open concept Newsletter Nr. 8 / 2016

Das Schweizer Gesetz unterscheidet Überstunden und Überzeit. Überstundenarbeit wird in Art. 321c Obligationenrecht (OR) definiert und liegt vor, wenn über die verabredete Arbeitszeit hinaus Arbeit geleistet wird. Auch bei einem Teilzeitbeschäftigten liegt entsprechend dann Überstundenarbeit vor, wenn die vereinbarte wöchentliche Arbeitsstundenzahl im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber überschritten wird. Überzeitarbeit wird dagegen in Art. 12 und 13 Arbeitsgesetz (ArG) definiert und liegt vor, wenn die wöchentliche Höchstarbeitszeit ausnahmsweise überschritten wird. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 45 Stunden für Arbeitnehmer in industriellen Betrieben sowie für Büropersonal, technische und andere Angestellte, mit Einschluss des Verkaufspersonals in Grossbetrieben des Detailhandels und 50 Stunden für alle übrigen Arbeitnehmer.

Ein wesentlicher Unterschied zwischen diesen beiden Rechtsbegriffen besteht bezüglich der Vertragsfreiheit. Die Entschädigung der Überstundenarbeit kann nämlich - gemäss Art. 321c Abs. 3 OR  - durch schriftlichen Vertrag ganz oder teilweise (z.B. nur der Zuschlag) wegbedungen bzw. mit höherem Lohn, Bonus oder zusätzlichen Ferien abgegolten werden. Überzeitarbeit kann hingegen nicht wegbedungen werden. Diese muss nach Art. 13 ArG ab der ersten Stunde entweder im Einvernehmen mit dem Arbeitnehmer mit Freizeit ohne Zuschlag oder finanziell mit dem Grundlohn und einem Zuschlag von 25% abgegolten werden. Nur für das Büropersonal, Angestellte und das Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels muss nach Art. 13 ArG der Zuschlag erst ab der 61. Stunde ausgerichtet werden.
 
Häufig kommt es vor, dass nach einer Kündigung angeblich oder tatsächlich geleistete Überzeiten und Überstunden eingefordert werden. Oft genug geht es um hunderte von Stunden und um hohe Beträge. Damit nicht die Gerichte über solche Ansprüche entscheiden müssen, haben wir timesaver mit zusätzlichen Kontrollmechanismen versehen. Mit dem aktuellen Update unserer Zeitwirtschaftssoftware werden Überstunden und Überzeiten nicht zur Zeitbombe und Vorgesetzte können frühzeitig und sinnvoll intervenieren.

Ich wünsche Ihnen erfolgreiches Zeitwirtschaften.

Ihr Stefan Huggenberger

Überzeit- und Überstundenkontrolle in timesaver

 
Der aktuelle Newsletter zum Update «Überzeit- und Überstundenkontrolle in timesaver» ist in vier Kapitel gegliedert:
 
Kapitel 1: Überzeitkontrolle aktivieren
Kapitel 2: Konfiguration der Überzeitkontrolle für einzelne Mitarbeiter
Kapitel 3: Verkürzung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit
Kapitel 4: Auswertung Pausenregelung anzeigen
 
Auf den Zusammenhang mit dem Arbeitsgesetz und anderen Gesetzestexten wird wo immer nötig eingegangen.

Überzeitkontrolle aktivieren

 
Die Option «Überzeit-Kontrolle» kann in den Einstellungen der Mandantenverwaltung aktiviert werden.


Abbildung 1: Überzeit-Kontrolle aktivieren

Die Aktivierung in den Mandant-Einstellungen wirkt sich global auf alle Benutzer aus. Hat die Mandantenverwaltung jedoch noch keine benutzerspezifischen Konfigurationen vorgenommen, werden auch noch keine Überstunden und Überzeiten erfasst.
 
Mit anderen Worten: Damit Benutzerdaten hinsichtlich Überzeiten und Überstunden ausgewertet werden  können, muss der Mandantenverwalter die Überzeitkontrolle für jeden Benutzer einzeln aktivieren und konfigurieren.

