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Weitere Informationen / Richtlinien

Mandanteneinstellungen

Die Mandanten-Einstellungen sind der Bereich der Kontoverwaltung, in dem ein aktiver Mandant verwaltet wird:

  • Benutzereinstellungen
  • Allgemeine Mandanteneinstellungen
  • Sollstunden einrichten
  • Ferienverwaltung
  • Spesenverwaltung
  • An- und Abwesenheitsarten
  • Touch Terminal

Um in die Mandanten-Einstellungen (ME) zu gelangen, müssen Mandant Verantwortliche aus der Benutzererfassung (Mitarbeiterebene) in die ME wechseln.
Klicken Sie auf das Zahnrad in der rechten oberen Ecke und danach auf «Mandanten-Einstellungen» wie im Bild unten dargestellt:


Umschalten von der Mitarbeiterebene nach der Verwaltungsebene


Eine Übersicht zu den Mandanten-Einstellungen mit weiterführenden Links finden Sie untenstehend:

BENUTZER
AbteilungUnterabteilungen / Popup-FensterBeschreibungLink Doku-Eintrag
Zugehörige BenutzerBenutzerverzeichnis mit Angabe von Name, Rolle, Gültigkeithier klicken
Mandantspezifische Benutzerdaten(ein neues Fenster öffnet sich mit Klick auf einen Benutzer)
Neue Rollen hinzufügen; Übersicht über aktive und inaktive Rollen und Rechtehier klicken
Rollen abgrenzen: ändern sich die Anstellungsbedingungen, sollte eine Rolle nicht gelöscht, sondern beendet und neu erstellt werden.hier klicken
Überzeit-Kontrolle (für gewählten Mitarbeiter) mit wöchentlicher Höchstarbeitszeit und automatischer Feiertagskorrekturhier klicken
Individuelle (De-)Aktivierung bestimmter Module und Funktionen: Tätigkeitserfassung, Spesenerfassung, Touch Terminal
Individuelle Konfiguration der Arbeitszeit-Kontrollen
Zeiterfassung sperren individuell konfigurieren;
Anzeige E-Mail-Adresse;
Info u. Fehlertexte neu generieren
hier klicken
Benutzer suchenBestehende Benutzer suchenhier klicken
Neuer BenutzerNeue Benutzer hinzufügenhier klicken


EINSTELLUNGEN
AbteilungUnterabteilungen / Popup-FensterBeschreibungLink Doku-Eintrag
Global
MandantName des aktiven Mandanten ändernhier klicken
Sprachen aktivierenDeutsch, Französisch, Englisch; aktivierte Sprachen stehen anschliessend Mitarbeitern frei zur Auswahlhier klicken
SingleSignOnLoginoption: nur mit E-Mail-Adresse einloggenhier klicken
Default PasswortEin Standardpasswort, auch: öffentliches bzw. geteiltes Passwort, wird verwendet, um:
a) neue Benutzer hinzuzufügenhier klicken
b) verlorene Passwörter zurückzusetzenhier klicken
API KeyAnwendungs-Programmier-Schnittstelle (de-)aktivierenhier klicken
Mandant LogoFirmenlogo hochladen; dieses erscheint auf den Auswertungen
Arbeitszeit
Erweitertes AbwesenheitsmodulAktiviert eine Abw.verwaltung für MA und MV in einem eigenen Fenster; optional mit Workflows, die das Einrichten von Genehmigungsprozessen und Benachrichtigungen erlaubenhier klicken
Vereinfachte Überzeit-KontrolleBerechnung der Überzeit unter Berücksichtigung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit und mit automatischer Feiertagskorrekturhier klicken
ZeitregelnArbeitszeit-Prüfungen, z.B. Pausenregelungen, deren Einhaltung geprüft bzw. deren Nichteinhaltung sanktioniert werden kannhier klicken
Workflow und ErfassungskontrolleAuswahl aus drei Optionen:
a) Automatische Sperrung von Nacherfassungen bzw. Korrekturen nach soundsoviel Tagenhier klicken
b) Abgabe der Arbeitszeiten am Monatsende durch Mitarbeiter, Vorgesetzte oder beidehier klicken
c) Arbeitszeit-Prüfungen; Aktivierung und Konfiguration der Abgabebedingungenhier klicken
Info und Fehlertexte neu generierenWerden Prüfungen neu konfiguriert oder deren Startdaten geändert, sollten die Info- und Fehlertexte neu generiert werdenhier klicken
Tätigkeiten
Die folgenden Grundmodule der Tätigkeitserfassung sind per Default aktiv und müssen ggbf. in den Benutzereinstellungen der MA (de-)aktiviert werden:
a) Tätigkeitserfassung (Grundmodul)hier klicken
b) Kunden-/Projektverwaltunghier klicken
Mitarbeitern erlauben Projekte zu verwaltenMA können optional eigene Kundenprojekte anlegen
Tätigkeiten verbuchenDie Tätigkeitsverwaltung umfasst:
 Suche und Nachbearbeitung von Tätigkeiten;
Bearbeitung von Einträgen durch Mitarbeiter sperren;
Zuweisen eines buchhalterischen Status;
Export
hier klicken
WinBIZ©-SchnittstelleSchnittstelle zur ERP WinBIZ aktivieren; nur sichtbar wenn auch Tätigkeitsverwaltung aktivhier klicken
Saldodifferenz VerteilungDifferenz zwischen Arbeitszeit und Tätigkeit wird ausgeglichenhier klicken
Erweiterte TätigkeitenMV können bis zu 11 zusätzliche Optionen der Tätigkeitserfassung konfigurierenhier klicken


