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Häufige Fragen (FAQ)

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ).
Sollten Sie dennoch Fragen zu timesaver haben zögern Sie nicht uns zu kontaktieren:
info@timesaver.ch



Ist es möglich nur die Arbeitszeit (ohne Tätigkeiten) zu erfassen?
Existiert eine Prüfung ob die Benutzer ihre Arbeitszeit bzw. Tätigkeiten korrekt erfasst haben?
Wie kann ich mein Passwort zurücksetzen?
Wieso brauche ich Sollstunden?
Wie wird ein neuer Mitarbeiter erfasst / hinzugefügt?
Wie muss ich bei einem Pensumwechsel eines Mitarbeiters vorgehen?
Wie wird ein neuer Kunde, Projekt, Teilprojekt erfasst bzw. wie können bestehende verwaltet werden?
Wie kann ich Korrekturbuchungen vornehmen?
Gibt es eine Möglichkeit der automatischen Zeiterfassung bei oftmals gleichbleibenden Präsenzzeiten und/oder Abwesenheiten?
Wie erfasse/konfiguriere ich Mitarbeiter im Stundenlohn?
Warum erscheinen Arbeitszeiten externer Mitarbeiter nicht in den Auswertungen (Zeitkarte, Bezahlte An-/Abwesenheiten)?
Warum ist die Produktivität (Leistungen) in der Auswertung Zeitkarte immer rot?
Was gilt es beim Jahreswechsel zu beachten?
Wer muss gemäss Arbeitsgesetz alles die Arbeitszeit erfassen?
Wie erhalte ich eine MwSt-konforme Rechnung?
Wie kann ich mit Hilfe von Makros die Layout-Formatierung des Analyse-Excels vereinfachen?




Ist es möglich nur die Arbeitszeit (ohne Tätigkeiten) zu erfassen?

Ja, man kann lediglich die Arbeitszeit erfassen und die Maske zur Erfassung von Tätigkeiten entweder leer lassen oder auch komplett ausblenden.

Mehr Informationen zu den Layout-Optionen der Erfassungsmaske finden Sie hier:

Erfassungsmaske


Existiert eine Prüfung ob die Benutzer ihre Arbeitszeit bzw. Tätigkeiten korrekt erfasst haben?

Ja, es können einerseits Benachrichtigungen der Erfassungskontrollen angezeigt werden, andererseits existiert eine Team-Auswertung von nicht-korrekten Erfassungen.

Weitere Informationen zur Erfassungskontrolle oder wie Sie diese Prüfungen auch deaktivieren können:

Erfassungskontrolle und Benachrichtigungen


Wie kann ich mein Passwort zurücksetzen?

Auf der Login-Seite klicken Sie bitte auf "Passwort vergessen". Danach die E-Mail-Adresse angeben und auf "Passwort zurücksetzen" klicken.
Sie erhalten nun eine E-Mail, in welcher sich ein Link zum Zurücksetzen Ihres Passwortes befindet. Wenn Sie auf diesen klicken, können Sie im neuen Fenster Ihr neues Passwort setzen.


Wieso brauche ich Sollstunden?

Mittels Sollstunden können für jeden Mitarbeiter Arbeitspensen hinterlegt werden.
Zuerst wird eine allgemeine Vorlage für ein 100% Pensum zum Arbeitsort erstellt.
Basierend auf dieser Vorlage können den Mitarbeitern (Sollstunden Mitarbeiter) verschiedene Pensen und bei Bedarf individuelle Tages-Arbeitszeiten zugeteilt werden.
Anhand dieser Angaben können Gleitzeit-Saldo und Ferienguthaben berechnet werden.


Wie wird ein neuer Mitarbeiter erfasst / hinzugefügt?

