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Benutzer-Rollen

Benutzerrolle: Allgemeines
Eine Benutzerrolle fasst eine Menge von Benutzerrechten zusammen, die man andernfalls einzeln vergeben müsste.
Von der Benutzerrolle hängt vieles ab, z.B. die Funktionalität, auf die Benutzer zugreifen können, ob sie Zugriff auf die Mandanten-Einstellungen (Kontoverwaltung) haben oder nicht u.v.m.
Einem Benutzer können in timesaver nur eine oder auch mehrere Rollen zugleich zugewiesen werden.

Benutzerrollen: Übersicht

  • Mandant-Verantwortlicher
  • Vorgesetzter
  • Abwesenheitsverwaltung
  • Mitarbeiter
  • externer Vorgesetzter/Mitarbeiter
  • Tätigkeitsverwaltung

Temporäre Rollenzuweisungen
Temporäre Rollenzuweisungen sind für alle Rollen möglich. Die Gültigkeitsdauer der einzelnen Rollen können jedoch nur Mandant-Verantwortliche und Vorgesetzte definieren. Die Änderung wird in den mandantspezifischen Benutzerdaten in den Feldern «Gültig vom/Gültig bis» vorgenommen. Bleiben die Felder leer, gilt die Rolle unbefristet. Machen Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch, um beispielsweise Stellvertretungen einzurichten. 

Team
Die Benutzerrollen Vorgesetzter, Abwesenheitsverwaltung und Mitarbeiter können einem Team zugewiesen werden. Die restlichen Rollen lassen sich nicht auf einzelne Teams einschränken.

Mandant-Verantwortlicher

Mit der Rolle «Mandant-Verantwortlicher» haben Benutzer Zugriff auf sämtliche Funktionen und Einstellungen. Der Mandant fungiert als Eigentümer des Unternehmens oder als dessen Vertreter (z.B. Geschäftsleiter/-in).

Mandant-Verantwortliche verfügen über die folgenden exklusiven Berechtigungen:

  • Nur Mandant-Verantwortliche haben Zugriff auf die für die Lohnbuchhaltung relevanten Einstellungen «Sollstunden Vorlage», «Sollstunden Mitarbeiter», «Ferien» und «Spesen». 
  • Mandant-Verantwortliche verwalten ausserdem in der Lasche «Rechnungen» die timesaver-Lizenz und können dort Rechnungen einsehen. 

Es ist möglich, mehr als einen Benutzer als Mandant-Verantwortlichen einzusetzen. Bedenken Sie aber, dass ein zweiter Mandant-Verantwortlicher sämtliche Einstellungen, die Sie gemacht haben, ändern kann. 

Vorgesetzte

Auch Vorgesetzte haben Zugriff auf die Mandanten-Einstellungen, jedoch nur auf die Benutzereinstellungen. Vorgesetzte haben ausserdem Zugriff auf die Daten aller Mitarbeiter. Wenn Vorgesetzte Teamleiter sind, dann jedoch nur auf die Daten der Teammitglieder. Vorgesetzte können sich ausserdem nicht selbst zum Mandant-Verantwortlichen machen. 

Vorgesetzte verfügen über die Berechtigung, Daten und Einstellungen anderer Benutzer zu ändern:

  • Mandanten-Einstellungen: Benutzer.
  • Benutzererfassung: Erfassung, Abwesenheiten, Spesen, Kunden-/Projektverwaltung, Auswertungen

Mitarbeiter

Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter haben lediglich eine Sicht auf ihre persönlichen Daten und Einstellungen. In den Auswertungen haben sie nur Zugriff auf ihre persönlichen Auswertungen. Die Rolle «Mitarbeiter» ist für alle Benutzer – auch für Vorgesetzte und Mandant-Verantwortliche - zwingend notwendig, um Arbeitszeiten und Tätigkeiten erfassen zu können.

