Erfassungskontrolle und Benachrichtigungen

Existiert eine Prüfung ob die Benutzer ihre Arbeitszeit bzw. Tätigkeiten korrekt erfasst haben?

Es existieren verschiedene Prüfungen für die Arbeitszeit- und Tätigkeitserfassung.

Bei aktivierter Erfassungskontrolle erfolgt eine farbliche Darstellung von fehlerhaften bzw. korrekten Erfassungen der Arbeitszeit und/oder Tätigkeiten direkt im Kalender:

Legende:

1. Tage mit fehlerhafter Erfassung sind rot markiert.
2. Tage mit korrekter Erfassung sind blau markiert. 

Der Kalender hat eine zweite Ansicht «Benachrichtigungen», in der Art und Anzahl der Fehler abgelesen werden können:

Legende:

1. mit einem Klick auf das Warnsymbol schalten Sie von der Kalenderanzeige in die Anzeige der Benachrichtigungen um. 
2. Sie erhalten eine oder mehrere Meldungen, falls die Erfassung an einem Tag unvollständig bzw. nicht korrekt war. Beispiele für Prüfungen:
   • 2a: «Die Arbeitszeit ist kleiner als die Sollstunden.»
     • In den Mandanten-Einstellungen > Einstellungen heisst die entsprechende Prüfung: «Vollständigkeit Arbeitszeiten».
   • 2b: «Die Tätigkeiten stimmen nicht mit den Arbeitszeiten überein.»
     • In den Mandanten-Einstellungen > Einstellungen heisst die entsprechende Prüfung: «Tätigkeiten ≠ Arbeitszeiten».
   • 2c: «Die Tätigkeiten sind kleiner als die eingetragene Arbeitszeit.»
     • In den Mandanten-Einstellungen > Einstellungen heisst die entsprechende Prüfung: «Tätigkeiten < Arbeitszeiten».
   • 2d: «Früharbeit: Die Arbeit wird zwischen 5.00 Uhr und 6.00 Uhr geleistet.»
     • In den Mandanten-Einstellungen > Einstellungen heisst die entsprechende Prüfung: «Zeitregeln».
     • Mandant-Verantwortliche können beliebig viele Zeitregeln konfigurieren und eigene Fehlermeldungen schreiben. 
   • 2e: «Arbeitszeiteintrag ist unvollständig» (nicht im Bild)
     • In den Mandanten-Einstellungen > Einstellungen heisst die entsprechende Prüfung: «Arbeit mit "Beginn" ohne "Ende"».

HINWEIS:
Klicken Sie in den Benachrichtigungen auf ein Datum, wird dieses Datum angesteuert und Arbeitszeiten und Salden lassen sich einsehen. 

HINWEIS:
Ist die Summe der erfassten Arbeitszeit an einem Tag tiefer als die Sollzeit, kann die Differenz als Kompensation erfasst werden. Kompensation ist eine nicht bezahlte Abwesenheit.
In den Mandanten-Einstellungen > An-/Abwesenheitsart ist die Abwesenheitsart Kompensation vorangelegt und kann bei Bedarf nur noch aktiviert werden.
Mehr erfahren: Kompensation

HINWEIS:
Im Fenster «Auswertungen» können Sie eine Zusammenfassung der nicht-korrekten Einträge erstellen lassen: Auswertungen > Gesamt-Analyse > Erfassungskontrolle / Unbearbeitete Benachrichtigungen.

Datum der Erfassungskontrolle verändern oder deaktivieren:

Ab welchem Datum die Erfassungskontrollen erfolgen sollen, können Sie in den Mandanten-Einstellungen verändern. Zudem besteht die Möglichkeit die Erfassungskontrollen zu aktivieren oder zu deaktivieren:

Legende:

1. Prüfungen der Arbeitszeiterfassung und/oder Tätigkeitserfassung.
   • in den Mandanten-Einstellungen > (Fenster) Einstellungen > Arbeitszeit > Prüfung lassen sich:
2. Erfassungskontrollen aktivieren oder deaktivieren.
   • Prüfungen aktivieren: Datum eingeben und Speichern. 
   • Prüfungen deaktivieren: Datum rausnehmen und Speichern. 
3. Info- und Fehlertexte neu generieren.
   • Werden Prüfungen (de-)aktiviert oder geändert, sollten die Info- und Fehertexte neu generiert werden. Einfach ein Datum setzen und Speichern. 
   • Damit die neu berechneten Benachrichtigungen angezeigt werden, müssen diese u.U. neu gerechnet werden. Dafür einfach im Fenster «Erfassung» > «Benachrichtigungen» auf das Zahnrad rechts neben «Benachrichtigungen» klicken. 

HINWEIS:
Diese Einstellungen gelten jeweils für den gesamten Mandanten.