open concept Newsletter Nr. 3 / 2017

Mit dem neuesten Update wird die Verrechnung von Leistungen wesentlich erleichtert. Dafür haben wir mit der «Tätigkeitsverwaltung» eine neue Rolle und ein neues Dialogfenster «Tätigkeiten» geschaffen, die optional zugewiesen bzw. aufgeschaltet werden können. Wie so oft bei timesaver heisst es auch hier: Man muss nicht, aber kann.
 
Durch das neue Modul wird der Anschluss an das Rechnungswesen besser als bisher gewährleistet. Wir sind von einem dreistufigen Prozess ausgegangen:
 

1. Erfassen: die Mitarbeitenden erfassen Tätigkeiten
2. Umbuchen: die «Tätigkeitsverwaltung» sperrt einzelne Datensätze für Mitarbeiter und kategorisiert sie als verrechenbar oder nicht verrechenbar.
3. Verbuchen: für die Verrechnung werden Arbeitsrapporte erstellt, die Daten als CSV-File exportiert und gegebenenfalls an ein ERP weitergeleitet.

 
Tätigkeiten lassen sich als «verrechenbar» oder «nicht verrechenbar» kategorisieren. Damit lassen sich Leistungen nach buchhalterischen Gesichtspunkten einordnen. Denkbar sind beispielsweise folgende Fälle:
 

1. Bestimmte Mitarbeitende erledigen nicht direkt verrechenbare Arbeiten. Für die Abteilungen Personalwesen, Technischer Support, Marketing und natürlich das Finanz- und Rechnungswesen dürfte dies der Standardfall sein. Sie arbeiten abteilungsübergreifend und unterstützen diejenigen Abteilungen, welche an Aufträgen arbeiten.
2. Mitarbeitende arbeiten an kundenspezifischen Projekten. Die entsprechenden Leistungen werden voll verrechnet.
3. Mitarbeitende arbeiten an kundenspezifischen Projekten. Gewisse Leistungen können aber nicht verrechnet werden. Es kann sich dabei um Kulanz- bzw. Gratisleistungen oder auch um Pauschal bezahlte Leistungen handeln, die im Voraus bezahlt werden, und natürlich auch um anderes mehr.

 
Wie das auch immer im Einzelnen aussehen mag, das Finanzwesen kann nun von Auswertungen profitieren, die verrechenbare und nicht verrechenbare Leistungen gegenüberstellen. So kann das Verhältnis von Auslastung (sämtliche Leistungen / Gesamtarbeitszeit) zu Produktivität (nur verrechenbare Leistungen) einfacher als zuvor ermittelt werden.
 
Die Tätigkeitsverwaltung dürfte sich generell positiv auswirken: Die Gegenüberstellung von nicht verrechenbaren und verrechneten Leistungen wird zur Produktivität beitragen. Es wird weniger Reklamationen auf Grund falsch verrechneter Leistungen geben. Leistungen werden pünktlicher abgerechnet werden.
 
Unser oberstes Ziel bleibt es, für unsere Kunden einen spürbaren Mehrwert zu schaffen. Dazu gehört übrigens auch folgende erfreuliche Neuigkeit:
 
Damit unsere Kunden in Zukunft noch besser von timesaver profitieren können, werden wir erstmals für «timesaver KMU» eine Schnittstelle zu einem ERP-System anlegen. WinBIZ ist eine Softwarelösung für Buchhaltung, Fakturierung und Lohnverwaltung, der über 25'000 Unternehmen vertrauen. Sie stellt ausserdem spezifische Branchenlösungen für Treuhänder, Automobilindustrie, Baugewerbe (Spengler, Elektriker, Maler), Sportvereine, Weinhandel und Tourismus zur Verfügung. WinBIZ stammt aus der Software-Schmiede der Firma Logicial SA, die mit eigenen Büros in den Kantonen Genf, Waadt und Bern vertreten ist. Über 600 Wiederverkäufer sorgen schweizweit für einen flächendeckenden Support. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit! Die Schnittstelle wird Mitte 2017 einsatzfähig sein.

