Zeiterfassung

Timesaver besitzt zwei getrennte Zeiterfassungen für Arbeitszeit und Tätigkeiten (Projektzeit). 

In diesem Beitrag wird erklärt, warum die Erfassung der Arbeitszeit über die Tätigkeiten oder der Tätigkeiten über die Arbeitszeit weder wünschenswert noch technisch realisierbar ist.

Geringer Mehraufwand

Davon ausgehend, dass die Projekt- oder Auftragszeit von der Arbeitszeit immer eingerahmt wird, ist folgendes Vorgehen möglich:

1. Mitarbeiter erfassen den Arbeitsbeginn mit einem Tätigkeitseintrag und beenden die Arbeit mit einem Tätigkeitseintrag. 
2. Die Arbeitszeiteinträge werden nachträglich gesetzt, nämlich identisch mit dem Anfang des ersten und dem Ende des letzten Tätigkeitseintrags. 

Arbeitsbeginn bzw. Arbeitsende werden also mit einem Tätigkeitseintrag markiert und die Arbeitszeit wird erst nachträglich erfasst. Der Mehraufwand bleibt auf diese Weise gering. Für Tätigkeitseinträge, die nicht einer bestimmten Kunden- bzw. Auftragsbezogenen Tätigkeit gewidmet sind, kann ein entsprechendes Kundenprojekt, z.B. Unser Firmenname / Intern / Admin, erstellt werden. 

Wo das nicht erwünscht ist, muss der Arbeitsbeginn so oder so mit einem Arbeitszeiteintrag begonnen und beendet werden. Tätigkeitseinträge werden dazwischen gesetzt.

Technische Aspekte

Timesaver ist eine All-in-One-Lösung bestehend aus Webanwendung, mobiler App, Touch Terminal und NFC Terminal. Der synchrone Betrieb aller Anwendungen muss jederzeit gewährleistet sein. Die getrennte Erfassung von Arbeitszeit und Tätigkeiten ist daher ein technisches Erfordernis, da mit den Terminals keine Tätigkeitserfassung möglich ist. Touch Terminal und NFC Terminal sind elektronische Stempeluhren für die reine Arbeitszeiterfassung.

timesaver besitzt ausserdem zahlreiche Mechanismen zur Arbeitszeitkontrolle, insbesondere die «Erfassungskontrolle» (Prüfungen der Arbeitszeit und Ruhepausen), die «Überzeit-Kontrolle» und die «Zeitregeln». Das Funktionieren dieser Prüfungen könnte mit einer flexiblen, vom Kunden nach Belieben vertauschbaren Erfassung über die Tätigkeiten oder über die Arbeitszeit nicht gewährleistet werden.  

Arbeitsvertragliche Aspekte

Die Arbeitszeiterfassung ist lohnrelevant. Der Vertrag besteht mit dem Arbeitnehmer.

• Eine Arbeitszeiterfassung ist immer erforderlich, wenn Arbeitnehmer im Zeitlohn arbeiten und wird vertragsrechtlich stillschweigend vorausgesetzt. Dieser Eindruck wird durch die Regelung der Überstundenarbeit im Schweizer Arbeitsvertragsrecht noch verstärkt (OR Art. 319 ff.).
• Das Gegenteil von Zeitlohn ist die Entlöhnung nach der geleisteten Arbeit im Akkordlohn. Allerdings nimmt das Obligationenrecht mit Art. 326, Abs. 4 bei einem Mangel an Akkordlohnarbeit auf den Zeitlohn Rekurs: «Kann der Arbeitgeber weder genügend Akkordlohnarbeit noch Zeitlohnarbeit zuweisen, so bleibt er gleichwohl verpflichtet, nach den Vorschriften über den Annahmeverzug den Lohn zu entrichten, den er bei Zuweisung von Zeitlohnarbeit zu entrichten hätte.» Eine Arbeitszeiterfassung ist demnach für fast alle abhängigen Arbeitnehmenden erforderlich. 

Die Tätigkeitserfassung / Projektzeiterfassung ist umsatzrelevant. Der Vertrag besteht mit dem Kunden. 

• Eine Projektzeiterfassung ist aus betriebswirtschaftlichen Gründen erforderlich, erfolgt aber prinzipiell freiwillig. 
• Wo Projekte für Auftraggeber durchgeführt werden, führt eine Projektzeit- oder Auftragszeiterfassung allerdings auch zu einem Mehr an Kundenzufriedenheit aufgrund höherer Transparenz, schnellerer Verarbeitung, geringerer Fehlerquoten usw. 
• Die Projektzeit- oder Auftragserfassung führt auch zu mehr Vertragssicherheit für den Auftragnehmer. Dieser kann bspw. bei Uneinigkeit oder Kündigung vor Projektabschluss Kosten belegen und verrechnen.
  
  

Arbeitsrechtliche Aspekte

Eine Arbeitszeiterfassung wird - für die meisten Mitarbeitenden – vom Gesetzgeber gefordert. Bei Nichtbefolgung von Vorschriften des Arbeitsgesetzes kann der Arbeitgeber mit Geldstrafe bis zu 180 Tagessätzen und der Arbeitnehmer mit Busse bestraft werden. Die Höchstgrenze des Tagessatzes wurde im Gesetz auf 3000 Franken festgelegt, die Untergrenze liegt bei 10 Franken.

Ein wesentliches Erfordernis einer Arbeitszeiterfassung ist die Unterscheidbarkeit von Arbeits- und Ruhezeiten. Die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr muss ersichtlich sein. Das ist nur der Fall, wenn Ende und Anfang der Arbeitszeit dokumentiert sind. Dieses Erfordernis ist nicht vereinbar mit einer Arbeitszeiterfassung, welche die Arbeitszeit über die Projektzeit erfasst, weil dann arbeitsrechtlich relevante Pausen nicht mehr sichtbar sind.

Aber auch das Umgekehrte, die Erfassung der Projektzeit über die Arbeitszeit, ist nicht möglich. Denn Webanwendung, mobile App und Terminals verfügen aus technischen Gründen über je verschiedene Empfindlichkeiten beim Ein- und Ausstempeln. Ein Arbeitszeiteintrag auf der mobilen App von weniger als 5 Minuten wird nicht aufgezeichnet, ist aber in der Webanwendung problemlos zu bewerkstelligen.