PARTNER
AbteilungUnterabteilungen / Popup-FensterBeschreibungLink Doku-Eintrag
PartnerFirmenübergreifende Partnerschaften mit einem anderen Mandanten einrichten
Externe Mitarbeiter können so auf gemeinsame Kundenprojekte Tätigkeiten buchen
Das Einrichten eines Partnerunternehmens ist kostenlos.
hier klicken


AN-/ABWESENHEITSART
AbteilungUnterabteilungen / Popup-FensterBeschreibungLink Doku-Eintrag
AnwesenheitsartenMitarbeiter müssen Arbeitszeiten zwingend mit einer bestimmten Anwesenheitsart erfassen.
Die Anwesenheitsart dient als Label und erlaubt die (gesetzlich) notwendigen Differenzierungen, z.B. in: Präsenzzeit am Arbeitsplatz, Home Office, Pikettdienst bzw. Bereitschaftsdienst oder Arbeit auf Abruf. 
hier klicken
Die Anwesenheitsarten «Anwesend» und «Home Office» sind per Default vorhanden. Weitere Anwesenheitsarten müssen selbst erstellt werden. 
AbwesenheitsartenMitarbeiter müssen Abwesenheiten zwingend mit einer bestimmten Abwesenheitsart erfassen.
Die Abwesenheitsart dient als Label und erlaubt die (gesetzlich) notwendigen Differenzierungen.
hier klicken
Per Default sind die Abwesenheitsarten, «Kompensation», «Krankheit», «Militärdienst», «Zivilschutz/Zivildienst», «Mutterschaftsurlaub», «Todesfall», vorhanden, aber nicht aktiviert.
Es handelt sich nur um Vorschläge. Weitere Abwesenheitsarten müssen selbst erstellt werden.
WorkflowsWenn das Modul «Erweiterte Abwesenheiten» aktiviert wurde, stehen auch Workflows zur Verfügung:
Für jede Abwesenheitsart kann ein eigener Workflow erstellt werden mit E-Mail-Benachrichtigung und Genehmigungsverfahren, welche von Benutzern mit einer der Rollen «Abwesenheitsverwaltung» oder «Vorgesetzter» verwaltet werden.
Weitere Optionen sind: Kommentare, Erfassungsart und Einzeleinträge in der Erfassungsmaske ermöglichen.
hier klicken
System An-/AbwesenheitsartenWenn Sollstunden und/oder Ferien aktiviert wurden, werden auch die hier angezeigten System An- oder Abwesenheitsarten aktiviert:
Ferienkorrektur; Gleitzeitkorrektur, Auszahlung, Überzeitkorrektur, Auszahlung, Autokorrektur (mit Einfluss produktiv), Auto-GLAZ-Korrektur, Autokorrektur (Nur Einfluss produktiv)
Hinweis: Dieses Fenster hat rein informativen Charakter.
hier klicken


