Anleitung Tätigkeiten

Mit dem Modul «Tätigkeitserfassung» werden in timesaver «Tätigkeiten» erfasst. Eine «Tätigkeit» ist Leistung während einer Zeitdauer und entspricht somit der Projektzeit bzw. Auftragszeit. Ein Tätigkeitseintrag besteht im Kern aus einem Zeiteintrag sowie einem Kommentar und/oder einem Kunden/Projekt-Eintrag. Ein Tätigkeitseintrag kann aber noch mehr enthalten: optional können Leistungsarten, Spesentypen und weitere Informationen hinterlegt werden.

Zu jedem Zeiteintrag kann ein Kunde und ein Projekt / Teilprojekt hinterlegt werden. Die zugrundeliegenden Kunden- und Projektstrukturen müssen jedoch zuvor in der Kunden- und Projektverwaltung angelegt worden sein. Diese ist ein fester Bestandteil des Grundmoduls «Tätigkeitserfassung».

Ausserdem gibt es zwei Zusatzmodule, welche das Basismodul «Tätigkeitserfassung» erweitern:

die erweiterte Tätigkeitserfassung, welche in den Mandanten-Einstellungen «Erweiterte Tätigkeiten» heisst.
die Tätigkeitsverwaltung, welche in den Mandanten-Einstellungen «Tätigkeiten verbuchen» heisst.

Mit «Erweiterte Tätigkeiten» wird das Basismodul um bis zu 11 selbst konfigurierbare Felder erweitert. Damit lässt sich die Projektzeit- bzw. Auftragszeiterfassung an die Anforderungen Ihres Betriebes anpassen.

Mit der Tätigkeitsverwaltung bzw. «Tätigkeiten verbuchen» steht in timesaver ein Modul zur Verfügung, mit dem Tätigkeitseinträgen ein Status wie «offen», «Mitarbeiter gesperrt», «verrechenbar», «nicht verrechenbar» oder «verrechnet» zugewiesen werden kann. Ausserdem können mehrere Einträge zu Paketen geschnürt, zusammen verbucht und exportiert werden. So können auch kompliziertere Rechnungen für die Buchhaltung vorbereitet werden. Ausserdem ist eine Rechnungskontrolle direkt in timesaver möglich.

Die Tätigkeits-Module

Tätigkeitserfassung:

Die (einfache) Tätigkeitserfassung wird in den Mandanten-Einstellungen (Kontoverwaltung) aktiviert oder deaktiviert, und zwar in:
- Mandanten-Einstellungen > (Fenster) Benutzer > Benutzerdaten > (Abschnitt) Mitarbeiter > (Option) Tätigkeitserfassung aktivieren: Häkchen setzen und speichern.
Die (einfache) Tätigkeitserfassung ist nach Erstellen eines neuen Benutzers mit der Rolle «Mitarbeiter» per Default aktiv. Sie gilt individuell und muss falls erwünscht auch individuell deaktiviert werden.
Die eigentliche Erfassung findet im Fenster «Erfassung» der Benutzererfassung statt. Dort machen Mitarbeitende Zeiteinträge, denen sie einen Kommentar, einen Kunden, ein Projekt und ein Teilprojekt zuordnen können.
- Kommentare: Kommentare können von Mitarbeitern frei erstellt werden und bis zu 1‘000 Zeichen lang sein;
- Ein Zeilenumbruch kann mit SHIFT + ENTER erzeugt werden;
- Kunden-/Projekte: Kunden-/Projekt-Einträge können nicht frei erstellt werden. Mit anderen Worten: Es ist nur eine Auswahl aus den vorangelegten Kunden-/Projektstrukturen möglich. Siehe dazu auch unten: "Kunden-,Projektverwaltung".

