten pro Stück; 
  4. «MwSt-Satz»: es kann optional ein individueller MwSt.-Satz gesetzt werden. Jedoch nur, falls ein Standard MwSt.-Satz erfasst wurde.
  5. «Beschreibung Pflichtfeld»: Die Eingabe eines Kommentars ist fakultativ (Nein) oder obligatorisch (Ja).
  6. «Veränderbar»: bezieht sich auf den «Faktor». Mitarbeiter können die Kosten pro Stück verändern (Ja) oder nicht verändern (Nein).
  7. «Aktiv»: Ein Aktivieren / Deaktivieren der Spesenart ist u.U. notwendig, weil Spesenarten nicht mehr gelöscht werden können, sobald damit Spesen erfasst wurden.

Hinweis:
Sofern die Mehrsprachigkeit aktiviert wurde, können Sie bei Bedarf mit dem Button "Übersetzen" die Spesenarten in andere Sprachen übersetzen.


Berechnung der Spesen

Spesenarten besitzen einen «Faktor». Das sind die "Stückkosten" oder die Pauschale, die für eine Spesenart bezahlt wird. Zum Beispiel 15 Franken für ein Mittagessen. Beachten Sie dazu folgendes:

  • Mandant Verantwortliche legen den «Faktor» im Fenster «Spesen» der Mandanten Einstellungen fest. 
  • Dieser «Faktor» wird - in der Spesenerfassung der Mitarbeiter - mit der «Anzahl» multipliziert, so dass gilt: «Anzahl» x «Faktor» = Gesamt der Spesen.
  • Die Option «Veränderbar» bestimmt, ob der Faktor vom Mitarbeiter verändert werden kann oder nicht. Das Bild unten zeigt den Zusammenhang:


    ME_Spesenarten_Faktor_veranderbar_01


    Faktor Veränderbar: Ja
  • 1a: Als Faktor für die Spesenart «Verpflegung» wurde 15.00 gewählt.
  • 1b: Dieser Faktor wurde vom Mitarbeiter jedoch verändert und auf 20.00 heraufgesetzt. 

Faktor Veränderbar: Nein

  • 2a: Als Faktor für die Spesenart «Verpflegung limitiert» wurde 15.00 gewählt.
  • 2b: Dieser Faktor kann vom Mitarbeiter nicht verändert werden. 

HINWEIS
In der Spesenerfassung können Mitarbeiter zudem die «Anzahl» der bezogenen Spesenarten frei wählen. Zum Beispiel 3 Mittagessen à 15 Franken, wenn ein Mitarbeiter für zwei weitere Mitarbeiter bezahlt. «Anzahl» kann also nicht limitiert werden.
Es gibt keine Tageslimiten, weder für einzelne Spesenarten noch für alle Spesenarten zusammen.