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Spesenarten

Sie können hier Spesenarten aktivieren / deaktivieren, neue erfassen und/oder die bereits standardmässig vorhandenen Einträge verändern.

Die wichtigsten Features:

  • Extern verrechenbare Spesen: für Spesen, die den Kunden verrechnet werden.
  • Intern verrechenbare Spesen: für Mitarbeiter-Spesen, die nur intern abgerechnet werden.
  • Veränderbar: für Spesensätze, die vom Mitarbeiter verändert werden können.
  • MwSt-Satz: Mehrwertsteuersätze können individuell für jede Spesenart gesetzt werden.
  • Beschreibung: Spesenbeschreibung können optional oder obligatorisch sein.

Hinweis:
Sofern die Mehrsprachigkeit aktiviert wurde, können Sie bei Bedarf mit dem Button "Übersetzen" die Spesenarten in andere Sprachen übersetzen.

Spesenarten konfigurieren

Spesenarten verfügen über die folgenden Möglichkeiten zur Konfiguration:

01_Spesen2020_ME_Spesenarten_v2

Legende

  1. «Position»: bestimmt die Reihenfolge der Spesenarten in der Spesenerfassung. Die Position kann geändert werden.
  2. «Text»: Name bzw. Beschreibung der Spesenart.
  3. «Extern verrechenbar»: Der Spesensatz (Grundeinheit bzw. Kosten pro Einheit), der dem Kunden verrechnet wird.
  4. «Extern verrechenbar Veränderbar»: wenn "Veränderbar = Ja" können Mitarbeitende den Spesensatz in der Spesenerfassung ändern bzw. anpassen.
  5. «Für MA»: Der Spesensatz (Grundeinheit bzw. Kosten pro Einheit), der betriebsintern abgerechnet wird.
  6. «Für MA Veränderbar»: wenn "Veränderbar = Ja" können Mitarbeitende den Spesensatz in der Spesenerfassung ändern bzw. anpassen.
  7. «MwSt-Satz»: optional kann ein individueller MwSt.-Satz gesetzt werden. Jedoch nur, falls ein Standard MwSt.-Satz erfasst wurde.
  8. «Beschreibung Pflichtfeld»: Wenn "Beschreibung Pflichtfeld = Ja" ist die Eingabe eines Kommentars obligatorisch (Ja), andernfalls fakultativ (Nein).
    • «Beschreibung»: erscheint in der Spesenerfassung auch dann, wenn "Beschreibung Pflichtfeld = Nein" ist. Daher kann immer auch eine Beschreibung eingegeben werden.
  9. «Aktiv»: Spesenart aktivieren / deaktivieren.
    • Hinweis: Spesenarten können nicht mehr gelöscht werden, sobald damit Spesen erfasst wurden. In diesem Fall müssen Spesenarten deaktiviert werden, um sie in der Erfassung auszublenden.

HINWEIS In der Spesenerfassung erscheinen zusätzliche Eingabefelder:

  • «Datum»: Das Datum für den Speseneintrag. (Nur im Fenster Spesenerfassung)
  • «Anzahl»: Die Anzahl multipliziert mit den internen / externen Spesensätzen ergibt den Spesengesamtbetrag. 
  • «Kunde/Projekt/Teilprojekt»: erscheint auch dann, wenn die Tätigkeitserfassung für den jeweiligen Mitarbeiter nicht aktiv ist. Daher kann immer auch ein Kundenprojekt eingegeben werden.

Anwendungsbeispiele

03_Spesen2020_ME_Spesenarten_3Bspe

Legende:

  1. Fahrkilometer mit Firmenwagen (Position 2): Der Mitarbeiter benutzt für einen Kundenbesuch den Firmenwagen. Die Spesen, welche vom Kunden zu bezahlen sind, sollen daher nicht dem Mitarbeiter gutgeschrieben werden. In diesem Fall wird wie folgt konfiguriert:
    • Spesenbetrag «Extern verrechenbar» ist z.B. 0.30 UND «Extern verrechenbar Veränderbar» = Nein.
    • Spesenbetrag «Für MA» = Null (leeres Feld) UND «Für MA Veränderbar» = Nein. 
  2. Fahrkilometer mit Mitarbeiterwagen  (Position 3): Der Mitarbeiter benutzt für einen Kundenbesuch den eigenen Wagen. Die Spesen, welche dem Kunden verrechnet werden (z.B. 1.-/km), weichen von den Spesen, welche dem Mitarbeiter rückvergütet werden (z.B. 0.70.-/km) ab.
    • Spesenbetrag «Extern verrechenbar» ist z.B. 1.00 UND «Extern verrechenbar Veränderbar» = Nein.
    • Spesenbetrag «Für MA» ist z.B. 0.70.-/km UND «Für MA Veränderbar» = Nein. 
  3. Verpflegung  (Position 4): dem Kunden wird ein fixer Tagessatz verrechnet, unabhängig davon, wie sich der MA effektiv verpflegt hat. Der Mitarbeiter erhält den tatsächlich aufgewendeten Betrag rückvergütet. Eine Ausgabenlimite ist im betriebsinternen Spesenreglement festgesetzt. In diesem Fall wird wie folgt konfiguriert:
    • Spesenbetrag «Extern verrechenbar» ist z.B. 20.00 UND «Extern verrechenbar Veränderbar» = Nein.
    • Spesenbetrag «Für MA» bleibt leer UND «Für MA Veränderbar» = Ja. In diesem Fall kann der Mitarbeiter den Spesensatz selbst eingeben und für Anzahl "1" wählen.

In der Spesenerfassung könnte es dann so aussehen:

04_Spesen2020_Spesenerfassung_3Bspe

Legende:

  1. Fahrkilometer mit Firmenwagen (Position 2): Eingabe Mitarbeiter in der Spesenerfassung.
  2. Fahrkilometer mit Mitarbeiterwagen  (Position 3): Eingabe Mitarbeiter in der Spesenerfassung.
  3. Verpflegung  (Position 4): Eingabe Mitarbeiter in der Spesenerfassung.

HINWEIS
Es gibt keine Tageslimiten, weder für einzelne Spesenarten noch für alle Spesenarten zusammen.  


Mehr wissen: Infos zum Thema "Spesen Auswertungen" finden sie hier.