open concept Newsletter Nr. 4 / 2017


Es ist wieder mal Zeit für den timesaver-Newsletter. Heute zum Thema Auswertungen. 

Und damit ich nicht zum Dieb an ihrer Arbeitszeit werde, heute so kurz und bündig als möglich.


Ich wünsche Ihnen erfolgreiches Zeitwirtschaften.

Ihr Stefan Huggenberger
Themenübersicht:
 
1. Export der Daten im CSV-Format

Export aller Daten im CSV-Format
 
Der «Export aller Daten im CSV-Format» findet sich neu unter dem Titel «Gesamt-Analyse» im Dialogfenster Auswertungen. Zusätzlich zur Gesamt-Analyse im Excel-Format ist nun also eine Gesamt-Analyse in einem weiteren Dateiformat möglich, nämlich als «comma-separated values» (Csv).
 
CSV-Dateien sind ideal für die Weiterbearbeitung der Daten mit anderen Programmen. Oder auch wenn in langen Zeiträumen spezifisch nach einzelnen Informationen gesucht werden soll. Zur Strukturierung einzelner Daten, Datensätze und -felder werden einfache Satzzeichen wie das Komma, das Anführungszeichen und weitere benutzt.
 
Die Gesamtanalyse im CSV-Format ist in Umfang und Inhalt prinzipiell identisch mit dem «Export aller Daten im Excel-Format» bzw. der Gesamtanalyse im Excel-Format. Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Spesen können jedoch nicht in eine einzige CSV-Datei, sondern müssen als separate Dateien exportiert werden. Deshalb öffnet sich mit Klick auf «CSV» ein weiteres Fenster, in welchem der gewünschte Exportauftrag bzw. die Art der Exportdaten gewählt werden muss, eben: Arbeitszeit, Tätigkeiten oder Spesen. Ausserdem kann der Zeitraum gewählt werden.




Abbildung 1: Pop-up-Fenster für den CSV-Export. Hier mit der Auswahl auf «Tätigkeiten».

Hinweis: Mit dem «Export aller Daten im Csv-Format» lassen sich neu auch die Daten eines einzigen Mitarbeiters exportieren. Im Excel-Format ist der Datenexport nur für mehrere bzw. alle Mitarbeiter möglich. Da sich mit der Excel-Datei aber nach dem Export auch Einzelanalysen anstellen lassen, ist dies auch nicht nötig. 


Abbildung 2: Dialogfenster «Auswertungen» mit Mandant-Berechtigungen

Von der Gesamtanalyse im CSV-Format können neu auch Benutzer Gebrauch machen, die (nur) über die Mitarbeiter-Rolle verfügen. Dagegen ist Mitarbeitern der «Export aller Daten im Excel-Format» wie bisher nicht möglich:


Abbildung 3: Dialogfenster «Auswertungen» mit Mitarbeiter-Berechtigungen

Die Gesamt-Analyse im CSV-Format (Abbildung 4) listet die Daten für den gewählten Zeitraum und für einen der Bereiche Arbeitszeit, Tätigkeiten oder Spesen auf.


Abbildung 4: CSV-Datei für eine Mitarbeiterin.


CSV- versus Excel-Format: wo liegt der Unterschied?

Es ist möglich, dass die CSV-Daten in einer Excel-Datei dargestellt werden. Das hängt allerdings nur von den Benutzer-Einstellungen in Windows ab: für jeden Dateityp ist das Öffnen mit einem bestimmten Programm voreingestellt. Eine (in Excel geöffnete) CSV-Datei lässt sich jedoch leicht von einer (echten) Excel-Datei unterscheiden. Die Excel-Dateien, die durch die Funktion "Export aller Daten im Excel-Format" erzeugt werden, besitzen eine hellgrün unterlegte Zeile oben und eine mehrfarbige Blattzeile ganz unten mit den Laschen: «Login», «Produktivität», «Übersicht Produktivität», «Arbeitszeit», «Übersicht Arbeitszeit», «Spesen», «Übersicht Spesen» (Abbildung 5).


Abbildung 5: Datei, wie sie beim «Export aller Daten im Excel-Format» erzeugt wird

Die Laschen in der unteren Befehlszeile zeigen dieselbe Struktur wie beim CSV-Datenexport: Produktivität (Tätigkeiten), Arbeitszeit, Spesen. Mit dem Unterschied, dass jedem Bereich eine «Übersicht» zugeordnet ist, in welcher sich die Daten dynamisch auswerten lassen. Die Auswertungen werden in sogenannten Pivot-Tabellen angezeigt (Abbildung 6).