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Zeitregeln

Bei den Zeitregeln handelt es sich um Arbeitszeit-Prüfungen: Nachdem eine Zeitregel erstellt worden ist, wird deren Einhaltung geprüft und bei Nichteinhaltung können verschiedene Aktionen ausgelöst oder erforderlich werden.


Inhalt

  1. Die Zeitregeln in den Einstellungen der Mandanten-Einstellungen
  2. Die Zeitregeln im Konfigurationsfenster «Zeitregeln»


1. Die Zeitregeln in den Einstellungen der Mandanten-Einstellungen

Die Zeitregeln werden in den Mandanten-Einstellungen > Einstellungen > (Abschnitt) Arbeitszeit konfiguriert wie in Abbildung 1 unten zu sehen ist:

Zeitregeln_01_Einstellungen


Vorgehen:

  1. Aktivierung: Die Zeitregeln werden im Fenster «Einstellungen» der Mandanten-Einstellungen durch Eingabe eines Startdatums in der Spalte «Prüfen ab» aktiviert.
    1. Wählen Sie eine Abgabebedingung: «Info», «Ignoriert» oder «Fehlerfrei». Die Abgabebedingung «Fehlerfrei» erscheint nur, wenn auch ein Workflow aktiviert wurde.
  2. Auswertung: Um Auswertungen der Zeitregeln erstellen zu können, muss die Option «Auswertung Zeitregeln» aktiviert werden (Häkchen setzen und speichern). 
  3. Konfiguration: Die Zeitregeln sind konfigurierbar. Um das Konfigurationsfenster zu öffnen, klicken sie auf den blau markierten Link «Zeitregeln».


2. Die Zeitregeln im Konfigurationsfenster «Zeitregeln»

Im Folgenden werden nur die Grundeinstellungen erklärt. Erklärungen zu den einzelnen Typen und Vorlagen finden sich in den Einträgen zu den verschiedenen Zeitregel-Typen. 

Zeitregeln_05_Kernfunktionen-03
Abbildung 2


Legende:

  1. Typ und Vorlage Erstellen: Auswahl «Typ» und «Vorlage». 
  2. Sortierung: Sortierung legt bei mehreren Regeln die Reihenfolge fest, in welcher Regeln ausgeführt werden.  
  3. Typ: Hier wird der (oben ausgewählte) Zeitregel-Typ notiert. Das Typ-Feld ist kein Eingabefeld bzw. kann nicht verändert werden.
  4. Bezeichnung: Hier wird die oben ausgewählte «Vorlage» notiert. Wenn keine Vorlage ausgewählt wurde, wird einfach der Typenname nochmals wiederholt. 
  5. Wochentage: es können beliebige Tage aktiviert oder deaktiviert werden. In der Voreinstellung sind alle Tage aktiv und müssen daher, falls nötig, deaktiviert werden. Zum (De-)Aktivieren einfach nur auf den Wochentag klicken.
  6. Profil: Profilnamen können frei gewählt werden. Mit Profilen können Zeitregeln individuell mit bestimmten Benutzern verknüpft werden.
  7. Schweregrad und Auto Korrektur: Diese Optionen bestimmen, was bei Nichteinhaltung einer Zeitregel passiert, nämlich ob bei Nichteinhaltung einer Zeitregel:
    1. den Mitarbeitenden etwas angezeigt wird (Warnung, Info, Fehlermeldung; Benachrichtigung) oder nicht
    2. ein Zeitabzug erfolgt oder nicht


1. Typen

  • Die Zeitregeln sind in Typen unterteilt, wobei jeder Zeitregeltyp eine oder mehrere Vorlagen besitzt. 
  • Es muss zwingend ein Typ ausgewählt werden. Auswahl einer Vorlage ist freiwillig. 
  • Die Zeitregel wird mit «Erstellen» der Liste (unten) hinzugefügt. Danach mit Speichern bestätigen.

Die folgenden Typen stehen zur Auswahl:

  • Mindestdauer Pause
  • Mindestdauer Pause in Zeitraum
  • Mindestdauer Pause ohne Unterbrechung
  • Bezahlte Pause in Zeitraum
  • Bezahlte Pause in Zeitraum abhängig bestehender Pausen
  • Bezahlte Pause wenn Pause in Zeitraum
  • Beschränkte Anzahl Pausen
  • Mindestanzahl Pausen
  • Arbeitszeit in Zeitraum
  • Ankunft/Abreise "Runden"
  • Tägliche Arbeitszeit "Runden"
  • Mindest-Sollzeitabweichung für Gleitzeit

2. Sortierung

Sortierung legt bei mehreren Regeln die Reihenfolge fest, in welcher Regeln ausgeführt werden. Zu beachten ist:

  • Es können nur ganzzahlige positive Werte (1,2,3,...,n) gewählt werden. 
  • Für unterschiedliche Typen müssen auch unterschiedliche Werte gewählt werden. Für gleiche Typen können gleiche Werte gewählt werden. 
  • Wichtig: Eine Änderung der Reihenfolge kann zu anderen Ergebnissen führen!

