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Touch Terminal konfigurieren

In diesem Artikel erhalten Sie Informationen zur Einrichtung und Verwendung des timesaver-Erfassungsterminals.

Unabhängig des Betriebssystems, kann als Erfassungsterminal z.B. ein Tablet, Notebook oder auch ein PC verwendet werden.


Inhalt

1. Touch Terminal aktivieren und konfigurieren
2. Touch Terminal nur für ausgewählte Benutzer konfigurieren
3. Touch Terminal auf verschiedenen Geräten verwalten
4. Touch Terminal-Einstellungen individualisieren

1. Touch Terminal aktivieren und konfigurieren

Die Einstellungen für das Touch Terminal finden sich unter der Lasche «TT» in den Mandanten-Einstellungen. In diesem Fenster lassen sich beliebig viele Geräte bzw. Touch Terminals verwalten. 

Das Fenster «TT» ist in zwei Blöcke unterteilt:

  1. «Mandantenweite Einstellungen»: gelten für alle Geräte und Benutzer (in Abb. 1 grün markiert)
  2. «Geräte»: die geräteweiten Einstellungen gelten für ein bestimmtes Terminal und alle darauf zugelassenen Benutzer. Die mandantenweiten Einstellungen können hier überschrieben werden. Der Block «Geräte» ist in zwei Bereiche unterteilt:
    1. «Aktuelles Gerät»: das Touch Terminal auf dem Gerät, auf dem Sie gerade arbeiten (in Abb. 1 rot markiert)
    2. Eine Auflistung aller (aktivierten und gegebenenfalls gesperrten) Terminals auf allen anderen Geräten (in Abb. 1 blau markiert)



01_TT_Musterfirma_aktuelles_G_ist_nicht_TT
Abbildung 1

Gerät als Terminal für Mandanten aktivieren/deaktivieren:

Die Aktivierung eines Touch Terminals muss auf dem Gerät erfolgen, welches als Terminal benutzt werden soll. Dies kann ein Tablet, ein Desktop-PC oder ein anderes internettaugliches Gerät sein.
Aktiviert wird das Terminal auf folgende Weise:

  1. Öffnen Sie auf dem Gerät, das Sie als Terminal nutzen wollen, einen beliebigen Browser und loggen Sie sich mit E-Mail und Passwort in Ihr Konto ein;
  2. Gehen Sie in die Mandanten-Einstellungen und klicken Sie dort auf die Lasche «TT»;
  3. Wählen Sie die gewünschte Anwesenheitsart aus (im Normalfall "Anwesend", andernfalls aus der Dropdownliste auswählen); Eine individuelle Auswahl der Anwesenheitsart beim Ein-/Ausstempeln ist nicht möglich.
  4. Tragen Sie den gewünschten Namen für das Terminal ein;
  5. Bestätigen Sie das Gerät, indem Sie auf den nebenstehenden Link «Aktuelles Gerät als Terminal aktivieren» klicken.
  6. Der letzte Schritt «Abmelden und zum Terminal wechseln» erfolgt erst nach der Konfiguration (siehe unten Abbildung 2)

Die Schritte 2 bis 5 sehen Sie auch in Abbildung 1 oben.

HINWEIS
Wird das aktuelle Gerät als Terminal (zum Ein-/Ausstempeln) verwendet, ist dies auch in der Verwaltung sichtbar. Dann würde das Fenster «TT» wie in Abbildung 2 weiter unten aussehen. Um auf demselben Gerät vom Touch Terminal in die timesaver-Verwaltung zu wechseln, muss man sich allerdings neu anmelden.
Wird das aktuelle Gerät NICHT als Touch Terminal verwendet, sieht das Fenster «TT» wie oben in Abbildung 1 aus.

Nach der Aktivierung wird der Block «Aktuelles Gerät» erweitert wie in Abbildung 2 unten:


02_TT_Musterfirma_aktuelles_G_ist_TT
Abbildung 2


Jetzt kann das Touch Terminal konfiguriert werden. Folgende Anzeigeoptionen stehen zur Verfügung:

  • Die Anzeige von Gleitzeitsaldo, übrigen Salden (z.B. Ferien) kann (de-)aktiviert werden.
  • Die Salden-Abfrage kann mit oder ohne Eingabe des Terminal-Codes erfolgen («Mit PIN wenn vorhanden»). 
  • Die Voreinstellung lautet "Wie Mandant", d.h. die Mandantenweiten Einstellungen oben werden beibehalten. 

Die Konfiguration kann auf dem aktuellen Gerät, aber selbstverständlich auch später auf einem anderen Gerät beendet oder verändert werden.
Letzteres wird die Regel sein, sobald das aktuelle Gerät als Touch Terminal in Betrieb genommen wurde.

HINWEIS Mandantenweite Einstellungen
Per Default ist die Anzeige von Gleitzeitsaldo (Glaz) und Ferien-Saldo für alle Geräte aktiviert.
Die aktuelle Tages-Arbeitszeit wird übrigens immer angezeigt und lässt sich nicht konfigurieren.