Ich wünsche Ihnen erfolgreiches Zeitwirtschaften.

Ihr Stefan Huggenberger

1. Die neue Tätigkeitsverwaltung

Kapitelübersicht:

1. Tätigkeitsverwaltung aktivieren
2. Das Dialogfenster "Tätigkeiten"
3. Filter
4. Suchergebnisse
5. Funktionen und Stati

Die neue Tätigkeitsverwaltung


1. Tätigkeitsverwaltung aktivieren

 

Die Tätigkeitsverwaltung kann im Dialogfenster «Einstellungen» der Mandanten-Einstellungen aktiviert werden. Dazu wird einfach das Häkchen neben der Option «Tätigkeiten verbuchen» gesetzt.

Abbildung 1: Abbildung 1: Tätigkeitsverwaltung aktivieren

Danach steht die Option dem Mandant-Verantwortlichen sofort zur Verfügung. Sollen auch andere Benutzer Zugriff auf die Tätigkeitsverwaltung haben, müssen im Dialogfenster «Mandantspezifische Benutzerdaten» die entsprechenden Rechte erteilt werden.


Abbildung 2: Benutzerrechte für Tätigkeitsverwaltung erteilen

Unter dem Titel «Tätigkeitsverwaltung» erscheint daraufhin das dazugehörige Eingabefenster mit der Option das Benutzerrecht zeitlich zu limitieren (Gültig vom... Gültig bis…).


Abbildung 3: Periodenprofil für die Tätigkeitsverwaltung festlegen


2. Das Dialogfenster «Tätigkeiten»
 
Für die Tätigkeitsverwaltung wurde ein neues Dialogfenster mit dem Titel «Tätigkeiten» geschaffen. Innerhalb dieses Fensters wurden zwei weitere Dialogfenster angelegt: «Tätigkeiten verbuchen» und «Verbuchte Tätigkeiten».


Abbildung 4: Hauptfenster «Tätigkeiten» mit Unterfenstern «Tätigkeiten verbuchen» und «Verbuchte Tätigkeiten» (rot markiert)

Beide Unterfenster weisen dieselbe Gliederung in drei Bereiche auf, nämlich: Filter, Funktionsleiste, Suchergebnisse.


Abbildung 5: Filter (rot markiert), Funktionsleiste (grün markiert) und Suchergebnisse (braun markiert)

Mit dem Filter kann nach Kunde, Projekt, Teilprojekt, Zeitraum (Beginn/Ende), Mitarbeiter und Status gesucht werden. Unter dem Filter befindet sich die Funktionsleiste, deren Funktionsumfang sich je nach Unterfenster deutlich unterscheidet: In «Tätigkeiten verbuchen» stehen sieben Funktionen zur Verfügung. In «Verbuchte Tätigkeiten» nur deren zwei. Unter der Funktionsleiste werden die Suchergebnisse angezeigt. Das Anzeigefeld «Suchergebnisse» bietet in jedem Unterfenster Raum für acht Spalten bzw. ebenso viele Attribute. Die Einträge in den Suchergebnissen lassen sich bearbeiten (von der Bearbeitung ausgenommen sind: «Mitarbeiter», «Datum» und «Dauer»).


3. Filter
 
Wenn Sie das Dialogfenster «Tätigkeiten» neu aufrufen oder zwischen den Unterfenstern «Tätigkeiten verbuchen» und «Verbuchte Tätigkeiten» wechseln, sollten Sie als erstes immer eine Suche durchführen. Tätigkeiten werden in den Suchergebnissen erst dann angezeigt, wenn Sie im Eingabefeld «Filter» auf den Befehl «Suche» klicken. Mit anderen Worten: Ohne eine Suche bleibt das Anzeigefeld für Suchergebnisse leer!


