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Weitere Informationen / Richtlinien

Sollstunden der Mitarbeiter

Im Fenster «Sollstunden Mitarbeiter» wird die allgemeine «Sollstunden Vorlage» bei Bedarf individualisiert und die effektiven Arbeitstage und Arbeitsstunden konfiguriert. 

Die Vorgaben aus der allgemeinen Sollstunden Vorlage können nach Belieben und für jeden einzelnen Tag verändert werden.

Für sämtliche Berechnungen von Arbeitszeiten und Salden ist einzig und allein die Vorlage «Sollstunden Mitarbeiter» relevant.


In die Sollstunden-Vorlage bestimmter Mitarbeiter gelangen Sie folgendermassen:

08_ME_Sollstunden_01

Vorgehen:

  1. entweder in der Zeile des betreffenden Mitarbeiters das Fragezeichen anklicken
    • ein Fragezeichen erscheint, wenn die Mitarbeiter Sollstunden und das Pensum für das betreffende Jahr noch nicht bestätigt wurden
    • wenn eine Mitarbeiter-Rolle neu erstellt wurde, erscheint für das erste Jahr ein Popup-Fenster, wo das Startdatum und das Pensum bestätigt bzw. geändert werden können.
      • 08_ME_Sollstunden_01_Popup
  2. oder in der Zeile des betreffenden Mitarbeiters das Häkchen anklicken
    • ein Häkchen erscheint, wenn die Mitarbeiter Sollstunden und das Pensum für das betreffende Jahr bereits bestätigt wurden

Danach gelangen Sie in das Fenster «Sollstunden Mitarbeiter»:

Mitarbeiter Sollstunden vor der Individualisierung

Darstellung:

  • Linke Spalte: in der linken Tabellen-Spalte eines Monats werden die Werte der globalen «Sollstunden-Vorlage» angezeigt, also für ein 100% Pensum.
  • Rechte Spalte: In der rechten Tabellen-Spalte werden die Sollstunden für das Pensum des jeweiligen Mitarbeiters gerechnet, und zwar gleichmässig auf alle Wochenarbeitstage verteilt.
    • Nur die rechte Spalte kann editiert werden. Verteilen Sie die Sollzeiten des Mitarbeiters nach Belieben auf die Wochentage. 

Die Sollstunden bzw. Einträge sind farbig unterlegt. 

  • Farben der linken Spalte:
    • grau: Wochenende
    • gelb: Sollstunden bei 100% Pensum
    • blau: Feiertage
  • Farben der rechten Spalte:
    • weiss: Mitarbeiter-Sollstunden, wenn nicht geändert
    • rot: Mitarbeiter-Sollstunden, wenn geändert

Kalkuliertes Pensum:
Eine zusätzliche Zeile, die das «kalkulierte Pensum» angibt, erscheint, nachdem die Mitarbeiter-Sollstunden zum ersten Mal geändert wurden. Das System prüft damit, ob die eingetragenen Mitarbeiter-Sollstunden mit den zugewiesenen Jahressollstunden übereinstimmen und gibt die Differenz an. 

Sollstunden Mitarbeiter_kalkuliertes Pensum_02

Legende:

  1. «Kalkuliertes Pensum»: Das kalkulierte Pensum wird in Prozenten vom zugewiesenen Pensum angegeben.
  2. «Zu korrigieren»: Der zu korrigierende Wert in Stunden und Minuten wird immer rot Schriftfarbe angezeigt.
    • Positive Werte (z.B. 2:00) müssen bei einem oder mehreren beliebigen Tagen hinzugefügt werden. Negative Werte (z.B. -3:12) müssen bei einem oder mehreren beliebigen Tagen abgezogen werden.

HINWEIS Pensum
Das Pensum kann im ersten Jahr der Gültigkeit einer Mitarbeiterrolle ohne Weiteres im Fenster «Sollstunden Mitarbeiter» verändert werden. Die Anzeige für das Pensum erscheint daher in einem Eingabefeld.
Änderungen des Pensums sind in allen folgenden Jahren jedoch nur möglich, wenn die Mitarbeiterrolle abgegrenzt wird. Siehe dazu den Eintrag Pensumwechsel.

