open concept Newsletter Nr. 3 / 2017

Mit dem neuesten Update wird die Verrechnung von Leistungen wesentlich erleichtert. Dafür haben wir mit der «Tätigkeitsverwaltung» eine neue Rolle und ein neues Dialogfenster «Tätigkeiten» geschaffen, die optional zugewiesen bzw. aufgeschaltet werden können. Wie so oft bei timesaver heisst es auch hier: Man muss nicht, aber kann.
 
Durch das neue Modul wird der Anschluss an das Rechnungswesen besser als bisher gewährleistet. Wir sind von einem dreistufigen Prozess ausgegangen:
 

1. Erfassen: die Mitarbeitenden erfassen Tätigkeiten
2. Umbuchen: die «Tätigkeitsverwaltung» sperrt einzelne Datensätze für Mitarbeiter und kategorisiert sie als verrechenbar oder nicht verrechenbar.
3. Verbuchen: für die Verrechnung werden Arbeitsrapporte erstellt, die Daten als CSV-File exportiert und gegebenenfalls an ein ERP weitergeleitet.

 
Tätigkeiten lassen sich als «verrechenbar» oder «nicht verrechenbar» kategorisieren. Damit lassen sich Leistungen nach buchhalterischen Gesichtspunkten einordnen. Denkbar sind beispielsweise folgende Fälle:
 

1. Bestimmte Mitarbeitende erledigen nicht direkt verrechenbare Arbeiten. Für die Abteilungen Personalwesen, Technischer Support, Marketing und natürlich das Finanz- und Rechnungswesen dürfte dies der Standardfall sein. Sie arbeiten abteilungsübergreifend und unterstützen diejenigen Abteilungen, welche an Aufträgen arbeiten.
2. Mitarbeitende arbeiten an kundenspezifischen Projekten. Die entsprechenden Leistungen werden voll verrechnet.
3. Mitarbeitende arbeiten an kundenspezifischen Projekten. Gewisse Leistungen können aber nicht verrechnet werden. Es kann sich dabei um Kulanz- bzw. Gratisleistungen oder auch um Pauschal bezahlte Leistungen handeln, die im Voraus bezahlt werden, und natürlich auch um anderes mehr.

 
Wie das auch immer im Einzelnen aussehen mag, das Finanzwesen kann nun von Auswertungen profitieren, die verrechenbare und nicht verrechenbare Leistungen gegenüberstellen. So kann das Verhältnis von Auslastung (sämtliche Leistungen / Gesamtarbeitszeit) zu Produktivität (nur verrechenbare Leistungen) einfacher als zuvor ermittelt werden.
 
Die Tätigkeitsverwaltung dürfte sich generell positiv auswirken: Die Gegenüberstellung von nicht verrechenbaren und verrechneten Leistungen wird zur Produktivität beitragen. Es wird weniger Reklamationen auf Grund falsch verrechneter Leistungen geben. Leistungen werden pünktlicher abgerechnet werden.
 
Unser oberstes Ziel bleibt es, für unsere Kunden einen spürbaren Mehrwert zu schaffen. Dazu gehört übrigens auch folgende erfreuliche Neuigkeit:
 
Damit unsere Kunden in Zukunft noch besser von timesaver profitieren können, werden wir erstmals für «timesaver KMU» eine Schnittstelle zu einem ERP-System anlegen. WinBIZ ist eine Softwarelösung für Buchhaltung, Fakturierung und Lohnverwaltung, der über 25'000 Unternehmen vertrauen. Sie stellt ausserdem spezifische Branchenlösungen für Treuhänder, Automobilindustrie, Baugewerbe (Spengler, Elektriker, Maler), Sportvereine, Weinhandel und Tourismus zur Verfügung. WinBIZ stammt aus der Software-Schmiede der Firma Logicial SA, die mit eigenen Büros in den Kantonen Genf, Waadt und Bern vertreten ist. Über 600 Wiederverkäufer sorgen schweizweit für einen flächendeckenden Support. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit! Die Schnittstelle wird Mitte 2017 einsatzfähig sein.

