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Projektverwaltung

Die Kunden- und Projektverwaltung ist ein Bestandteil der Tätigkeitserfassung. Eine Kunden-/Projektstruktur besteht aus: Kunde, Projekt, Teilprojekt.

Mit einem Klick auf das Schlüsselsymbol öffnet sich ein Fenster, in dem Berechtigungen verweigert oder erlaubt werden, und zwar individuell pro Mitarbeiter.

Mit einem Klick auf den Kunden bzw. (Teil-)Projektnamen öffnet sich ein Fenster, in dem Kunden bzw. (Teil-)Projekte global, also für alle Mitarbeiter gesperrt werden. Ausserdem kann eine E-Mail-Adresse für den Versand von Arbeitsrapporten definiert werden.

Wünschen Sie eine andere Bezeichnung als Kunde/Projekt/Teilprojekt? Kontaktieren Sie unseren Support unter support@timesaver.ch, wir passen dies gerne kostenlos für Sie an.


Die Kunden-, Projektverwaltung

Die Kunden- und Projektverwaltung ist Bestandteil der Tätigkeitserfassung. Neue Kunden-/Projektstrukturen werden in ein bis drei Schritten erstellt:

  1. auf «Neuer Kunde» klicken: im Popup-Fenster den Kundennamen ins das Eingabefeld "Kunde" schreiben und speichern. 
  2. auf «Neues Projekt» klicken: im Popup-Fenster einen bestehenden Kunden auswählen. Den Projektnamen ins Eingabefeld "Projekt" schreiben und speichern.
  3. auf «Neues Teilprojekt» klicken: im Popup Fenster einen bestehenden Kunden und ein bestehendes Projekt auswählen. Den Namen für das Teilprojekt ins gleichnamige Eingabefeld schreiben und speichern.
  4. Die Schritte 2 oder 3 können abgekürzt werden mit «Projekt Strukturen übernehmen von» bzw. «Teilprojekt Strukturen übernehmen von».

Abbildung 3 unten zeigt den Zusammenhang. Das Hauptfenster ist rechts im Bild. Die Popup-Fenster zum Erstellen von Kunden-/Projekten befinden sich links im Bild.

03b_Kunden-Projektverwaltung_Erstellung
Abbildung 3

Abgesehen von den Eingabe- und Auswahlfeldern für Kunde, Projekt, Teilprojekt bietet die Kunden-/Projektverwaltung weitere Konfigurationsmöglichkeiten:

  • «CC-E-Mail für das Service Modul»: an die hier eingetragenen E-Mail-Adressen lassen sich Arbeitsrapporte versenden.
  • «Projekt-Nummer»: diese eindeutige Nummer für eine Kunden/Projekt/Teilprojekt-Struktur wird im Fenster «Neues Teilprojekt» eingetragen.
  • «Gesperrt»: Gesperrte Kunden, Projekte oder Teilprojekte können in der Tätigkeitserfassung nicht mehr ausgewählt werden.



KUNDEN, PROJEKTE, TEILPROJEKTE FÜR MITARBEITER SPERREN

Beachten Sie, dass Kunden, Projekte und Teilprojekte sowohl global (für alle Mitarbeiter) als auch individuell (für einzelne Mitarbeiter) gesperrt werden können.


Kunden, Projekte und Teilprojekte global (für alle Mitarbeiter) sperren:

  1. Mit einem Klick auf den Kunden oder (Teil-) Projektnamen öffnet sich ein Popup-Fenster:
    04_Terf_KPV_Namen_3
  2. Bei der Option «Gesperrt» das Häkchen setzen und speichern



Kunden, Projekte und Teilprojekte individuell (für einzelne Mitarbeiter) sperren

  1. Mit einem Klick auf das blaue Schlüssel-Symbol neben dem Kunden oder (Teil-) Projektnamen öffnet sich ein Popup-Fenster:
    04_Terf_KPV_Symbol_Schluessel
  2. Mitarbeiter, Mandant und E-Mail eintragen; in der Spalte «Berechtigung» entweder «erlauben» oder «verweigern» wählen und speichern.
  3. Beachten Sie, dass die Berechtigung für einen Kunden sich auf alle untergeordneten Projekte und Teilprojekte auswirkt. Die Berechtigung für ein bestimmtes Teilprojekt gilt dagegen immer nur für eine einzige Kunden/Projekt/Teilprojekt-Struktur.
  4. Beachten Sie, dass Sie die individuelle Erlaubnis bzw. Verweigerung der Berechtigung immer auf der Grundlage der individuellen Benutzereinstellungen treffen.
    1. Eine individuelle Erlaubnis in der Kunden-, Projektverwaltung hat überhaupt keine Wirkung, wenn die Berechtigung in den Mandanten-Einstellungen ebenfalls «Erlauben» lautet. 
    2. Eine individuelle Verweigerung in der Kunden-, Projektverwaltung hat überhaupt keine Wirkung, wenn die Berechtigung in den Mandanten-Einstellungen ebenfalls «Verweigern» lautet.

WICHTIGER HINWEIS
Kunden-/Projekteinträge MÜSSEN dreiwertig sein, d.h. aus "Kunde + Projekt + Teilprojekt" bestehen, also beispielsweise: Muster AG, Werkzeuge, Zangen.
Denn ein- oder zweiwertige Kunden-/Projektstrukturen lassen sich in der Tätigkeitserfassung nicht auswählen. Sie können demzufolge auch nicht erfasst werden.

TIPP
Die Bezeichnungen «Kunde», «Projekt», «Teilprojekt» für die drei für die Kategorien kann auf Wunsch des Kunden vom timesaver-Support geändert werden.



KUNDEN-, PROJEKTVERWALTUNG FÜR ALLE MITARBEITER FREIGEBEN

Die Kunden-, Projektverwaltung kann für alle Mitarbeiter freigegeben werden. Suchen Sie in den Einstellungen der Mandanten-Einstellungen nach der Option «Mitarbeitern erlauben Projekte zu verwalten», dann Häkchen setzen und speichern.

04b_Terf_KV_Einstellungen_Taetigkeiten
Abbildung 4


KUNDEN-, PROJEKTSTRUKTUREN LÖSCHEN

  • Kunden- / Projektstrukturen, für welche Einträge bestehen, können NICHT gelöscht werden. Denn die damit verbundenen Datensätze sollen ja erhalten bleiben.
    1. Kunden- / Projektstrukturen können stattdessen für alle Mitarbeiter gesperrt werden. Damit sind sie nicht mehr in der Benutzererfassung verfügbar.
    2. Um einen Kunden, ein Projekt oder ein Teilprojekt für alle Mitarbeiter zu sperren, klicken Sie auf den entsprechenden Namen. Dann das Häkchen bei «Gesperrt» setzen und speichern. 
    3. Es ist auch möglich, ein Projekt oder ein Teilprojekt nur für einzelne Mitarbeiter zu sperren. Dann klicken Sie auf das Schlüsselsymbol. Dann den Namen eingeben, Berechtigung auf Verweigern setzen und speichern.
  • Kunden- / Projektstrukturen, für welche KEINE Einträge bestehen, können gelöscht werden.
    1. Es muss immer zuerst das Teilprojekt gelöscht werden. Die übergeordneten Strukturen bleiben erhalten, falls diese auch in anderen Kunden-/Projektstrukturen vorkommen.
    2. Der ganze Strukturbaum oberhalb des Teilprojekts (Projekt, Kunde) wird gelöscht, wenn diese Kunden-/Projektstruktur nur einmal vorkommt.