HINWEISE Gleitzeit
Die Option «Gleitzeit rechnen» wird automatisch aktiviert, wenn Sollstunden aktiviert und eingerichtet werden.
Lassen Sie die Option «Gleitzeit rechnen» aktiviert. Wird «Gleitzeit rechnen» deaktiviert, werden in den Auswertungen auch keine Sollstunden angezeigt.

«Gleitzeit rechnen» ist eine rein technische Option und hat nichts damit zu tun, ob Sie im Personalreglement ihres Unternehmens oder in den Arbeitsverträgen ihrer Mitarbeiter Gleitzeit zulassen oder nicht.
Mit anderen Worten: auch wenn Gleitzeit im Betrieb nicht erlaubt ist, wollen Sie sehen, ob Mitarbeiter ihre Sollzeit erfüllt haben oder nicht. Dafür müssen Sie die Option «Gleitzeit rechnen» aktiviert lassen.



Mitarbeiter-Sollstunden individualisieren

Die Sollstunden der Mitarbeiter werden per default auf sämtliche Wochenarbeitstage gleichmässig verteilt. Besonders bei Teilzeitpensen ist oft eine andere Verteilung erwünscht. Um dies zu ändern, gehen Sie folgendermassen vor. 

  1. Klicken Sie in ein weiss unterlegtes Feld, möglichst am Jahresbeginn oder in der ersten Arbeitswoche oder in der ersten Woche nach einem Pensumswechsel. Die Woche erscheint nun hervorgehoben wie im Bild unten.
  2. Ändern Sie die Sollzeiten für diese Woche und klicken Sie dann in der Befehlsleiste auf «Kopieren». Die Werte für diese Woche werden nun auf sämtliche folgenden Wochen übertragen.
    Hinweis: Die Werte vor der abgeänderten Woche bleiben dabei unverändert.
  3. Meistens stimmt dann das gewünschte Arbeitspensum nicht mehr mit dem kalkulierten Arbeitspensum überein.
    Wiederholen Sie entweder Schritt 2 oder ändern Sie nur den Wert für einen beliebigen einzelnen Tag, bis das gewünschte mit dem kalkulierten Pensum identisch ist. 



Mitarbeiter Sollstunden nach der Individualisierung


Hinweis:

Mit «Löschen» wird die komplette Mitarbeiter-Sollstunden-Vorlage gelöscht, d.h. der Mitarbeiter hat danach keine zugewiesene Sollstunden-Vorlage mehr.

Zusatzinformationen beachten

Rechts und links oben stehen weitere Zusatzinformationen:


Zusatzinformationen im Fenster Sollstunden Mitarbeiter

Zusatzinformationen, links:

  • Zugewiesene Vorlage: Sollstunden-Vorlage, die dem aktuell ausgewählten Mitarbeiter zugewiesen wurde;
  • Mitarbeiterrolle gültig: Gültigkeitsdauer der Mitarbeiterrolle
  • Sollstunden aktiv ab: Hier können Sie ein anderes Datum angeben, das sich vom Beginn der Mitarbeiterrolle unterscheidet.
  • Arbeitspensum: Hier kann das Pensum bestimmt werden. Beachten Sie den Hinweis zum Pensumwechsel weiter unten.
    Kalkuliertes Pensum: bei einem individualisierten Sollstundenplan wird ausserdem das kalkulierte Pensum angezeigt

Zusatzinformationen, rechts:

  • 100% Sollstunden (jahr): Anzeige der Jahres-Gesamtarbeitszeit (Sollstunden bei 100%-Pensum)
  • Zugewiesene Sollstunden: effektiv zugewiesene Jahres-Gesamtarbeitszeit gemäss MA-Pensum
  • zu korrigieren: bei einem individualisierten Sollstundenplan wird ausserdem ein zu korrigierender Wert im Format hh:mm angezeigt.

Hinweis zum Pensumwechsel

Das Pensum lässt sich nur im ersten Jahr in den "Sollstunden Mitarbeiter" einstellen. Aus diesem Grund sind in allen Folgejahren keine Eingabefenster an diesen Stellen vorhanden (siehe Bild unten).
Aber auch wenn im ersten Jahr ein Pensumwechsel nötig sein sollte, müssen Sie diesen unbedingt im Fenster "Benutzer" bzw. in den individuellen Benutzereinstellungen der Mitarbeiter vornehmen.
Folgen Sie der Anleitung im Artikel Pensumwechsel

Pensumwechsel in Sollstunden Mitarbeiter