Ein Benutzer kann auf 2 Arten in timesaver einem Mandanten hinzugefügt werden:

  • In der Benutzerverwaltung kann für einen Mandanten über "Neuer Benutzer" ein neuer Benutzer erstellt und hinzugefügt werden.
  • Falls ein bereits registrierter Benutzer einem Mandanten hinzugefügt werden soll, so kann dies auch über die Benutzerverwaltung mit Hilfe der Suche gemacht werden. Benutzer suchen und dem Mandanten zuweisen. Alle Benutzer eines Mandanten müssen entweder bereits in timesaver registriert sein oder sie müssen über die Benutzerverwaltung erstellt werden.


Wie muss ich bei einem Pensumwechsel eines Mitarbeiters vorgehen?

Damit alles korrekt berechnet wird, sollten bei einem Pensumwechsel folgende Schritte gemacht werden:

  • Bestehende Mitarbeiter-Rolle abgrenzen
  • Neue Mitarbeiter-Rolle erstellen
  • Sollstunden für die neue Rolle konfigurieren
  • Ferien neu berechnen

Angaben zum korrekten Vorgehen bei einem Pensumwechsel finden Sie hier:

Pensumwechsel


Wie wird ein neuer Kunde, Projekt, Teilprojekt erfasst bzw. wie können bestehende verwaltet werden?

Neue Kunden, Projekte und Teilprojekte werden über den Bereich Kunden-/Projektverwaltung erfasst und/oder verwaltet.

Wichtiger Hinweis:
Es ist zwingend notwendig, dass zu jedem Projekt auch ein Teilprojekt/Auftrag erfasst wird, da ansonsten keine Tätigkeiten auf dieses Projekt gebucht werden können.
Der Name des Teilprojektes/Auftrages kann sowohl gleich lauten wie der Projektname oder auch lediglich mit einem "-" erfasst werden.


Wie kann ich Korrekturbuchungen vornehmen?

Es existieren folgende Korrekturbuchungen:

  • Ferienkorrektur
  • Gleitzeitkorrektur / Auszahlung
  • Überzeitkorrektur / Auszahlung

Weitere Informationen zu Korrekturbuchungen sind hier zu finden:

Korrekturbuchungen


Gibt es eine Möglichkeit der automatischen Zeiterfassung bei oftmals gleichbleibenden Präsenzzeiten und/oder Abwesenheiten?

Ja, Sie können mithilfe der "Vorbelegung Zeiterfassung" festlegen an welchen Wochentagen eine automatische Zeiterfassung getätigt werden soll. 

Detailliertere Angaben zur automatischen Zeiterfassung:

Vorbelegung Zeiterfassung


Wie erfasse/konfiguriere ich Mitarbeiter im Stundenlohn?

Für Mitarbeiter im Stundenlohn bieten sich zwei verschiedene Möglichkeiten:

  • Die erste Möglichkeit ist die Konfiguration von Sollstunden und Ferien komplett wegzulassen.
  • Als zweite Möglichkeit können Sie trotzdem Sollstunden definieren, diese jedoch generell auf 0:00h/Tag setzen.
    Mit dieser Variante können Sie bereits vor Ende des Monats eine Auszahlung der geleisteten Stunden veranlassen und diese mittels Gleitzeitkorrektur vom Gleitzeitsaldo abbuchen. Werden vom Mitarbeiter bis Ende Monat mehr als die ausbezahlten Stunden geleistet, so werden diese mittels Gleitzeitsaldo automatisch auf den nächsten Monat übertragen. 



Warum erscheinen Arbeitszeiten externer Mitarbeiter nicht in den Auswertungen (Zeitkarte, Bezahlte An-/Abwesenheiten)?

Warum ist die Produktivität (Leistungen) in der Auswertung Zeitkarte immer rot?

Für externe Mitarbeiter kann die Auswertung Zeitkarte ausgegeben werden. Da die Arbeitszeit im Anstellungsmandanten erfasst wird, ist diese nicht einsehbar bzw. leer.
Bei externen Mitarbeitern ist in der Auswertung Zeitkarte die Tätigkeit/Produktivität immer rot, da vom externen Mitarbeiter keine Arbeitszeit erfasst werden kann.


Was gilt es beim Jahreswechsel zu beachten?