Abbildung 6: Beispiel der Anwendung eines Filter bei der Suche
 
Nutzen Sie den Filter, um die Anzahl der Suchergebnisse einzuschränken bzw. nach bestimmten Kunden, Projekten, Teilprojekten und Mitarbeitern zu suchen sowie mit Beginn und Ende einen Zeitrahmen festzulegen. Ausserdem erlauben die Filter eine mit dem jeweiligen Fenster abgestimmte Status-Suche:


Abbildung 7: Status-Filter im Fenster «Tätigkeiten verbuchen» mit den Stati «Offen», «Evtl. später» «Mitarbeiter gesperrt», «Verrechenbar», «Nicht verrechenbar», «Ohne Status»


Abbildung 8: Status-Filter im Fenster «Verbuchte Tätigkeiten» mit den Stati «Verrechnet» und «Exportiert»


4. Suchergebnisse
 
Suchergebnisse im Unterfenster «Tätigkeiten verbuchen» zeigen ausschliesslich (noch) nicht verbuchte Tätigkeiten bzw. nicht verrechnete Leistungen. Suchergebnisse im Unterfenster «Verbuchte Tätigkeiten» zeigen ausschliesslich verbuchte Tätigkeiten bzw. verrechnete Leistungen. Oder solche, die zur Verrechnung anstehen. Wie Sie das organisieren, hängt schlussendlich von Ihrer Unternehmensorganisation ab.
 
Darstellung der Suchergebnisse
 
Suchergebnisse werden in beiden Unterfenstern in acht Spalten nach Attributen geordnet, nämlich:
 
im Unterfenster «Tätigkeiten verbuchen» nach «Mitarbeiter», «Datum», «Dauer», « Kommentar », «Kunde», «Projekt», «Teilprojekt» und «Status»


Abbildung 9: Suchergebnisse nicht verbuchter Leistungen im Fenster «Tätigkeiten verbuchen»

und im Unterfenster «Verbuchte Tätigkeiten» nach «Mitarbeiter», «Datum», «Dauer», «Kunde», «Projekt», «Teilprojekt», «Status» und « Text der Verbuchung »:


Abbildung 10: Suchergebnisse verbuchter Leistungen im Fenster «Verbuchte Tätigkeiten»

Auswahl von Suchergebnissen
 
Die Auswahl nicht verbuchter Tätigkeiten erfolgt im Fenster «Tätigkeiten verbuchen» mit «Alle auswählen», «Alle abwählen» und über das individuelle Setzen/Wegnehmen der Häkchen in den Wahl-Kästchen. Verbuchte Tätigkeiten lassen sich jedoch nicht auf diese Weise auswählen, denn sie werden beim Verbuchen zu festen Gruppen (ein- und derselben Verbuchung) verbunden.
 
Zu beachten ist hierbei, dass zu einer Gruppe gehörende Tätigkeiten in den Suchergebnissen nicht neben- bzw. über einander liegen müssen. Ausserdem werden in diesem Fenster keine Kommentare angezeigt. Um bei der Auswahl dennoch Orientierungspunkte zu haben, empfiehlt es sich vorgängig, also während des Verbuchens, sinnvolle Verbuchungstexte anzulegen. Dazu mehr im Kapitel «Funktionen».
 
Gruppen werden erst dann als einzelne Gruppe angezeigt bzw. sortiert, wenn ein Element der Gruppe in der Liste angeklickt wird. Deshalb erscheint bei erstmaligem oder erneutem Aufrufen des Fensters «Verbuchte Tätigkeiten» stets die Meldung «Mit einem Klick auf eine Zeile werden alle Tätigkeiten der selben Verbuchung angezeigt»:


Abbildung 10b: Suchergebnisse in «Verbuchte Tätigkeiten»

Sobald eine einzelne Gruppe ausgewählt ist, erscheinen in der Funktionsleiste auch die verfügbaren Funktionen «Stornieren» und «Exportieren»: 


Abbildung 10c: Auswahl in «Verbuchte Tätigkeiten»

Bearbeiten von Suchergebnissen
 
Sieben der neun Attribute bzw. Spaltentitel werden in timesaver bereits verwendet. Neu sind lediglich die Attribute «Status» sowie «Text der Verbuchung». Stati und Verbuchungstexte können ausschliesslich von der Tätigkeitsverwaltung angelegt, vergeben und geändert werden.