WICHTIG
Änderungen der Salden-Info müssen besonders gespeichert werden mit «Salden-Einstellungen speichern» (anstatt oben mit «Mandantenweite Einstellungen Speichern»)

2. Touch Terminal nur für ausgewählte Benutzer konfigurieren

Die Anzahl der Benutzer  auf einem Gerät kann eingeschränkt werden. Per Default sind alle Benutzer des aktuellen Mandanten auf diesem Terminal aktiviert. Um Benutzer aus- oder abzuwählen, müssen Sie zuerst das Häkchen links neben «Alle (aktivierten) Benutzer auf diesem Gerät» rausnehmen. Siehe oben Abbildung 2, grün markiert. Dann erscheint ein blau markierter Text: «Benutzer anzeigen», den Sie anklicken. Daraufhin wird der Bereich wie folgt erweitert:


02b_TT_Musterfirma_aktuelles_G_ist_TT_Menu_v2
Abbildung 2b


Klicken Sie auf den blau markierten Text: «Benutzer hinzufügen», um im folgenden Popup-Fenster ausgewählte Benutzer hinzuzufügen:


03_TT_Musterfirma_Benutzer hinzu
Abbildung 3


Achten Sie auf die Option «Nur keinem anderen Gerät zugeordnet». Diese ist per Default aktiviert und verhindert, dass ein- und derselbe Benutzer auf zwei Touch Terminals registriert wird. Falls Sie aber genau das wünschen, müssen Sie das Häkchen hier rausnehmen, damit auch bereits zugeordnete Benutzer in der Auswahl erscheinen.

TIPP
Diese Konfiguration muss nicht auf dem aktuellen Gerät vollendet werden, sondern kann auch zu einem späteren Zeitpunkt von einem anderen Gerät aus erfolgen.

Um das Terminal - nach der Aktivierung - nun tatsächlich in Betrieb zu nehmen, ist ein sechster Schritt nötig:

6. Sie müssen sich von timesaver abmelden. Klicken Sie dazu auf «Abmelden und zum Terminal wechseln». Siehe auch Abbildung 2 oben.



Anzeigen

Nachdem ein Gerät als Terminal angemeldet wurde, ändert sich die Browseranzeige und es erscheint die für das Terminal typische Kacheloberfläche so wie in Abbildung 4 unten.

Die Zeit des Einstempelns erscheint ganz oben über den Namen der Mitarbeiter.
Darunter erscheinen die Namen der Mitarbeiter.
Die Arbeitszeit wird ganz unten angezeigt, sofern Mitarbeiter aktuell Zeit erfassen bzw. eingestempelt haben (blaue Kachel).
Der Gleitzeitsaldo erscheint neben der Arbeitszeit in runden Klammern, sofern aktiviert und sofern Mitarbeiter aktuell angemeldet sind.


07_TT_Verwaltung und TT-Anzeige
Abbildung 4


TIPP
Sie haben sich beim Einstempeln vertippt und auf einem anderen Benutzer eingestempelt?
Kein Problem: Tippen Sie gleich nochmals auf dieselbe Kachel. Der Eintrag wird annuliert. Die Fehleingabe muss innert 29 Sekunden annuliert werden, denn es dauert 30 Sekunden, bevor timesaver ein Einstempeln registriert.
Ein falsches Ausstempeln lässt sich leider nicht rückgängig machen.

3. Touch Terminal auf verschiedenen Geräten verwalten

Wenn Sie ein Touch Terminal verwalten wollen, während es gleichzeitig in Betrieb ist, müssen Sie auf ein anderes Gerät wechseln , sich dort einloggen und in den Mandanten-Einstellungen das Fenster «TT» öffnen. Dann erscheint das Terminal in der Liste der aktivierten Terminals unterhalb von «Aktuelles Gerät». Unten am Beispiel «Terminal_Firefox_meinPC»:


05_Terminal_Firefox_meinPC_nicht aktuelles Geraet
Abbildung 5


HINWEIS zum Begriff «Gerät»

Es ist möglich, sowohl ein Touch Terminal als auch die timesaver-Vollversion auf demselben Computer gleichzeitig zu betreiben. Dafür wird timesaver einfach in verschiedenen Browsern geöffnet. Beispiel: das Terminal wird in Microsoft Explorer eingerichtet, während die normale timesaver App in Firefox läuft.
Dies beweist anschaulich, dass das «Gerät» eigentlich nicht der jeweilige Computer ist, sondern ein bestimmter Browser auf diesem Computer!
Diese Konfiguration kann jedenfalls nützlich sein, wenn Sie das Touch Terminal auf demselben Computer testen und verwalten wollen.  Vielleicht finden Sie dafür noch weitere Anwendungsfälle.

WARNUNG
Nach der Aktivierung wird ein spezielles Cookie auf diesem Gerät hinterlegt.
Aus diesem Grund sollten Sie den Browser-Verlauf/Cookies nicht (automatisch) löschen, da ansonsten die Gerät-Aktivierung erneut durchgeführt werden muss.

4. Touch Terminal-Einstellungen individualisieren

Eine weitere Individualisierung der Touch Terminal-Einstellungen ist in den Benutzereinstellungen der einzelnen Benutzer möglich (siehe unten).


06_TT_Musterfirma_Benutzer_Hans-Muster01
Abbildung 6


Per Default ist die Option «Darf Terminal benutzen» bei allen Benutzern mit der Rolle «Mitarbeiter» aktiviert. 

Code für einzelne aktivierte Mitarbeiter setzen
Ist das Terminal aktiviert, können Sie rechts vom Kontrollkästchen einen «optionalen Terminal-Code» eingeben, welcher dann vom jeweiligen Mitarbeiter zwingend eingebeben werden muss, um im Terminal die Arbeitszeit zu starten oder stoppen.

Um wieder eine Benutzung ohne Code zu ermöglichen, kann das Feld einfach leer gespeichert werden.