Ich wünsche Ihnen erfolgreiches Zeitwirtschaften.

Ihr Stefan Huggenberger

1. Die neue Tätigkeitsverwaltung

Kapitelübersicht:

1. Tätigkeitsverwaltung aktivieren
2. Das Dialogfenster "Tätigkeiten"
3. Filter
4. Suchergebnisse
5. Funktionen und Stati

Die neue Tätigkeitsverwaltung


1. Tätigkeitsverwaltung aktivieren

 

Die Tätigkeitsverwaltung kann im Dialogfenster «Einstellungen» der Mandanten-Einstellungen aktiviert werden. Dazu wird einfach das Häkchen neben der Option «Tätigkeiten verbuchen» gesetzt.

Abbildung 1: Abbildung 1: Tätigkeitsverwaltung aktivieren

Danach steht die Option dem Mandant-Verantwortlichen sofort zur Verfügung. Sollen auch andere Benutzer Zugriff auf die Tätigkeitsverwaltung haben, müssen im Dialogfenster «Mandantspezifische Benutzerdaten» die entsprechenden Rechte erteilt werden.


Abbildung 2: Benutzerrechte für Tätigkeitsverwaltung erteilen

Unter dem Titel «Tätigkeitsverwaltung» erscheint daraufhin das dazugehörige Eingabefenster mit der Option das Benutzerrecht zeitlich zu limitieren (Gültig vom... Gültig bis…).


Abbildung 3: Periodenprofil für die Tätigkeitsverwaltung festlegen


2. Das Dialogfenster «Tätigkeiten»
 
Für die Tätigkeitsverwaltung wurde ein neues Dialogfenster mit dem Titel «Tätigkeiten» geschaffen. Innerhalb dieses Fensters wurden zwei weitere Dialogfenster angelegt: «Tätigkeiten verbuchen» und «Verbuchte Tätigkeiten».


Abbildung 4: Hauptfenster «Tätigkeiten» mit Unterfenstern «Tätigkeiten verbuchen» und «Verbuchte Tätigkeiten» (rot markiert)

Beide Unterfenster weisen dieselbe Gliederung in drei Bereiche auf, nämlich: Filter, Funktionsleiste, Suchergebnisse.


Abbildung 5: Filter (rot markiert), Funktionsleiste (grün markiert) und Suchergebnisse (braun markiert)

Mit dem Filter kann nach Kunde, Projekt, Teilprojekt, Zeitraum (Beginn/Ende), Mitarbeiter und Status gesucht werden. Unter dem Filter befindet sich die Funktionsleiste, deren Funktionsumfang sich je nach Unterfenster deutlich unterscheidet: In «Tätigkeiten verbuchen» stehen sieben Funktionen zur Verfügung. In «Verbuchte Tätigkeiten» nur deren zwei. Unter der Funktionsleiste werden die Suchergebnisse angezeigt. Das Anzeigefeld «Suchergebnisse» bietet in jedem Unterfenster Raum für acht Spalten bzw. ebenso viele Attribute. Die Einträge in den Suchergebnissen lassen sich bearbeiten (von der Bearbeitung ausgenommen sind: «Mitarbeiter», «Datum» und «Dauer»).


3. Filter
 
Wenn Sie das Dialogfenster «Tätigkeiten» neu aufrufen oder zwischen den Unterfenstern «Tätigkeiten verbuchen» und «Verbuchte Tätigkeiten» wechseln, sollten Sie als erstes immer eine Suche durchführen. Tätigkeiten werden in den Suchergebnissen erst dann angezeigt, wenn Sie im Eingabefeld «Filter» auf den Befehl «Suche» klicken. Mit anderen Worten: Ohne eine Suche bleibt das Anzeigefeld für Suchergebnisse leer!