Bearbeitung von Suchergebnissen in «Tätigkeiten verwalten»:
Die Attribute «Kommentar», «Kunde», «Projekt», «Teilprojekt» können sowohl von Mitarbeitern als auch von der Tätigkeitsverwaltung geändert werden. Mitarbeiter haben darauf natürlich nur in der Maske «Erfassung» ihres persönlichen Benutzerfensters Zugriff, und das auch nur solange, als der Status einer Tätigkeit auf «offen» steht oder solange noch gar kein Status vergeben wurde.
 
Die Bearbeitung der Attribute «Datum» und «Dauer» ist für die Tätigkeitsverwaltung prinzipiell gesperrt. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten in der Maske Erfassung ihres persönlichen Benutzerfensters bearbeiten, allerdings wiederum nur solange als der Status einer Tätigkeit auf «offen» steht oder solange noch gar kein Status vergeben wurde. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht:


Abbildung 11: Tabelle Zugriffsberechtigungen für Mitarbeiter und Tätigkeitsverwaltung

Hinweis: Das Info-Symbol  weist Mitarbeiter auf den Status ihres Eintrags hin. Es erscheint im Dialogfenster «Erfassung» nur dann, wenn der entsprechende Eintrag für die Bearbeitung gesperrt ist, und zwar mit dem Hinweis «Tätigkeit ist bereits verbucht». Mehr zum Thema «Status» folgt im Kapitel «Funktionen und Stati».
 
Um die Werte bzw. Einträge in den Spalten «Kommentar», «Kunde», «Projekt», «Teilprojekt» und «Status» zu bearbeiten, klicken Sie in den Suchergebnissen einfach auf den jeweiligen Eintrag.

Bearbeitung von Suchergebnissen in «Verbuchte Tätigkeiten»:
Das Attribut «Text der Verbuchung» kann in den Suchergebnissen nicht bearbeitet werden. Denn  nur Suchergebnisse von nicht verbuchten Tätigkeiten, also solche im Fenster «Tätigkeiten verbuchen» lassen sich bearbeiten. Der Verbuchungstext kann nur während des Verbuchens bearbeitet werden, also wenn der Eintrag neu angelegt wird. Mehr dazu im Kapitel «Funktionsumfang im Dialogfenster Tätigkeiten verbuchen».
 
Auswertungen aus Suchergebnissen
 
Suchergebnisse lassen sich mit der Funktion «Exportieren» in Reports umwandeln. Exportieren steht in beiden Unterfenstern zur Verfügung. Mit anderen Worten: Es können sowohl verbuchte als auch nicht verbuchte Tätigkeiten exportiert werden!
 
Exportieren aus «Tätigkeiten verbuchen»: Beim Export aus «Tätigkeiten verbuchen» öffnet sich das Dialogfenster «Tätigkeiten Exportieren». Mit Klick auf «Exportieren» wird die erzeugte Datei auf ihren lokalen Computer heruntergeladen.

Setzt man das Häkchen neben «Status anpassen» erweitert sich das Fenster um die Optionen «Neuer Status» und «Beschreibung» (siehe oben: Abbildung 12, rot markiert). Man hat hier also zusätzlich die Möglichkeit, die Tätigkeiten auch gleich zu verbuchen. So lässt sich ein Arbeitsschritt sparen.


Abbildung 12: Tätigkeiten exportieren aus dem Fenster «Tätigkeiten verbuchen»

Zwei Exporttypen - CSV und Arbeitsrapport - stehen zur Verfügung. Das Datenformat für Arbeitsrapporte ist PDF. Der Report enthält die notwendigsten Angaben:


Abbildung 13: Tätigkeiten exportieren: Arbeitsrapport

CSV-Dateien enthalten sämtliche Angaben. Womit Sie eine CSV-Datei öffnen, hängt von ihren Einstellungen ab:


Abbildung 14: Tätigkeiten exportieren: Diese CSV-Datei wurde mit Excel geöffnet.
 
