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Jahreswechsel

Der Jahreswechsel umfasst vier Aufgaben:

  1. Allgemeine Sollstundenvorlagen bestätigen
  2. Individuelle Sollstundenvorlagen bestätigen
  3. Ferienansprüche bestätigen
  4. Maximale Wochenarbeitszeiten bestätigen

EMPFEHLUNGEN:

Falls Pensen, Wochenarbeitszeiten, Ferienansprüche und anderes im nächsten Jahr geändert werden sollen, verrichten Sie diese Aufgaben mit Vorteil vor dem Jahreswechsel. 

Machen Sie den Jahreswechsel rechtzeitig, vorzugsweise bis zum 31. Oktober. Denn ohne einen korrekt durchgeführten Jahreswechsel, können Mitarbeiter keine Ferien für's kommende Jahr beantragen. 

WICHTIGE HINWEISE:

Auch Vorlagen, an denen Sie keine Änderungen vornehmen, müssen unbedingt mit «Speichern» bestätigt werden. Beachten Sie dazu die folgenden Hinweise.

Um die unten beschriebenen Änderungen vorzunehmen, müssen Sie über die Benutzerrolle «Mandant-Verantwortlicher» verfügen. Mit anderen Worten: Nur Mandant Verantwortliche können den Jahreswechsel vornehmen.


1. Allgemeine Sollstundenvorlagen bestätigen

In der Sollstundenvorlage auf das kommende Jahr klicken. Unbestätigte Jahre sind mit einem Fragezeichen markiert, bestätigte mit einem Häkchen. Kontrollieren Sie alle Angaben. Die (allgemeinen) Sollstundenvorlagen wenn nötig anpassen. Bestätigen Sie mit Speichern.


globale Sollstundenvorlage zum Jahreswechsel anpassen


Der Feiertagskalender wird vollständig übernommen. Genauso wie Sie ihn konfiguriert haben. Das heisst: Auch individuell angelegte Feiertage werden automatisch ins nächste Jahr übertragen.


HINWEIS:
Wenn mehrere Sollstunden-Vorlagen existieren, müssen sämtliche Vorlagen einzeln bestätigt werden.

2. Individuelle Sollstundenvorlagen bestätigen

In den Sollstundenvorlagen der Mitarbeiter auf das kommende Jahr (rote Fragezeichen) klicken. Kontrollieren Sie alle Angaben. Die individuellen Sollstundenvorlagen wenn nötig anpassen. Mit Speichern bestätigen. 



Individuelle Sollstundenvorlage zum Jahreswechsel anpassen


HINWEIS:
Wenn das rote Fragezeichen ( ? ) fehlt (wie im Beispielbild unten für das Jahr 2019), dann bedeutet das nur, dass für das jeweilige Jahr noch keine Sollstunden-Vorlage erfasst wurde. Daher kann auch nichts bestätigt werden.

Das fehlende Fragezeichen bedeutet, dass noch keine Sollstundenvorlage existiert

3. Ferienansprüche bestätigen

Im Dialogfenster «Ferien» auf das kommende Jahr klicken. Da für dieses Jahr noch keine Ferien definiert wurden, ist zunächst nur der obere Teil des Fensters sichtbar. Geben Sie den Ferienanspruch bei einem 100% Pensum an. Sie können zuerst Tage (Format: Dezimal) oder zuerst Stunden (Format: Uhrzeit / hh:mm) angeben. Der jeweils andere Wert wird automatisch berechnet. Bestätigen Sie den globalen Ferienanspruch mit «Vorlage speichern».


Ferienvorlage zum Jahreswechsel anpassen


Erst danach erscheinen auch die Mitarbeiter. Passen Sie falls nötig die Ferienansprüche individuell an. Bestätigen Sie auch die individuellen Ferienansprüche mit «Speichern».


Individuelle Ferienvorlage zum Jahreswechsel anpassen

4. und wenn die Überzeit-Kontrolle aktiv ist ...

dann müssen Sie die gemachten Einstellungen auch noch für das kommende Jahr bestätigen.

Zur Erinnerung: Wurde die Überzeit-Kontrolle in den «Einstellungen» der Mandanten-Einstellungen aktiviert, lassen sich maximale Wochenarbeitszeiten individuell pro Mitarbeiter konfigurieren.
Der Jahreswechsel muss also auch für die Überzeit-Kontrolle gemacht werden. Und zwar individuell für jeden Mitarbeiter.


Wechseln Sie in den Mandanten-Einstellungen in das Fenster «Benutzer», wählen Sie die betreffenden Mitarbeiter an und klicken Sie dann auf «Überzeit-Kontrolle bearbeiten».


Überzeit-Kontrolle Menüpunkt Bearbeiten


Es erscheint das folgende Fenster «Überzeit-Kontrolle für Name Mitarbeiter/in»:


Maximale Wochenarbeitszeiten zum Jahreswechsel anpassen


Klicken Sie auf das kommende Jahr. Kontrollieren Sie alle Angaben und passen Sie diese, wenn nötig, an. Bestätigen Sie mit Speichern.


HINWEIS:
Erscheint der Menüpunkt «Überzeit-Kontrolle bearbeiten», können Sie davon ausgehen, dass die Überzeit-Kontrolle vorgängig aktiviert wurde. Wurde die Überzeit-Kontrolle noch nie aktiviert, hiesse der Menüpunkt stattdessen «Überzeit-Kontrolle aktivieren». Eine Kontrolle und Bestätigung erübrigen sich in diesem Fall.