Allgemeine Sollstunden-Vorlage für das neue Jahr:

  • Sind die Sollstunden für ein 100%-Pensum korrekt?
  • Sind die Sollzeiten der gesetzlichen/firmeninternen Feiertage definiert?

Sollstunden der Mitarbeiter für das neue Jahr:

  • Sind bei allen Mitarbeitern die Pensen korrekt?
  • Sind die Sollstunden für alle Mitarbeiter konfiguriert/gespeichert?

Ferienverwaltung:

  • Ist der Ferienanspruch (ohne Übertrag) bei allen Mitarbeitern definiert?

Wichtige Hinweise:
Die Übernahme des Gleitzeit- und Feriensaldos aus dem Vorjahr erfolgt automatisch
Vor Verlassen der Sollstunden-/Ferienverwaltungsmasken unbedingt speichern


Wer muss gemäss Arbeitsgesetz alles die Arbeitszeit erfassen?

Die Arbeitszeiterfassung muss grundsätzlich für alle dem Arbeitsgesetz (ArG) unterstellten Arbeitnehmer auf geeignete Weise dokumentiert werden. Die entsprechenden Unterlagen sind während mindestens fünf Jahren aufzubewahren.
Das SECO unterscheidet dabei die drei folgenden Kategorien von Arbeitnehmer:

  1. Keine Arbeitszeiterfassung
    Die Arbeitszeiterfassungspflicht gilt nur für Arbeitnehmer, auf welche die Arbeits- und Ruhezeiten des Arbeitsgesetzes anwendbar sind. Gemäss Art. 3 lit. d ArG und Art. 9 ArGV 1 finden die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften auf Arbeitnehmer mit einer höheren leitenden Tätigkeit keine Anwendung. Die gesetzliche Definition dieser Gruppe von Arbeitnehmer ist sehr eng gehalten ("wer .... über weitreichende Entscheidungsbefugnisse verfügt oder Entscheide von grosser Tragweite massgeblich beeinflussen ... kann"). Auch die Rechtsprechung des Bundesgerichts dazu ist sehr streng (vgl. BGE 126 III 340; 98 Ib 348). In diese Kategorie von Arbeitnehmer, die von der Arbeitszeiterfassung ausgenommen sind, fallen somit in der Regel nur Top Manager (CEOs, Geschäftsleitungsmitglieder und dergleichen).

