open concept Newsletter Nr. 6 / 2016



Der vergangene September liess einen nicht an den Winter denken. Eine pralle Herbstsonne wärmte einem die Glieder und lud zu Abendspaziergängen am Seeufer ein. Jetzt im Oktober tanzen zwar keine Schmetterlinge mehr im lauen Sommerwind, doch von winterlichem Schneetreiben sind wir immer noch weit entfernt. Wer will da schon an Weihnachten denken oder gar gleich ans neue Jahr?
 
Als Zeitprofi muss ich Sie aber warnen: 2017 kommt bestimmt.
 
Es wird sich an hektischen Vorweihnachten und beschaulichen Weihnachtstagen vorbei mogeln und ganz plötzlich vor der Tür stehen wie der längst vergessene Onkel aus Übersee, der einen Überraschungsbesuch am Neujahrstag für eine gute Idee hält. Auf den Onkel kann man sich nicht vorbereiten. Auf den Jahreswechsel in unserer Zeiterfassungssoftware timesaver schon. Zu den unbedingt notwendigen Vorbereitungen gehört es, für alle Mitarbeiter die Sollstunden, Pensen und Ferien für das neue Jahr zu konfigurieren. Denn ohne diese Einstellungen können keine Abwesenheiten gebucht werden.
 
Damit Ihre Mitarbeiter also beispielsweise Ferien buchen können, die im Dezember 2016 beginnen und erst im Januar 2017 enden, müssen Sie diese Anpassungen jetzt vornehmen. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Newsletter.

Ich wünsche Ihnen erfolgreiches Zeitwirtschaften.

Ihr Stefan Huggenberger
Themenübersicht:
Notwendige Einstellungen zum Jahreswechsel
Notwendige Einstellungen zum Jahreswechsel rechtzeitig vornehmen
 
Ferien und gewisse andere Abwesenheitsarten müssen dem Arbeitgeber im Voraus angezeigt werden. Handelt es sich um einen längeren Urlaub, ist es für den Arbeitnehmer von Vorteil, den Arbeitgeber rechtzeitig zu informieren, damit dieser gegebenenfalls für Ersatz sorgen oder anderswie planerisch vorsorgen kann. Denn der Arbeitgeber könnte andernfalls von seinem Weisungsrecht Gebrauch machen und den Ferienantrag ablehnen.
 
timesaver bietet umfangreiche Möglichkeiten im Umgang mit Ferien und anderen Abwesenheitsarten. Dabei müssen jedoch wenige Grundregeln beachtet werden. Stellt ein Mitarbeiter Ende Jahr einen Ferienantrag, könnte andernfalls beispielsweise folgender Warnhinweis angezeigt werden: «Für das folgende Jahr sind noch keine Ferien aktiviert: 2017. Sie haben keine Berechtigung.»

Abbildung 1: Ferienantrag kann nicht gestellt werden
Dieser Warnhinweis erscheint immer nur dann, wenn die notwendigen Konfigurationen für Sollstunden, Feier- und Ferientage für das kommende Jahr (noch) nicht gemacht wurden. Damit Ferien gebucht werden können, müssen in den Mandanten Einstellungen folgende Konfigurationen vorgenommen werden:
 
1. Sollstunden konfigurieren

Nehmen Sie im Fenster «Sollstunden Vorlage» die nötigen Anpassungen vor. Die Sollstunden Vorlage gilt global für alle Mitarbeiter oder für einzelne Mitarbeiter-Teams. In der Auswahl «Gewünschtes Jahr auswählen» das nächste Jahr, im Beispiel unten das Jahr 2017, auswählen. Falls Sie mehrere Sollstunden-Vorlagen haben, achten Sie darauf, dass die gewünschte ausgewählt ist.

Abbildung 2: Sollstunden Vorlage
Vergessen Sie gegebenenfalls nicht die Feiertage anzupassen. Vergessen Sie auch nicht zu speichern () .
 
2. Mitarbeiter Pensen und Sollzeiten konfigurieren
 
Geben Sie im Fenster «Sollstunden Mitarbeiter» das Pensum ein. Pensen müssen für alle Mitarbeiter individuell konfiguriert werden. Um hier Anpassungen vornehmen zu können, muss vorgängig die Sollstunden Vorlage konfiguriert worden sein. Wählen Sie die Mitarbeiter im Fenster «Sollstunden Mitarbeiter» aus:

Abbildung 3: Mitarbeiter im Fenster «Sollstunden Mitarbeiter» auswählen
Wählen Sie für jeden Mitarbeiter das gewünschte Pensum, und zwar ...

... entweder hier

Abbildung 4: Eingabefenster für Pensum
... oder auch hier:

Abbildung 5: Pensum eingeben im Fenster «Sollstunden Mitarbeiter»
Sie müssen die vorgenommenen Einstellungen sowohl für das Pensum als auch für die gesamte individualisierte Sollstundenvorlage speichern, damit die Änderungen wirksam sind. Das müssen Sie auch dann tun, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin ein 100%-Pensum arbeitet und es auch sonst keine Abweichung von der im Betrieb geltenden Normalarbeitszeit gibt.
 
3. Ferientage konfigurieren
 
Wechseln Sie zum Fenster «Ferien». Unter dem Menüpunkt «Vorlage» klicken Sie in der Auswahl «Gewünschtes Jahr auswählen» auf das nächste Jahr, in dem Beispiel unten das Jahr 2017. Geben Sie im Eingabefeld «Ferien Tage (100%)» den gewünschten Default-Wert ein.

Abbildung 6: Menüpunkt «Vorlage» im Fenster «Ferien»
Unter dem Menüpunkt «Ferien – Jahr», im Beispiel unten «Ferien 2017», konfigurieren Sie dann die Ferientage für alle Mitarbeiter individuell. Geben Sie dafür im Eingabefeld «Ferien Tage (100%)» die gewünschte Anzahl Ferientage ein. Der jährliche «Ferienanspruch» in Stunden wird automatisch berechnet.

Abbildung 7: Menüpunkt «Ferien - Jahr» im Fenster «Ferien»
Danach sind Anträge auf Ferien und Abwesenheiten im neuen Jahr auch wieder problemlos möglich. Bei einem erneuten Ferienantrag würde nun folgendes angezeigt:

Abbildung 8: Neuer Mitarbeiter-Antrag auf Ferien
und

Abbildung 9: Ferienantrag Mitarbeiter in der Kalenderübersicht

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Freundliche Grüsse

Ihr Stefan Huggenberger