open concept newsletter Mai 2016

Liebe Kundin, lieber Kunde
 
Im Nationalrat wurde der zweiwöchige bezahlte Vaterschaftsurlaub letzten April abgeschmettert. Die Bundesverwaltung,  einige Kantone, grössere Städte und Unternehmen gewähren bereits jetzt mehr als die üblichen 1 bis 2 Tage. Unser Unternehmen, die openconcept AG, gewährt seinen männlichen Mitarbeitern 2 Tage Urlaub. Zwei Wochen Vaterschaftsurlaub machen noch keine besseren Väter, wurde argumentiert. Zwei Tage natürlich noch weniger. Manchmal reichen aber auch 20 Jahre nicht. Sich mehr Zeit füreinander nehmen, kann natürlich nicht verordnet werden.
 
Aber wer hätte denn von dieser Mehrzeit profitiert? Die Männer? Oder deren Ehefrauen und Partnerinnen, die 9 Monate mit einem Babybauch herumliefen und nach kurzer Entlastung oft wieder ins Arbeitsleben einsteigen, um sich den Doppel- und Dreifachbelastungen von Arbeit, Haushalt und Kinderbetreuung auszusetzen? Eines bleibt von all den zeitgemäss geführten Diskussionen: Die Gesellschaft muss Menschen, die in Zeitnöten stecken, mehr als heute bei deren Bewältigung behilflich sein.
 
Was auch Ihr Unternehmen für eine Politik verfolgt, timesaver unterstützt flexibel beim Absenzen-Management.

Ihr Stefan Huggenberger
Themenübersicht:
Erfassung der Mehrwertsteuer
Darstellung der Kalendertage

Erfassung der Mehrwertsteuer


Bisher musste die Mehrwertsteuer in der Spesenerfassung obligatorisch miterfasst werden. Sie kann neu aus- und eingeblendet werden.
 
Die Mehrwertsteuerberechnung kann Mitarbeiter überfordern, zum Beispiel dort, wo sie bei mehreren Posten nicht einzeln ausgewiesen wird, sondern im Endbetrag eingerechnet ist. Also beispielsweise im Einzelhandel. Oder dann, wenn keine Vorbelegung für die betreffende Spesenart besteht.
 
Andererseits ist für die Spesenvergütung eine Erfassung der Mehrwertsteuer gar nicht relevant. Der Buchhaltung genügt es zu wissen, wieviel, wann und wozu Spesen angefallen sind. Die Berechnung der Mehrwertsteuer zum Zweck der Rückvergütung bzw. Vorsteuer ist dann allein ihre Sache. In diesem Fall bedeutet der Verzicht auf die Mehrwertsteuererfassung für die Mitarbeiter eine Vereinfachung und Zeitersparnis.

 

Mehrwertsteuererfassung einschalten

 
Die Mwst.-Erfassung ist per default aktiv. Dies gilt selbstverständlich für Firmenkonten (Mandanten), welche die Spesenerfassung bereits vor dem Update aktiviert hatten, aber auch für Mandanten, welche die Spesenerfassung erst nach dem Update aktivieren. Die Mwst.-Erfassung muss also ausgeschaltet werden, falls diese Funktionalität nicht erwünscht ist.

 
Neues Spesenfenster mit aktiver Mwst.-Erfassung und Mwst.-Satz.
Der Mandant Verantwortliche wählt dazu in «Mandanten Einstellungen» den Menüpunkt «Spesen». Dort erscheint neu die Zeile «Mwst. erfassen»: in der dazugehörigen Checkbox das Häkchen entfernen, um die Mwst.-Erfassung zu deaktivieren.
Neues Spesenfenster mit Mwst.-Erfassung deaktiviert. Der Mwst.-Satz ist ausgeblendet.
Die Mwst.-Erfassung kann wie die Spesenerfassung nur per Mandant, nicht aber für einzelne Mitarbeiter (de-) aktiviert werden.

Darstellung der Kalendertage

 
Der Kalender in der Arbeitszeit-Erfassung präsentiert sich mit neuen Farben und Symbolen. Hinweise und Kommentare zu einzelnen Tagen waren bisher nur als Text verfügbar. Zwischen der Kalenderanzeige und der Textanzeige kann wie bisher mit Klick auf das blaue Dreieck auf rotem Hintergrund, das sich gerade über dem Kalender befindet, umgeschaltet werden.
Dank der farbigen Gestaltung des Kalenders wird die Benutzung von timesaver jedoch wesentlich intuitiver. Tage, an denen in der Vergangenheit tatsächlich Arbeitszeit geleistet wurde, erscheinen nun auf farbigem Hintergrund, wobei drei Zustände unterschieden werden:
  •  Gelb : aktueller heutiger Tag (wie bisher)
  •  Hellblau  mit dunkelblauem Rand: ausgewählter / selektierter Tag
  •  Blau : Tage, an denen gearbeitet / Arbeitszeit erfasst wurde.
  •  Rot : Tage, an denen gearbeitet / Arbeitszeit erfasst wurde, eine fehlerhafte Eingabe aber einen Warnhinweis erzeugt.
Für die übrigen Kalendertage wurde weiss, grau oder schwarz verwendet:
  • Schwarzes Dreieck: An Kalendertagen, an denen wegen Krankheit, Ferien, Militär oder aus einem anderen offiziellen Grund eine Abwesenheit eingetragen wurde, erscheint als Symbol ein schwarzes Dreieck in der rechten oberen Ecke des Kalendertages.
  • Weiss: Tage mit Sollstunden, die in der Zukunft liegen und für die noch keine Daten erfasst wurden, sind weiss.
  • Grau: Tage, die keine Sollstunden enthalten, werden grau dargestellt.

Wer sich die vielen Farben und Symbole jetzt nicht merken mag: Bei Klick auf das Fragezeichen unter dem Kalender öffnet sich eine Hilfebox mit der dazugehörigen Legende.
 

Wir nehmen uns Zeit für Sie

 
Bei openconcept steht der Kunde im Mittelpunkt. Daher sind kostenloser Support (Telefon und E-Mail) und das Eingehen auf Kundenwünsche eine Selbstverständlichkeit. Und weil wir überzeugt sind, dass unsere Unternehmenssoftware auch für Sie das Beste ist, können Sie uns in einer kostenlosen Testphase prüfen.
 
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Freundliche Grüsse

Ihr Stefan Huggenberger