Migration Mitarbeiter

timesaver unterstützt Sie beim Wechsel von Ihrer bisherigen Zeiterfassungslösung. Dieser Migrationsleitfaden gibt Auskunft zu den wichtigsten Anwendungsfällen:

1. Eintritt Mitarbeiter ohne vorjährige Ferienguthaben
2. Eintritt Mitarbeiter mit vorjährigen Ferienguthaben
3. Austritt Mitarbeiter

Ein Eintritt muss nicht auf den 1. Januar eines Jahres erfolgen. Die Migration ist jederzeit möglich, auch während des laufenden Jahres. 

Sowohl unterjährige Eintritte als auch unterjährige Austritte von Mitarbeitenden werden von timesaver voll unterstützt.

1. Eintritt Mitarbeiter ohne vorjähriges Ferienguthaben

Das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters hat an einem beliebigen Datum des laufenden Jahres begonnen, und es bestehen folglich KEINE Ferienguthaben aus früheren Jahren, oder
Das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters hat im Vorjahr oder zu einem noch früheren Zeitpunkt begonnen, aber es besteht KEIN Ferienguthaben aus dem Vorjahr oder früheren Jahren, weil alle Ferientage vollständig bezogen wurden.

Vorbereitungen:

1. Fügen Sie den neuen Benutzer hinzu;
   • Folgen Sie dazu, falls nötig, der Anleitung Benutzer hinzufügen.

1. Aktivieren Sie Sollstunden für diesen Benutzer und richten Sie einen individuellen Mitarbeiter Sollstundenplan ein;
2. Aktivieren Sie Ferien für diesen Benutzer;

Nach diesen Vorbereitungen wird in den Mandantspezifischen Benutzerdaten die Option «Gleitzeit» automatisch aktiviert. Dies ist Voraussetzung für das weitere Vorgehen. 

Vorgehen:

1. Die Mitarbeiterrolle wird ab dem 1. Januar des laufenden Jahres gestartet;
2. Es werden die bisher (während des laufenden Jahres) bezogenen Ferien eingetragen, und zwar an den Tagen, an denen sie tatsächlich bezogen wurden;
   • Falls erwünscht können optional auch die Absenzen eingetragen werden;
3. Mit einer ersten Gleitzeitkorrektur wird das Gleitzeitsaldo auf Null (0) gesetzt, und zwar einen Tag, bevor die Zeiterfassung mit timesaver beginnt;
4. Mit einer zweiten Gleitzeitkorrektur wird der Übernahmesaldo korrigiert, und zwar an dem Tag, an welchem die Zeiterfassung mit timesaver beginnt.

HINWEIS
Das Ferien-Restguthaben wird in diesem Fall automatisch berechnet, nämlich einfach auf der Grundlage des jährlichen Ferienguthabens und der bereits bezogenen Ferientage.

Vereinfachtes Vorgehen:

1. Die Mitarbeiterrolle wird an dem Tag gestartet, an welchem das Arbeitsverhältnis tatsächlich beginnt oder ab welchem der timesaver tatsächlich genutzt werden soll, also ab einem beliebigen Startdatum während des laufenden Jahres;
2. Das Ferien-Restguthaben wird – ebenfalls an diesem Startdatum - eingetragen

Bei der vereinfachten Methode muss die verantwortliche Person das Ferienguthaben also selbst korrekt ausrechnen oder den korrekten Wert aus einem bestehenden System übernehmen.

2. Eintritt Mitarbeiter mit vorjährigem Ferienguthaben

Das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters hat im Vorjahr oder zu einem noch früheren Zeitpunkt begonnen, und es besteht ein Ferienguthaben aus dem Vorjahr oder früheren Jahren.

Vorbereitungen:

1. Fügen Sie den neuen Benutzer hinzu;
   • Folgen Sie dazu, falls nötig, der Anleitung Benutzer hinzufügen;
2. Aktivieren Sie Sollstunden für diesen Benutzer und richten Sie einen individuellen Mitarbeiter Sollstundenplan ein;
3. Aktivieren Sie Ferien für diesen Benutzer;

Nach diesen Vorbereitungen wird in den Mandantspezifischen Benutzerdaten die Option «Gleitzeit» automatisch aktiviert. Dies ist Voraussetzung für das weitere Vorgehen.

Vorgehen:

1. Die Mitarbeiterrolle wird auf den 31. Dezember des vorherigen Jahres aktiviert;
2. Die Ferien werden ebenfalls auf den 31. Dezember des vorherigen Jahres aktiviert; 
3. Der jährliche Ferienanspruch wird dann jedoch auf Null (0) gesetzt (in den Mandanten-Einstellungen > Ferien); das ist die Voraussetzung für die folgende Ferienkorrektur;
4. ebenfalls am 31. Dezember des vorherigen Jahres wird nun eine Ferienkorrektur vorgenommen (in der Erfassungsmaske), welche im neuen Jahr als Ferienübertrag erscheint;
5. Mit einer ersten Gleitzeitkorrektur wird das Gleitzeitsaldo auf Null (0) gesetzt, und zwar einen Tag, bevor die Zeiterfassung mit timesaver beginnt;
6. Mit einer zweiten Gleitzeitkorrektur wird der Übernahmesaldo korrigiert, und zwar an dem Tag, an welchem die Zeiterfassung mit timesaver beginnt.

Vergessen Sie nicht, dass u.U. die folgenden Vorbereitungen notwendig sind:

1. Benutzer in den Mandanten-Einstellungen erstellen;
2. Gleitzeit rechnen in den Mandantspezifischen Benutzerdaten aktivieren;

HINWEIS
Nicht nötig ist eine Überzeitkorrektur. Die Überzeiten werden automatisch berechnet.

3. Austritt Mitarbeiter

Vorgehen:

1. Löschen Sie bei einem Austritt den Benutzer nicht. Beenden Sie stattdessen die Rolle.
   • So ist gewährleistet, dass bei gleichzeitigem oder späterem Neueintritt keine zusätzlichen Lizenzen berechnet werden.
2. Das Ferienguthaben muss danach in den Mandanten-Einstellungen > Ferien neu berechnet werden;
   • Ein entsprechender klickbarer Hinweis «Neu rechnen» erscheint rot markiert neben dem Mitarbeiternamen; 
3. Bestätigen Sie mit Speichern;
4. Nehmen Sie jetzt, falls erwünscht, in der Erfassungsmaske eine Ferienkorrektur vor und reduzieren Sie das Ferienguthaben auf Null (0).
   • Die Ferienkorrektur muss in Stunden und Minuten eingetragen werden; den korrekten Wert können Sie dem Info-Fenster (Mouseover Info i) entnehmen. Das Vorzeichen muss negativ sein.
   • Achten Sie darauf, dass im Kalender der letzte Arbeitstag gewählt wurde. 
5. Wählen Sie die Abwesenheitsart «Ferienkorrektur»
6. Tragen Sie einen Kommentar ein
7. Übertragen Sie das Ferienguthaben in die Spalte «Dauer». Das Vorzeichen der Korrektur muss negativ sein. Bestätigen Sie mit Speichern.
   
   

Beispiel unterjähriger Austritt, am 31.08.2019