Und noch ein Hinweis: Überzeitkontrolle schliesst selbstredend immer auch Überstundenkontrolle mit ein. Überstunden können grundsätzlich erst auf der Grundlage der betrieblich gesetzten Zeitmarken für den Beginn von Überzeit berechnet werden.

Dennoch werden mit der globalen Aktivierung im Fenster «Auswertungen» (der Benutzer Einstellungen) provisorisch bereits zwei neue Reports angelegt. Unter dem Titel «Arbeitszeit» erscheinen die Zeilen:

Beide Reports lassen sich sowohl für einzelne Mitarbeiter als auch für Teams erstellen.


Abbildung 2: Überzeit- und Überstunden-Kontrolle in den Auswertungen

Konfiguration der Überzeitkontrolle für einzelne Mitarbeiter
 
Die Überzeitkontrolle muss von der Mandantverwaltung in zwei Schritten konfiguriert werden.

Abschnitt a: Wöchentliche Höchstarbeitszeit
 
In den Mandanten-Einstellungen auf den Reiter «Benutzer» klicken,
den gewünschten Mitarbeiter auswählen, und
im Benutzerfenster in der oberen Menüleiste «Überzeit-Kontrolle aktivieren» anklicken.


Abbildung 3: Überzeit-Kontrolle in den Mandant spezifischen Benutzerdaten aktivieren

Es erscheint ein neues Fenster mit Eingabefeldern für:
 
die wöchentliche Höchstarbeitszeit und
das Datum, ab welchem der Überzeit-Saldo gerechnet werden soll.


Abbildung 4: Eingabefenster Überzeit-Kontrolle in den Mandant spezifischen Benutzerdaten

Hinweis: Der Wert für die wöchentliche Höchstarbeitszeit kann frei bestimmt werden. Art. 9 Arbeitsgesetz bestimmt zwar wöchentliche Höchstarbeitszeiten von 45 bzw. 50 Stunden. Da jedoch auch beliebige kürzere als auch bis zu vier Stunden längere Höchstarbeitszeiten möglich sind, machen Vorgaben hier keinen Sinn.
 
Mit Speichern bestätigen.

Abschnitt b: Feiertagskorrektur
 
Dasselbe Fenster wird nach erstmaligem Speichern erweitert. Es erscheinen nun weitere Einstellungsmöglichkeiten unter dem Titel «Automatische Feiertagskorrektur».


Abbildung 5: erweitertes Eingabefenster Überzeit-Kontrolle in den Mandant spezifischen Benutzerdaten

Default für «Werktage, an denen normalerweise gearbeitet wird», ist Montag bis Freitag. Bis zu sieben Tage können frei gewählt werden. Sinnvollerweise wird man aber nur Werte zwischen einem und sechs Tagen setzen, um gesetzeskonform zu bleiben.
 
Neu rechnen

Die gewählten Einstellungen sollte man nun mit «Neu rechnen» bestätigen, damit diese auch tatsächlich mit dem Feiertagskalender bzw. den gesetzlichen Feiertagen abgeglichen werden. Zur Kontrolle: Kalenderwochen, in die ein den Sonntagen gleichgestellter Feiertag fällt, zeigen nach dem Abgleich niedrigere Sollstundenwerte. Voraussetzung ist natürlich, dass der entsprechende Feiertag auf einen Werktag fällt, an dem normalerweise gearbeitet wird. Mit einem Klick auf «Pro Woche bearbeiten» öffnet sich die Kalenderdarstellung (Abbildung 6).


Abbildung 6: erweitertes Eingabefenster Überzeit-Kontrolle mit Kalender

Die Feiertagskorrektur übernimmt die Feiertage übrigens aus dem Feiertagskalender in der Sollstundenvorlage.