4. Bezeichnung

Das Feld «Bezeichnung» ist ein Eingabefeld und kann verändert werden:
Achten Sie bei eigenen Bezeichnungen auf korrekte und sinnvolle Texte, denn die Vorlagentexte werden den Mitarbeitenden im Falle einer Sanktion angezeigt


6. Profil

Mit Profilen können Zeitregeln individuell mit einem Benutzer verknüpft werden. Zu beachten ist:

  • Die Zuordnung von Profilen zu Benutzern erfolgt in den Mandantspezifischen Benutzerdaten, wo sie als Auswahl im Eingabefeld «Zeitregeln» erscheinen. 
  • Wenn ein Profil für einen bestimmten Benutzer ausgewählt wurde, werden nur noch die Zeitregeln mit diesem Profil angewendet, aber keine anderen Zeitregeln.


    Zeitregeln_06_Profil_04
    Abbildung 3: In diesem Beispiel wählt der Mandant Verantwortliche in den Mitarbeiter-Benutzerdaten aus den vorhandenen Profilen Aussendienst, Innendienst, Nachtdienst und Bereitschaftsdienst ein Profil aus. 

Vorgehen:

  1. Zeitregeln überschreiben aktivieren (Häkchen setzen)
  2. Prüfen ab: Startdatum für die Prüfung einsetzen
  3. Profil wählen oder eingeben.
    1. Profile werden einfach durch Eingabe erstellt, und zwar sowohl in den Benutzerdaten als auch im Konfigurationsfenster Zeitregeln.
  4. Abgabebedingung Mitarbeitende wählen
  5. Mit Speichern bestätigen


7. Schweregrad und Auto-Korrektur

Die Optionen «Schweregrad» und «Auto-Korrektur» hängen voneinander ab. Welche Werte sich in «Schweregrad» auswählen lassen, hängt von den in «Auto-Korrektur» gewählten Werten ab:

  • Es sind unter «Schweregrad» jeweils nur zwei Optionen gleichzeitig verfügbar, und zwar abhängig von der Option «Auto-Korrektur».
    • In der Dropdownliste für «Auto Korrektur» ist KEIN Wert ausgewählt (keine Auto-Korrektur): «Fehler», «Info».
    • In der Dropdownliste für «Auto Korrektur» ist ein Wert ausgewählt (Auto-Korrektur): «Info», «Nur Korrektur».


7.1 Zeitregeln ohne Autokorrektur

Wenn in einer Zeitregel «Auto Korrektur» NICHT aktiv ist, dann kann als Schweregrad nur «Fehler» oder «Info» ausgewählt werden:

Zeitregeln_Mindestdauer Pause_01


Legende:

  1. Schweregrad: «Fehler» oder «Info»
  2. Auto Korrektur: das Feld für Auto Korrektur wird leer gelassen. Dies wirkt sich auf die Punkte 3, 4 und 5 aus.
  3. Wert: keine Eingabe möglich
  4. Einfluss Dauer: Nein (keine Auswahl möglich)
  5. Einfluss Pause: Nein (keine Auswahl möglich)
  6. Arbeitszeit: Eingabe der Arbeitszeit in Stunden/Minuten (ab bis) und Eingabe Wert (Mindestdauer Pause)

Kein Arbeitszeitabzug
Weil Autokorrektur nicht aktiv ist, wird die Arbeitszeit nicht verändert und die Pausendauer wird nicht angepasst. Ein Arbeitszeitabzug erfolgt also nicht.

Kombinationen
Es sind alle im Hauptartikel «Zeitregeln» (Abbildung 6) beschriebenen Kombinationen mit Schweregrad «Fehler» oder «Info» möglich, d.h.: Es erscheinen je nachdem im Kalenderfeld der Arbeitszeit-Erfassung Benachrichtigungen und/oder bei der Arbeitszeitabgabe Warnungen, Infos oder Fehlermeldungen. 