SOLLSTUNDEN VORLAGE
AbteilungUnterabteilungen / Popup-FensterBeschreibungLink Doku-Eintrag
VorlagenIm Fenster «Sollstunden Vorlage» werden allgemeine Sollstundenpläne in Abhängigkeit vom Standort eines Unternehmens oder einer Zweigniederlassung ausgewählt.
Sämtliche Gemeinden in der Schweiz, in Deutschland, Österreich und Liechtentein sind mit dem integrierten Feiertagskalender verknüpft. 
hier klicken
SollstundenDie Sollstunden-Vorlage für einen Standort und für das ganze Jahr.hier klicken
FeiertageDer Feiertagskalender lässt sich individuell konfigurieren: Sollstunden, gesetzliche und bewegliche Feiertage.hier klicken


SOLLSTUNDEN MITARBEITER
AbteilungUnterabteilungen / Popup-FensterBeschreibungLink Doku-Eintrag
Mitarbeiter auswählenDie Übersicht zeigt alle aktiven Mitarbeiter mit und ohne Sollstunden sowie eine Auswahl an Jahren.hier klicken
SollstundenWenn eine Mitarbeiter-Rolle neu erstellt wurde, erscheint für das erste Jahr ein Popup-Fenster, wo das Startdatum und das Pensum bestätigt bzw. geändert werden können.hier klicken
Sollstunden (Name Vorname)Die Sollstunden-Vorlage einzelner Mitarbeiter für das ausgewählte Jahr zeigt alle relevanten Informationen, insbesondere:
100% Sollstunden im ausgewählten Jahr gemäss allg. Sollstunden Vorlage, die zugewiesenen Sollstunden gemäss Mitarbeiter Vorlage und die Differenz zwischen beiden Werten.
hier klicken


FERIEN
AbteilungUnterabteilungen / Popup-FensterBeschreibungLink Doku-Eintrag
VorlageDie Ferienverwaltung wird aktiviert, indem im Fenster «Ferien» die Anzahl Ferientage eingetragen und mit «Vorlage speichern» bestätigt wird.
Danach erscheinen gerade unterhalb die Erweiterungen: «Ferienhinweis» und «Ferien».
hier klicken
FerienhinweisHier werden Ferienhinweise für bestimmte Zeitfenster erstellt.
Mitarbeiter sehen Ferienhinweise in der Kalenderübersicht und im Antragsfenster der Abwesenheitsverwaltung.
hier klicken
FerienAnzeige der Ferien-Guthaben pro Mitarbeiter in Abhängigkeit von Pensum, Anstellungsdauer (Gültigkeit der Rolle vom/bis) usw. sowie Eingabe individueller Ferienguthaben bzw. Anzahl Ferien-Tage pro Mitarbeiterhier klicken


SPESEN
AbteilungUnterabteilungen / Popup-FensterBeschreibungLink Doku-Eintrag
StandardwerteBuchwährung auswählen (CHF, EUR) und MwSt.-Satz erfassenhier klicken
SpesenartenSpesenarten (de-)aktivieren, neue erfassen oder die bereits vorhandenen Einträge verändern.
Sechs Spesenarten werden per Default vorgegeben.
hier klicken


TT
AbteilungUnterabteilungen / Popup-FensterBeschreibungLink Doku-Eintrag
Touch TerminalMandantenweite Einstellungen (gelten für alle Touch Terminals)hier klicken
Aktuelles GerätAnzeige der Konfiguration des aktuellen Gerätshier klicken
(Name Gerät)Konfigurationen aller anderen Touch Terminals dieses Mandantenhier klicken