Berechtigungen der Mitarbeiter: Erfassung Arbeitszeit / Tätigkeiten, Abwesenheit, Spesen, persönliche Einstellungen, Auswertungen

Mandant Verantwortliche und/oder Vorgesetzte können die Berechtigungen für einzelne Mitarbeiter einschränken, erweitern und spezifizieren:

  • Personalcode: der Personalcode ist ein Identifikator, der vor allem dann benutzt wird, wenn zwei Mitarbeiter mit Vorname und Name gleich heissen. 
  • Erfassungsart Arbeitszeit: anstelle von „Beginn bis Ende“ (mit oder ohne Pausen) besteht auch die Möglichkeit nur die „Dauer“ zu erfassen.
  • Darf Terminal benutzen: dem Mitarbeiter (MA) kann das Recht erteilt werden, das Touch-Terminal zu benutzen (mit oder ohne Identifikationscode).
  • Gleitzeit rechnen: Bei aktivierten Sollstunden besteht hier die Option, mit oder ohne Gleitzeit zu arbeiten. Wird die Gleitzeit NICHT berechnet, dann werden auch Überstunden und Überzeit NICHT mehr gerechnet und können somit auch nicht mehr kompensiert werden. 
  • Tätigkeitserfassung aktivieren und Erfassungsart Tätigkeiten: der MA erhält die Berechtigung, seine Tätigkeiten (Leistungen) zu erfassen, und zwar nur „Dauer“, „Beginn bis Ende ohne Dauer“ oder „Beginn bis Ende mit Dauer“. Falls Sie die Maske der Tätigkeitserfassung nicht benötigen, d.h. keine Tätigkeiten erfassen möchten, können Sie diese mit der Option „Tätigkeitserfassung aktivieren“ auch komplett ausblenden.
  • Erfassung ohne Kunden/Projekt-Namen: Der MA erhält die Berechtigung, seine Tätigkeit ohne Angaben von Kunde/Projekt/Teilprojekt zu machen. 
  • Std.-Satz: Sie haben die Möglichkeit für MA einen Stundensatz zu hinterlegen.
  • Berechtigung: Sie können hier dem MA die Buchung auf sämtliche Kunden/Projekte/Teilprojekte erlauben oder verweigern. (Achtung: Das Auswahlfeld «Berechtigung» hat keinen Zusammenhang mit dem links liegenden Feld Stundensatz.)
    • Hinweis: Mandantenverantwortliche und Vorgesetzte haben die Möglichkeit, einzelne Kunden oder (Teil-)Projekte für bestimmte MA wieder freizuschalten, sofern diese zuvor global verweigert worden waren, oder vice versa einzelne Kunden oder (Teil-)Projekte für bestimmte MA zu verweigern, sofern diese zuvor global erlaubt worden waren.
    • Dazu gehen Mandantenverantwortliche oder Vorgesetzte in die Maske «Kunden-/Projektverwaltung» und klicken dort auf das Schlüsselsymbol. Es erscheint ein Eingabe- bzw. Suchfeld, wo Sie nach einzelnen Mitarbeitern suchen können. Wählen Sie anschliessend die korrekte Berechtigung. Vergessen Sie nicht, dass die Berechtigung sinnvollerweise die Umkehrung der in den Benutzereinstellungen gewählten Berechtigung sein sollte. Setzen Sie das Häkchen auf «Aktiv» und speichern Sie. 
    • Achtung: Wenn Sie anstatt auf den Schlüssel auf einen Kunden oder (Teil-)Projekt-Namen klicken, gelangen Sie nicht auf die mitarbeiterspezifische Einstellung, sondern auf die globale Einstellung. Dort können Sie im Auswahlfeld «Gesperrt» das Häkchen setzen, um einzelne Kunden oder (Teil-)Projekte für ALLE Mitarbeiter zu sperren.
  • Spesenerfassung aktivieren: Die Spesenerfassung kann pro MA aktiviert oder deaktiviert werden. 
  • Spesen in Erfassungsmaske: Der Mandant Verantwortliche und/oder Vorgesetzte kann optional auch die Spesenerfassung in der Maske «Erfassung» erlauben. Die Standardeinstellung erlaubt bei aktivierter Spesenerfassung die Erfassung von Spesen nur in der Maske «Spesen» der persönlichen Einstellungen. 