 

7.2 Zeitregeln mit Autokorrektur

Wenn in einer Zeitregel «Auto Korrektur» aktiv ist, dann kann als Schweregrad «Info» oder «Nur Korrektur» ausgewählt werden:


Zeitregeln_Mindestdauer Pause_02


Legende:

  1. Schweregrad: «Info» oder «Nur Korrektur»
  2. Auto Korrektur: «Auto GLAZ-Korrektur» oder «Auto-Korrektur mit Einfluss produktiv»
  3. Wert: Länge der Korrektur («Wert»). Eingabe des Korrekturwertes ist möglich zwischen einer Minute (0:01) und 24 Stunden (24:00)
  4. Einfluss Dauer: «Nein» oder «Wenn Korrektur»
  5. Einfluss Pause: «Nein» oder «Wenn Korrektur»
  6. Arbeitszeit «ab» «bis»: Eingabe der Arbeitszeit in Stunden/Minuten und Arbeitszeit «Wert»: Eingabe der Pausenmindestdauer

Auto-Korrektur ist aktiv, wenn entweder «Auto GLAZ-Korrektur» oder «Auto-Korrektur mit Einfluss produktiv» gewählt wurde.
In beiden Fällen erfolgt IMMER ein Arbeitszeitabzug. 


7.3 Korrelationen zwischen Schweregrad und Abgabebedingungen  Mitarbeitende

Bitte beachten Sie bei «Schweregrad», dass die dort verfügbaren Werte mit den Abgabebedingungen der Arbeitszeit-Prüfungen auf komplexe Weise interagieren. Es geht also um den Zusammenhang zwischen:

  • den Werten für Schweregrad: «Fehler», «Info», «Nur Korrektur», und
  • den Werten für die Abgabebedingungen: «Fehlerfrei», «Info», «Ignoriert»

Zeitregeln_08_0_Workflow_Schweregrad-02



Je nach Kombination:

  • wird eine Autokorrektur am Arbeitszeitsaldo der Mitarbeitenden vorgenommen oder nicht;
  • wird die Zeitregel bei der monatlichen Abgabe der Arbeitszeiten, d.h. für die Arbeitszeit-Workflows herangezogen oder nicht;
  • erscheint in der Kalenderanzeige der Erfassungsmaske eine Benachrichtigung ("Notif.") oder nicht.

Das untenstehende Schema verdeutlicht den Zusammenhang:


Zeitregeln_08_3_Schema_v3
Abbildung 6


Legende zu Abbildung 6:
Autokorrektur: gemeint sind die Arbeitszeit-Korrekturen bei Verstoss gegen die Zeitregeln
Workflow: gemeint sind die Arbeitszeit-Prüfungen in den Einstellungen der Mandanten-Einstellungen
Notif: Notifikation. Gemeint sind die Benachrichtigungen in der Kalenderanzeige der Erfassungsmaske bei rot gefärbtem Warndreieck

Hinweise:
Nur Korrektur: diese Option kann nur gewählt werden, wenn unter dem Titel Auto-Korrektur eine der beiden Optionen «Auto-Korrektur (mit Einfluss produktiv)» oder «Auto-GLAZ-Korrektur» ausgewählt wurde. 

Die Zusammenhänge erscheinen weniger kompliziert, wenn Sie sich folgendes verdeutlichen:

  • Zeitregel-Schweregrad «Nur Korrektur» bewirkt, dass IMMER eine Autokorrektur ausgeführt wird, aber auf den Arbeitszeit-Workflow (bzw. die Abgabebedingungen) und die Kalender-Benachrichtigungen hat die betreffende Zeitregel KEINE Auswirkungen. Mit anderen Worten: Mitarbeiter werden über eventuelle Arbeitszeitabzüge nicht informiert.
  • Zeitregel-Schweregrad «Info» bewirkt, dass IMMER DANN eine Autokorrektur ausgeführt wird, WENN eine solche möglich ist. Möglich ist eine Korrektur der Arbeitszeit ganz einfach dann, wenn Auto-Korrektur aktiviert ist. Im übrigen erhalten Mitarbeiter eine Info, falls Unregelmässigkeiten erkannt werden. Aber sie können die Arbeitszeiten auf jeden Fall abgeben, also unabhängig davon, ob die Abgabebedingung Info oder Fehlerfrei ist, oder ob die Zeitregel eingehalten wurde oder nicht. Aus diesem Grund gibt es bei dieser Kombination auch keine Warnhinweise im Kalender (Notif), weil die Mitarbeitenden ohnehin allfällige Fehler nicht selber korrigieren müssen.
  • Zeitregel-Schweregrad «Fehler» bewirkt, dass die Arbeitszeit NICHT autokorrigiert wird; steht nun die Abgabebedingung auf «Info», dann erhält der Mitarbeiter sowohl bei der Abgabe der Arbeitszeit als auch im Kalender nur eine Benachrichtigung und kann die Arbeitszeit abgeben. Steht die Prüfung aber auf «Fehlerfrei», dann kann der Mitarbeiter die Arbeitszeiten am Ende des Monats NICHT abgeben und muss diese im Sinne des Arbeitsgebers SELBER korrigieren! Im Kalender führen ihn die Warnhinweise zu den jeweiligen fehlerhaften Tagen.