Vermindertes Arbeitspensum
Der Nachweis teilweiser Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit oder Unfall erfolgt vom Arzt i.d.R. in Form eines Arztzeugnisses, in welchem ein vermindertes Arbeitspensum in Prozent oder Stunden festgesetzt wird. Die tägliche Dauer der Abwesenheit muss auf Basis der Informationen im Arztzeugnis dann in timesaver eingetragen werden.
Dabei kommt es jedoch häufig zu einem typischen Fehler. Nämlich immer dann, wenn erstens die betroffenen Mitarbeitenden Teilzeit arbeiten und sich zweitens der Wert des verminderten Arbeitspensums auf ein Vollzeitpensum bezieht und nicht auf das Teilzeitpensum.
Das Arztzeugnis
Das Gesetz stellt keine Anforderungen an Form und Inhalt von Arztzeugnissen
Weder im Obligationenrecht noch im Arbeitsgesetz oder in den Verordnungen dazu findet sich der Begriff «Arztzeugnis». Nur im Arbeitslosenversicherungsgesetz findet sich in Art. 28 Abs. 5 ein Hinweis zum Zweck von Arztzeugnissen: «Der Arbeitslose muss seine Arbeitsunfähigkeit beziehungsweise seine Arbeitsfähigkeit mit einem ärztlichen Zeugnis nachweisen.» Welche Angaben ein Arztzeugnis enthalten muss, ist im Gesetz allerdings nirgends geregelt.
Als Arbeitgeber müssen Sie ein Arztzeugnis nicht akzeptieren, wenn wichtige Angaben fehlen.
Arbeitgeber sollten u.a. auf folgenden Angaben bestehen, da sich diese auch auf die Art der Erfassung in timesaver und die Korrektheit der Berechnungen auswirken:
- Es sollte festgehalten sein, ob sich die Arbeitsunfähigkeit auf die Arbeitszeit oder Arbeitsleistung bezieht und welche Arbeiten davon betroffen sind.
- Falls sich die Arbeitsunfähigkeit auf die Arbeitszeit bezieht, wird diese vermindert.
Bei Teilzeitangestellten muss daher aus dem Arztzeugnis auch ersichtlich sein, ob sich die Prozentangabe auf eine Vollzeitanstellung oder das entsprechende Teilzeitpensum bezieht. - Falls sich die Arbeitsunfähigkeit nur auf die Arbeitsleistung bezieht, ist eine Kürzung der Arbeitszeit gar nicht notwendig. Vielmehr darf in diesem Fall der Arbeitnehmer während der normalen Arbeitszeit einfach weniger Leistung erbringen, etwa indem ihm mehr Pausen gewährt werden.
Erfassung von verminderten Arbeitspensen in timesaver
Verminderte Arbeitspensen werden über die jeweilige Abwesenheitsart bzw. einfach als Abwesenheit erfasst.
Per Default erfasst timesaver Abwesenheiten als ganze Tage (Tagessollzeit).
Jedoch bietet timesaver auch die Möglichkeit für Abwesenheitsarten sog. Workflows einzurichten, womit auch die Erfassung von Halbtagen sowie die «Prozent- und Stundenerfassung» möglich ist.
Das Mittel der Wahl ist die «Prozent- und Stundenerfassung», da sich damit jede Verminderung minutengenau erfassen lässt.
Voraussetzung ist, dass das Erweiterte Abwesenheitsmodul vorgängig aktiviert wurde.
Konfiguration der Workflows in den Mandanten-Einstellungen
Legende:
- Navigieren Sie in die Mandanten-Einstellungen > An-/Abwesenheitsart.
- Navigieren Sie in den Workflow für die gewünschte Abwesenheitsart, in diesem Beispiel Krankheit.
- Klicken Sie auf «Direkte Eingabe möglich» oder, wenn bereits ein Workflow existiert, auf «Prozess definiert».
- Wählen Sie in der Zeile «Erlaubte mögliche Erfassungsart für die Abwesenheit» aus der Dropdownliste die Option «Prozent- und Stundenerfassung».
Verminderte Arbeitspensen als Abwesenheiten erfassen
Danach kann die Pensumsminderung als Abwesenheit erfasst werden:
Legende:
- Navigieren Sie in der Erfassungsebene in die Lasche «Abwesenheiten»
- «Abwesenheitsart»: Wählen Sie die Abwesenheitsart, in diesem Beispiel "Krankheit".
- «Von Bis»: Wählen Sie die Periode (von bis).
- «Tägliche Abwesenheit» Geben Sie hier das verminderte Pensum ein.
- Es stehen zwei Optionen zur Verfügung: «Prozentsatz» und «Stundenwert».
- ACHTUNG: Beachten Sie die untenstehenden Erklärungen zu beiden Optionen.
- «Kommentar»: Geben Sie, falls erforderlich, einen Kommentar ein.
Was wählen: «Prozentsatz» oder «Stundenwert»?
Falls im Arztzeugnis explizit steht, dass sich das verminderte Arbeitspensum auf das Teilzeitpensum des Mitarbeiters bezieht, dann wählen Sie den «Prozentsatz» oder den «Stundenwert» wie im Arztzeugnis angegeben.
Denn timesaver rechnet Abwesenheiten mit «Prozentsatz» oder «Stundenwert» immer mit dem prozentualen Pensum des MItarbeiters.
Falls im Arztzeugnis nicht angegeben ist, worauf sich das verminderte Arbeitspensum bezieht, Teilzeitpensum oder Vollzeitpensum, dann Verlangen Sie ein ergänztes Arztzeugnis.
Die Methode «Prozentsatz» / «Stundenwert» würde i.d.R. zu falschen Ergebnissen führen, wenn der Abzug tatsächlich vom Vollzeitpensum hätte gemacht werden sollen. Ein Beispiel:
Ein Mitarbeiter arbeitet ein 40%-Pensum. Der Arzt schreibt den Mitarbeiter 50% arbeitsunfähig.
Das verminderte Arbeitspensum wird mit einem Prozentsatz von 50% auf das Teilzeitpensum gerechnet.
- Tagesollzeit des Mitarbeiters: 8h x 40% = 3:12 h bzw. 192 min.
- Arbeitszeitminderung: 192 min. x 50% = 96 min bzw. 1:36 h
- Die erlaubte Abwesenheit aufgrund Arbeitsunfähigkeit beträgt: 96 min bzw. 1:36 h
Das Arztzeugnis wollte die Arbeitsunfähigkeit jedoch mit dem Vollzeitpensum verrechnen. In diesem Fall müsste der Mitarbeiter ganz normal arbeiten!
- Tagesollzeit des Mitarbeiters: 8h x 40% = 3:12h bzw. 192 min.
- Vermindertes Arbeitspensum des Mitarbeiters: 8h x 50% = 4h bzw. 240 min.
- Die normale Tagessollzeit von 192 Minuten kann – in diesem Fallbeispiel – innerhalb des verminderten Arbeitspensums von 240 Minuten geleistet werden.
- Die erlaubte Abwesenheit aufgrund Arbeitsunfähigkeit beträgt daher 0 Stunden.