Individuelle Anpassungen

Im Wochenkalender der Feiertagskorrektur können die gewählten Einstellungen nicht nur eingesehen, sondern auch für jede Woche individuelle Werte eingetragen werden. Somit lassen sich auch spontan Änderungen vornehmen, ohne dass der Feiertagskalender angepasst werden müsste. Hat man diese Option gewählt, sollte man auf keinen Fall «neu rechnen», da dann wieder Standardwerte eingesetzt und die individuellen Einstellungen überschrieben werden.
 
Und selbstverständlich lässt sich die Feiertagskorrektur auch mit individuellen Arbeitszeiten bzw. mit saisonal unterschiedlichen Arbeitszeitregelungen (einzelner Mitarbeiter) in Einklang bringen. Die entsprechenden Einträge erscheinen einfach in chronologischer Reihenfolge untereinander.


Abbildung 7: erweitertes Eingabefenster Überzeit-Kontrolle mit Kalender

Dafür müssen allerdings im Benutzer-Hauptfenster der Mandantverwaltung vorgängig die entsprechenden Einstellungen vorgenommen worden sein. Richten Sie für jede Periode eine neue Rolle (z.B.  Mitarbeiterrolle) mit den gewünschten Anfangs- und Enddaten (Gültig vom … Gültig bis …) ein.
 
Wird das Häkchen weggeklickt, bedeutet das, dass der Mitarbeiter oder Vorgesetzte keine festen Arbeitstage hat bzw. seine Arbeitszeiten frei wählen kann.

Verkürzung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit

Artikel 23 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz enthält eine Feiertagsregelung, die sich auf die Abrechnung der wöchentlichen Höchstarbeitszeiten auswirkt, und deshalb für dieses Update berücksichtigt wurde.
 
In Wochen, in denen ein oder mehrere den Sonntagen gleichgestellte Feiertage auf einen Tag fallen, an dem üblicherweise gearbeitet wird, wird die wöchentliche Höchstarbeitszeit anteilsmässig gekürzt. Diese Bestimmung soll verhindern, dass die wegen Feiertagen ausfallenden Arbeitszeiten an anderen Tagen der Woche vor- oder nachgeholt werden. Den Sonntagen gleichgestellte Feiertage, die auf einen Arbeitstag fallen, sind neben den Ferien, den wöchentlichen Ruhetagen oder Ersatzruhetagen zusätzliche arbeitsfreie Tage und dürfen nicht kompensiert werden. Zweitens hält Art. 23 fest: Wenn an einem den Sonntagen gleichgestellten Feiertag gearbeitet wird, so ist die wöchentliche Höchstarbeitszeit in derjenigen Woche zu verkürzen, in welcher der Ersatzruhetag gewährt wird.
 
Im Feiertagskalender der Sollstundenvorlage lassen sich übrigens spezielle Betriebsarbeitszeiten problemlos konfigurieren. Im folgenden Beispiel wird am Neujahrstag des 01.01.2016 gearbeitet und am 04.01.2016 kompensiert bzw. ein Ersatzruhetag gegeben. Lassen Sie die Häkchen in jedem Fall auf den gesetzlich vorgeschriebenen Feiertagen. Wenn Sie solche Konfigurationen nachträglich – nach Einrichten einer Feiertagskorrektur - vornehmen, vergessen Sie nicht, diese Änderung mit «Neu rechnen» (in den Benutzereinstellungen) zu bestätigen.


Abbildung 8: Feiertagskalender in der Sollstunden Vorlage

Anmerkung zum Feiertagskalender

Der Bundesfeiertag (1. August-Feier) ist zwingend den Sonntagen gleichgestellt. Art. 20 ArG erlaubt den Kantonen acht weitere Feiertage selbst zu definieren. Das ergibt maximal neun gesetzliche Feiertage. Die gesetzlichen Feiertage waren schon in der Vergangenheit im Hintergrund – für den Mandantenverwalter unsichtbar - aktiv.

Neu werden gesetzliche bzw. anerkannte Feiertage in der Sollstunden-Vorlage angezeigt. Das entsprechende Häkchen in der Spalte «Gesetzlich» ist automatisch korrekt gesetzt. Ändern Sie daran nichts, auch wenn Sie Ersatzruhetage konfigurieren.

 
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