Brückentage vorholen

Es ist eine gängige Praxis, aufgrund von Brückentagen ausfallende Arbeitszeit vorzuholen. Die Tage zwischen den eidgenössischen Feiertagen Weihnachten und Neujahr sind beispielsweise beliebte Brückentage. Private und öffentliche Arbeitgeber dürfen flexible oder fixe Vorholregelungen erlassen, wonach konkret bezeichnete Brückentage in jedem Jahr vorzuholen sind.

In solchen Fällen wird in der Regel Anfang Jahr berechnet, wie viel Arbeitszeit vorzuholen ist. Bei der technischen Realisierung dieses Vorholens gibt es jedoch verschiedene Lösungen.
Dabei muss beachtet werden: Brückentage sind per Definition keine Ferien-, Frei- oder Feiertage, sondern Arbeitstage.

Die folgenden Massnahmen sind deshalb aus unserer Sicht falsch oder nicht empfehlenswert:

• An den Brückentagen Ferien einzutragen. Ferien ist bezahlte Abwesenheit. Brückentage sind nicht bezahlte Abwesenheiten.
• In der Sollstundenvorlage Brückentage als Feiertage konfigurieren und trotzdem die volle Anzahl Sollstunden eintragen. Dies entspricht erstens nicht dem Sinn eines Feiertags und bringt zweitens keine Vorteile in timesaver.

Dagegen empfehlen wir folgende Lösungen:

LÖSUNG 1: Ferienhinweis ohne Gleitzeitabzug

Die einfachste Variante ist ein Ferienhinweis. Die Sollstunden werden dabei nicht geändert oder herabgesetzt im Vergleich zu anderen Solltagen. 

Mandant Verantwortliche können Ferienhinweise im Fenster «Ferien» der Mandanten-Einstellungen anbringen. Der Ferienhinweis ist nichts weiter als ein Kommentar, der auf einen bestimmten Zeitraum bezogen ist und bei allen Benutzern angezeigt wird.





Mitarbeiter sehen Ferienhinweise in der Kalenderübersicht im Fenster «Abwesenheiten» der Benutzer-Einstellungen als rote Balken:





Die Mitarbeiter müssen die Zeit vorarbeiten, wobei sich das Gleitzeitkonto erhöht, und bei den Brückentagen einen Eintrag mit «Kompensation» machen. Da Kompensation nicht bezahlte Abwesenheit ist, wird so das Gleitzeitkonto vom Mitarbeiter selbst wieder ausgeglichen bzw. herabgesetzt. Alternativ könnte auch eine neue (unbezahlte) Abwesenheitsart «Brückentag» geschaffen werden, was vielleicht übersichtlicher ist, rechnerisch aber auf dasselbe hinausläuft.

Vorteile:

• Der Ferienhinweis wird auf der grafischen Darstellung in der Lasche «Abwesenheiten» mit einem roten Balken (über den einzelnen Feldern) angezeigt. Allerdings sind die Felder der Mitarbeiter nach wie vor weiss, weil an diesen Tagen ja Sollstunden hinterlegt sind.

Nachteile:

• Das Vorholen der Arbeitszeit sowie der Bezug der Brückentage liegen in der Verantwortung des Mitarbeiters. Das kann aber auch erwünscht sein.
• Es ist gibt keinen starken Anreiz zum Vorholen wie bei der nächsten Lösung 2.
• Für Unternehmen, die den Betrieb während der Brückentage komplett einstellen, ist das eventuell nicht die beste Lösung.
  
  

LÖSUNG 2: Null Sollstunden mit Gleitzeitabzug

Die Sollstunden werden an allen Brückentagen auf 0 (Null) heruntergesetzt.





Die Brückentage sind somit normale Arbeitstage, an denen aber nicht gearbeitet wird. Zur Kompensation wird das Gleitzeitkonto Anfang Jahr um die Zeit herabgesetzt, welche die Mitarbeiter an den Brückentagen hätten arbeiten müssen. War das Gleitzeitkonto zuvor ausgeglichen (0), befindet es sich danach im Minus. Diese Minusstunden müssen vorgeholt werden. Falls das Gleitzeitkonto ein Plus aufwies, könnte der Saldo danach natürlich auch positiv sein. In jedem Fall ist diese Methode immer gerecht, genau und über die Auswertung «Gleitzeitsaldorapport» auch überprüfbar.

Vorteile:

• Die Mandant Verantwortlichen haben die volle Kontrolle. Die Mitarbeiter müssen keine Ferien oder Abwesenheiten eingeben und können somit auch nichts falsch machen oder versäumen.
• Ausnahmen sind ohne weiteres möglich, da für jeden Mitarbeiter Sollstunden und Gleitzeit individuell herabgesetzt werden. Denn auch an Brückentagen müssen in manchen Betrieben Mitarbeiter anwesend sein. 
• Die Brückentage sind in der Kalenderansicht (Fenster Abwesenheiten der Benutzer-Einstellungen) markiert und zwar wie die Feiertage hellgrau. 

Nachteile:

• Für jeden Mitarbeiter müssen Sollstunden und Gleitzeit individuell herabgesetzt werden. Das bedeutet einen gewissen Mehraufwand für Mandant Verantwortliche.
• Bei Mitarbeitern in Festanstellung, die einen fixen Monatslohn erhalten, ist diese Methode unproblematisch. Bei Mitarbeitern im Stundenlohn allerdings nicht.

LÖSUNG 3: Sollstunden heraufsetzen

Die tägliche Sollzeit wird um eine bestimmte Anzahl Minuten erhöht. Der Brückentag wird als Feiertag mit 0 (Null) Sollstunden konfiguriert.

Es wird zum Beispiel eine wöchentliche Arbeitszeit von 41 Stunden zuzüglich einer Stunde Vorholzeit vorgeschrieben. Dafür werden zusätzliche Freitage gewährt.

Bei dieser Lösung würde es jedoch Sinn machen, im Arbeitsreglement festzuschreiben, dass das Vorholen von Arbeitszeit für Brückentage erlaubt und vorgesehen ist und dass die entsprechende Zeit Teil der Regel-Sollarbeitszeit ist und nicht Gleitzeit oder Überzeit. Andernfalls könnte es bei der Berechnung der Überzeit Konflikte geben. 

Nachteil:

• Diese Lösung wird von timesaver nicht unterstützt. 
• Erkrankt jemand an Tagen, an denen Vorholzeit zu leisten ist, ist ihm diese gleich gutzuschreiben, wie wenn er gearbeitet hätte; denn er ist auch an den Vorholminuten verhindert. Dies etwa im Unterschied zu Gleitzeit, welche im Erkrankungsfall nicht erworben wird. Es ist somit die Regel-Sollarbeitszeit mitsamt der (darin eingerechneten) Vorholzeit gutzuschreiben (bspw. 12 Minuten pro Tag) und die Vorholzeit darf nicht davon abgezogen werden. 

Vorteile:

• Diese Lösung mit fixen Vorholregelungen macht Sinn, wenn während der Brückentage der Betrieb geschlossen wird.