Externe Mitarbeiter und externe Vorgesetzte

Wenn eine andere Firma als Partnerfirma eintragen wurde und Mitarbeiter an diese ausgeliehen werden, dann gelten diese als externe Mitarbeiter bzw. Vorgesetzte. Externe erhalten wie gewohnt ihre Mitarbeiter- oder Vorgesetzten-Rollen, jedoch mit einer spezifischen Einschränkung: Externe Vorgesetzte bzw. Mitarbeiter können keine Arbeitszeiten erfassen. Sie können aber Tätigkeitseinträge ändern bzw. erfassen. Das basiert auf dem Rechtsgrundsatz, dass der ausleihende Betrieb für die Erfassung der Arbeitszeit verantwortlich ist.

Abwesenheitsverwaltung

Benutzer mit der Rolle «Abwesenheitsverwaltung» können Abwesenheitsanträge stellen, bewilligen und ablehnen. Zur Abwesenheitsverwaltung gelangen sie über die Lasche «Abwesenheiten». Dort befinden sich zwei Unterfenster:

  • «Anträge erfassen»: Abwesenheitsanträge stellen
  • «Anfragen bearbeiten»: Abwesenheitsanträge bewilligen oder ablehnen.

Abwesenheitsverwalter, die über keine anderen Rechte und Rollen verfügen, haben Datenzugriff auf:

  • in ihrem eigenem Konto auf die Fenster «Abwesenheiten», (Persönliche) «Einstellungen» und «Auswertungen»
  • in den Konten anderer Benutzer auf die Fenster «Abwesenheiten» und «Auswertungen»
    • Abwesenheitsverwalter können für Mitarbeiter und Teams nur Auswertungen bzw. Reports unter dem Titel «Abwesenheiten» erstellen.
    • Auswertungen können für einzelne Mitarbeiter und ggbf. für einzelne Teams erstellt werden. Wählen Sie aus der Dropdownliste einzelne Mitarbeiter oder Teams aus. (Auswahl aus Teams erscheint nur, wenn tatsächlich Teams vorhanden sind.)

Hinweis
Abwesenheitsverwalter, die auch Vorgesetzte oder Mandant Verantwortliche sind, besitzen naturgemäss mehr Rechte und können bspw. auch Auswertungen für alle Mitarbeiter erstellen. 

Tätigkeitsverwaltung

Damit die Rolle «Tätigkeitsverwaltung» vergeben werden kann, muss das entsprechende, gleichnamige Modul «Tätigkeitsverwaltung» erst aktiviert werden. Gehen Sie dafür im Fenster «Einstellungen» der Mandanten-Einstellungen auf die Zeile «Tätigkeiten verbuchen». Danach steht sofort auch die entsprechende Rolle «Tätigkeitsverwaltung» zur Verfügung. 

Die Rolle kann im Fenster «Benutzer» der Mandanten-Einstellungen Benutzern zugewiesen werden . Ausserdem kann ein Start- und Enddatum für die Rolle definiert werden. 

Inhaber der Rolle haben Zugriff auf das Fenster «Tätigkeiten». Dort kann Tätigkeiten ein Status zugewiesen werden, der beispielsweise Aufschluss über deren (Nicht-)Verrechenbarkeit gibt. Weiter können Tätigkeiten gebündelt, exportiert und verbucht, d.h. für die Verrechnung vorbereitet werden.

Weiter haben die Inhaber der Rolle "Tätigkeitsverwaltung" die Berechtigung sämtliche Auswertungen unter der Gruppe "Arbeitsleistung" (Monatsrapport, Kundenprojekte, Arbeitsrapport, Mitarbeiterrapport, Erweiterter Arbeitsrapport (8-ung: Letzterer wird nur angezeigt wenn die erweiterten Tätigkeiten aktiviert sind),…) für alle Teams aufzurufen.