Exportieren aus «Verbuchte Tätigkeiten»: Auswertungen aus dem Fenster «Verbuchte Tätigkeiten» lassen sich auf dieselbe Art erzeugen. Mit Klick auf «Exportieren» wird die erzeugte Datei auf ihren lokalen Computer heruntergeladen. Die Option «Status anpassen» braucht es hier natürlich nicht. Stattdessen lassen sich die Ergebnisse nach Mitarbeitern gruppieren.


Abbildung 15: Tätigkeiten exportieren aus dem Fenster «Verbuchte Tätigkeiten»: Arbeitsrapport


5. Funktionen und Stati

Von zentraler Bedeutung ist der Zusammenhang zwischen Dialogfenster, Funktion und Status, wie ihn die folgende Matrix veranschaulicht:


Abbildung 16: Dialogfenster, Funktionen und Stati

Anm.: Die verwendeten Symbole und Farben werden nicht in timesaver verwendet und dienen nur der Veranschaulichung.
 
Die zentralen Funktionen sind:
 
1 «Exportieren» von Daten ist aus beiden Fenstern in zwei Dateiformaten (CSV, PDF) möglich;
 
2 «Umbuchen» von Tätigkeiten im Fenster «Tätigkeiten verbuchen»: Tätigkeiten bleiben im Fenster «Tätigkeiten verbuchen» und erhalten einen der folgenden fünf Stati: «Offen», «Evtl. später» «Mitarbeiter gesperrt», «Verrechenbar» oder «Nicht verrechenbar»;
 
3 «Verbuchen» von Tätigkeiten im Fenster «Tätigkeiten verbuchen»: Tätigkeiten werden aus dem Fenster «Tätigkeiten verbuchen» ins Fenster «Verbuchte Tätigkeiten» verschoben und erhalten einen der zwei Stati «Verrechnet» oder «Exportiert».
 
4 «Stornieren» von Tätigkeiten im Fenster «Verbuchte Tätigkeiten»: Tätigkeiten werden aus dem Fenster «Verbuchte Tätigkeiten» ins Fenster «Tätigkeiten verbuchen» zurück verschoben. Der aktuelle Status - «Verrechnet» oder «Exportiert» - wird aufgehoben bzw. muss neu vergeben werden: «Offen», «Evtl. später» «Mitarbeiter gesperrt», «Verrechenbar» oder «Nicht verrechenbar»;
 
Die übrigen Funktionen sind selbsterklärend. «Alle auswählen» und «Alle abwählen» dienen der besseren Navigation innerhalb der Suchergebnisse. Bestätigen Sie Ihre Bearbeitungen der Suchergebnisse immer mit «Speichern» oder widerufen Sie diese mit «Abbrechen».
 

Funktionsumfang im Dialogfenster «Tätigkeiten verbuchen»
 
Im Dialogfenster «Tätigkeiten verbuchen» werden ausschliesslich nicht verbuchte Tätigkeiten angezeigt. Die zentralen Funktionen heissen «Umbuchen» und «Verbuchen».


Abbildung 17: Die Funktionsleiste im Fenster «Tätigkeiten verbuchen»


Die Funktion «Umbuchen»
 
Mittels «Umbuchen» wird der Status angepasst. Es öffnet sich folgendes Pup-up-Fenster:
 

Abbildung 18: Die Funktion «Umbuchen» im Dialogfenster «Tätigkeiten verbuchen».

Wie bereits gesagt wurde, kann ein einzelner Eintrag mit einem Klick in die Status-Spalte umgebucht werden. Wählt man jedoch den Weg über das Fenster «Umbuchen», hat man jedoch die Möglichkeit, mehrere bzw. alle ausgewählten Tätigkeiten zugleich umzubuchen. Es kann in beiden Fällen einer von fünf Stati gewählt werden:

Offen
Evtl. Später
Mitarbeiter gesperrt
Verrechenbar
Nicht verrechenbar

Hinweis: Die Häkchen in der Zeile «Bearbeitungen erlaubt für» können nicht gesetzt werden. Sie geben nur über die Zugriffsberechtigungen Auskunft (Vergleiche dazu oben Tabelle 1: Zugriffberechtigungen nach Attributen).