Für eine ausführliche Darstellung der Tätigkeitserfassung folgen Sie diesem Link

Kunden-,Projektverwaltung:

Die Kunden-,Projektverwaltung muss nicht eigens aktiviert werden, sondern ist immer aktiv, wenn die Tätigkeitserfassung aktiv ist.
Neue Kunden, Projekte und Teilprojekte werden im Fenster «Kunden-, Projektverwaltung» erstellt:
- Dieses Fenster befindet sich in der Mitarbeiterebene bzw. Benutzererfassung. Per Default sieht nur der Mandant Verantwortliche (MV) dieses Fenster bzw. kann nur der MV neue Kunden-/Projekte anlegen.
- Die Kunden-,Projektverwaltung kann aber vom Mandant Verantwortlichen für Mitarbeiter individuell freigeschaltet werden, so dass Mitarbeiter eigene Kunden-/Projektstrukturen anlegen können. Genau aus diesem Grund befindet sich die Kunden-,Projektverwaltung in der Benutzererfassung und nicht in der Kontoverwaltung.
Für viele Anwender ist das Hinterlegen von Kunde und Projekt notwendig, damit sie ihre Tätigkeiten oder Projektzeiten später verrechnen können. Darüber hinaus spricht ein weiterer Grund für das Hinterlegen von Kunden-/Projektstrukturen: nur Einträge mit Kunde-/Projekt können ausgewertet werden und sind demzufolge in den Auswertungen zu sehen. Es genügt dagegen nicht, nur einen Kommentar zu hinterlegen. In diesem Zusammenhang ist auch zu beachten:
- Kunden-/Projekteinträge MÜSSEN dreiwertig sein, d.h. aus "Kunde + Projekt + Teilprojekt" bestehen, also beispielsweise:
  - Muster AG, Werkzeuge, Zangen
- Ein- oder zweiwertige Kunden-/Projektstrukturen werden von der Tätigkeitserfassung nicht angezeigt ! Sie können demzufolge auch nicht erfasst werden.
- Die Bezeichnungen für die Kategorien «Kunde», «Projekt», «Teilprojekt» können auf Wunsch des Kunden vom timesaver-Support geändert werden.

Für eine ausführliche Darstellung der Kundenprojektverwaltung folgen Sie diesem Link

Erweiterte Tätigkeiten:

Die erweiterte Tätigkeitserfassung wird in den Mandanten-Einstellungen (Kontoverwaltung) aktiviert und deaktiviert, und zwar in:
- Mandanten-Einstellungen > (Fenster) Einstellungen > (Abschnitt) Tätigkeiten > (Option) Erweiterte Tätigkeiten: Häkchen setzen und speichern.
In der Benutzererfassung hat das Modul keinen besonderen Namen, sondern aktiviert einfach weitere Funktionen der Tätigkeitserfassung.
Das Besondere an diesem Modul ist, dass es konfigurierbar ist. Mandant Verantwortliche können bis zu 11 Funktionen konfigurieren.

Für eine ausführliche Darstellung des Moduls Erweiterte Tätigkeiten folgen Sie diesem Link

Tätigkeiten verbuchen:

Die Tätigkeitsverwaltung wird in den Mandanten-Einstellungen (Kontoverwaltung) (de-)aktiviert, und zwar in:
- Mandanten-Einstellungen > (Fenster) Einstellungen > (Abschnitt) Tätigkeiten > (Option) Tätigkeiten verbuchen: Häkchen setzen und speichern.
- In der Benutzererfassung erscheint bei aktiviertem Modul ein neues Fenster mit der Bezeichnung «Tätigkeiten».
Per Default sieht nur der Mandant Verantwortliche (MV) das Fenster «Tätigkeiten».
Die Tätigkeitsverwaltung kann aber vom Mandant Verantwortlichen für weitere Benutzer individuell freigeschaltet werden. Dazu wird bei einem bestehenden Benutzer einfach die Rolle «Tätigkeitsverwaltung» aktiviert, und zwar in:
- Mandanten-Einstellungen > (Fenster) Benutzer > Benutzerdaten > (Dropdownliste) weitere Rolle hinzufügen: die Rolle «Tätigkeitsverwaltung» auswählen und speichern.

Für eine ausführliche Darstellung des Moduls Tätigkeiten verbuchen folgen Sie diesem Link

ANMERKUNG
Es ist möglich, nur Tätigkeiten zu erfassen (aber keine Arbeitszeiten). Es ist aber nicht möglich, dass mit einem Tätigkeitseintrag automatisch auch ein Arbeitszeiteintrag erstellt wird.