  2. Vereinfachte Arbeitszeiterfassung
    Für eine zweite Kategorie von Arbeitnehmer, welche einen wesentlichen Entscheidungsspielraum in der Arbeit haben, ihre Arbeit weitgehend selber planen und auch selbst entscheiden, wann sie arbeiten, kann eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung unter bestimmten Voraussetzungen ausreichend sein, um den gesetzlichen Vorgaben des Gesundheitsschutzes zu genügen, wenn sie nicht regelmässig Nacht- und Sonntagsarbeit leisten.
    Für diese Arbeitnehmer spielt der Aspekt der transparenten Information durch den Arbeitgeber, welche Zeitrahmen und Ruhezeiten einzuhalten sind, eine fast grössere Rolle. Unerlässlich ist aber auch für sie, dass die täglich (und damit auch die wöchentlich) geleistete Arbeitszeit dokumentiert wird, um sicherzustellen, dass die im Gesetz verankerten Belastungsgrenzen im Interesse des Gesundheitsschutzes eingehalten werden. Hingegen müssen Arbeitnehmer, die regelmässig bewilligte oder von Gesetzes wegen bewilligungsbefreite Nacht- und/oder Sonntagsarbeit leisten, ihre Arbeitszeiten vollständig dokumentieren. Nur so kann überprüft werden, ob die gesetzlich vorgeschriebenen Ausgleichsruhezeiten gewährt wurden.
    Unter die Kategorie von Arbeitnehmer mit der Möglichkeit der vereinfachten Arbeitszeiterfassung fallen Kaderleute mit Weisungsrecht (d.h. mit Führungsaufgaben gegenüber unterstellten Mitarbeitenden), vollamtliche Projektleiter (die im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses ausschliesslich Projekte leiten, d.h. Meilensteine festlegen, Arbeiten organisieren, Projektmitarbeitenden Aufträge erteilen und in der Organisation und Abwicklung grossen Handlungsspielraum geniessen) oder andere Mandatsträger mit Ergebnisverantwortung (d.h. die im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses bestimmte Aufträge zu erledigen haben und in der Organisation und Abwicklung keiner Weisungspflicht unterliegen und grossen Handlungsspielraum geniessen). Diesen Arbeitnehmer ist gemeinsam, dass sie Hoheit geniessen in der zeitlichen und organisatorischen Gestaltung ihrer Tätigkeit und auch inhaltlich über einen wesentlichen Entscheidungsspielraum verfügen, der aber nicht so weit gehen muss, wie bei den höheren leitenden Angestellten.
    Es ist Sache der Vollzugsbehörde aufgrund des Pflichtenheftes und der Schilderung der tatsächlichen Aufgaben und Arbeitsbedingungen zu entscheiden, ob ein Arbeitnehmer unter diese Kategorie fällt.
    Für diese Arbeitnehmer gilt, dass sie eine Vereinbarung mit ihrem Arbeitgeber abschliessen können, wonach sie auf die lückenlose Arbeitszeiterfassung verzichten. In dieser Vereinbarung muss festgehalten werden, dass das Nacht- und Sonntagsarbeitsverbot gilt und einzuhalten ist, sowie welches die einzuhaltenden gesetzlichen Vorgaben zu Ruhezeiten und Pausen sind bzw. wie diese in der Regel gehandhabt werden. Zudem ist jeweils Ende Jahr in einem dokumentierten Gespräch festzuhalten, wie die Situation der zeitlichen Arbeitsbelastung war.
    Für Arbeitnehmer, die unter diese Kategorie fallen und eine entsprechende Vereinbarung unterzeichnet haben, müssen nur noch die täglich und wöchentlich geleistete Arbeitszeit erfasst und den Arbeitsinspektoren für die Kontrolle der Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten zur Verfügung gestellt werden, zusammen mit dem dokumentierten Endjahresgespräch.

  3. Arbeitszeiterfassung gemäss Artikel 73 ArGV 1 für alle übrigen Arbeitnehmer
    Für alle übrigen Arbeitnehmer gilt die umfassende Arbeitszeiterfassungspflicht. Dies muss nicht anhand einer Stempeluhr geschehen, sondern es gibt andere bewährte und unbürokratische Möglichkeiten, die Arbeitszeiten zu erfassen, die nach wie vor zulässig bleiben (IT-Login als Zeitpunkt des Arbeitsbeginns, Definition eines allgemeinen Arbeitsmodells und nur Erfassen der individuellen Abweichungen davon, von Hand geführte Excel-Tabellen, fixer Schichtplan, ...). Darauf ist in der Kommunikation mit den Betrieben besondere Beachtung zu schenken. Das SECO wird sich ebenfalls bemühen, die Kontrollbehörden in dieser Kommunikation zu unterstützen.
    Auszug aus dem Schreiben vom SECO vom Dezember 2013 "Weisung des SECO gemäss Artikel 42 Absatz 1 Arbeitsgesetz (ArG) an die Vollzugsbehörden betreffend Kontrollen der Arbeitszeiterfassung (Artikel 46 ArG und Artikel 73 Verordnung 1 zum ArG) - gültig per 1.1.2014"


Wie erhalte ich eine MwSt-konforme Rechnung?

Im Benutzerkonto kann die Rechnungsadresse aktualisiert und die Rechnung erneut per Mail gesendet oder heruntergeladen werden.


Wie kann ich mit Hilfe von Makros die Layout-Formatierung des Analyse-Excels vereinfachen?

Eine Anleitung zum Erstellen von Makros für das Analyse-Excel finden Sie hier:

Analyse-Excel