 
Bedeutung der Stati
 
Offen: Wurde als Status «Offen» gewählt, kann die Tätigkeit vom Mitarbeiter bearbeitet werden.
Evtl. Später: Die Bearbeitung durch den Mitarbeiter wird gesperrt. Ob die Leistung verrechenbar ist oder nicht, wurde noch nicht entschieden.
Mitarbeiter gesperrt: Die Bearbeitung durch den Mitarbeiter wird gesperrt. Ob die Leistung verrechenbar ist oder nicht, wurde noch nicht entschieden.
Verrechenbar: Die Tätigkeit soll verrechnet werden. Die Bearbeitung durch den Mitarbeiter ist gesperrt.
Nicht verrechenbar: Die Tätigkeit soll nicht verrechnet werden. Die Bearbeitung durch den Mitarbeiter ist gesperrt.
 
Tipp: Geben Sie den Stati «Evtl. später» und «Mitarbeiter gesperrt» eigene, für Ihr Unternehmen sinnvolle Bedeutungen.
 
 
Die Funktion «Verbuchen»
 
Mittels «Verbuchen» werden Tätigkeiten an «Verbuchte Tätigkeiten» geschickt. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, welches zur Anpassung des Status auffordert. Es kann zwischen zwei Stati gewählt werden: Verrechnet und Exportiert. Technisch besteht kein Unterschied zwischen diesen Stati. Sie können diese Begriffe in Absprache mit Ihrer Buchhaltung selbst definieren. Der Status «Exportiert» hat übrigens keinen Zusammenhang mit der Funktion «Exportieren».
 

Abbildung 19: Die Funktion «Verbuchen» im Dialogfenster «Tätigkeiten verbuchen».  
 
In der Zeile «Bearbeitungen erlaubt für» geben die Kästchen übrigens nur darüber Aufschluss, welchen Rollen der Zugriff bei einem bestimmten Status erlaubt ist. Wenn wie im obigen Beispiel keine Häkchen gesetzt sind, bedeutet das also nur, dass die Bearbeitung von verbuchten Tätigkeiten für alle Rollen gesperrt ist.
 
Im Eingabefeld «Beschreibung» kann der vorgegebene Default-Text, der stets mit dem aktuellen Datum beginnt, ergänzt oder überschrieben werden. Dieser Text erscheint später als «Text der Verbuchung» in den Suchergebnissen der verbuchten Tätigkeiten. Nutzen Sie diese Möglichkeit. Dadurch lassen sich verbuchte Tätigkeiten später leichter gruppieren und auffinden.
 

Funktionsumfang im Dialogfenster «Verbuchte Tätigkeiten»
 
Im Dialogfenster «Verbuchte Tätigkeiten» werden ausschliesslich verbuchte Tätigkeiten angezeigt. Die zentralen Funktionen sind «Exportieren» und «Stornieren».
 

Abbildung 20: Die Funktionen «Stornieren» und «Exportieren» im Dialogfenster «Verbuchte Tätigkeiten».  
 
Mit der Funktion «Stornieren» lassen sich verbuchte Tätigkeiten aufheben und zurück ins Fenster «Tätigkeiten verbuchen» verschieben. Dort können Sie auch wieder bearbeitet werden. Tätigkeiten gehen beim Exportieren also nicht etwa verloren, sondern verbleiben in der Datenbank. Sie werden eben nur an einem anderen Ort abgelegt.
 

Abbildung 21: Schema verbuchen und stornieren


Druckversion dieser Anleitung herunterladen: «Anleitung Tätigkeitsverwaltung» 

 
Bei openconcept steht der Kunde im Mittelpunkt. Daher sind kostenloser Support (Telefon und E-Mail) und das Eingehen auf Kundenwünsche eine Selbstverständlichkeit. Und weil wir überzeugt sind, dass unsere Unternehmenssoftware auch für Sie das Beste ist, können Sie uns in einer kostenlosen Testphase prüfen.
 
Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot oder eine unverbindliche Einführung in timesaver.ch