open concept newsletter Nr. 5 / 2016


Die erweiterte Abwesenheitsverwaltung ist seit kurzem online. Dass wir bisher durchgehend positive Reaktionen erhielten, bestätigt: Wir haben die gesteckten Ziele erreicht. Die Rückmeldungen reichen von zufrieden bis begeistert. Dafür bedanke ich mich herzlichst bei unseren Kunden.
 
Für uns war das der Beweis, dass wir mit dem neuen Feature einmal mehr ein Kundenbedürfnis abdecken konnten. Eine funktionierende Abwesenheitsverwaltung ist ein integraler Bestandteil eines jeden Personalmanagements. Und ein gelungenes Personalmanagement ist ein wichtiger Faktor des Unternehmenserfolgs. Bei der Entwicklung des «erweiterten Abwesenheitsmoduls» ging es uns darum, Mitarbeiter und Vorgesetzte durch automatisierte Prozesse effizient zu unterstützen und zu entlasten. Die erweiterte Abwesenheitsverwaltung sollte zweitens keine Zwangsjacke für Mitarbeiter werden, sondern es ermöglichen, bestehende und geplante Abläufe realitätsnah abzubilden und flexibel zu gestalten.
 
Flexibilität war uns bei der Entwicklung wichtig. Denn es geht nicht um alles oder nichts. Diktatur oder Anarchie sind schlechte Alternativen. Vorgesetzte und HR-Manager sollten vielmehr für jede einzelne Abwesenheitsart entscheiden können, wie viel Entscheidungsspielraum sie Mitarbeitern gewähren wollen und welche Abwesenheitsarten einen formellen Genehmigungsprozess durchlaufen sollen oder eben nicht. Das ist von Betrieb zu Betrieb verschieden. Patentrezepte gibt es, wie so oft im Leben, keine. Nach wie vor braucht es Fingerspitzengefühl im Umgang mit Mitarbeitern und ein gutes Verständnis der betrieblichen Strukturen.
 
Die Zeitwirtschaftssoftware timesaver unterstützt Führungskräfte, HR-Manager und Mitarbeiter in diesem Sinne noch besser als je zuvor bei der stressfreien Bewältigung ihrer Aufgaben und einer nachhaltigen Mitarbeiterplanung
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Ihr Stefan Huggenberger
Themenübersicht:
Nummerierung der Newsletter
Die erweiterte Abwesenheitsverwaltung
  Teil 1: Abwesenheitsverwaltung in den Mandanten-Einstellungen
  Teil 2: Abwesenheitsverwaltung in den Benutzer-Einstellungen
  Teil 3: Beispiele zur Abwesenheitsverwaltung
  Teil 4: Flussdiagramm zum Workflow
Nummerierung

Der timesaver Newsletter erscheint neu mit einer Nummierung anstelle der Datierung. Dieser Newsletter trägt die Nummer 5.
 


Die erweiterte Abwesenheitsverwaltung


Bisher waren Absenzen unter dem Reiter «Erfassung» organisiert und mussten über das Auswahlmenü «An-/Abwesenheitsart» ausgewählt werden. Neu lassen sich aus der Mandantenverwaltung heraus Genehmigungs- und Benachrichtigungsprozesse definieren, und zwar individuell für jede Abwesenheitsart. Im Benutzerbereich erhält die Abwesenheitsverwaltung ihr eigenes Fenster mit Kalender- und Statusansicht. Die beiden visuellen und textbasierten Ansichten bieten optimale Transparenz und Übersicht.

Teil 1: Abwesenheitsverwaltung in den Mandanten-Einstellungen
 
Nachdem der Mandant-Verantwortliche die Schritte Abwesenheitsverwaltung aktivieren, Workflow konfigurieren und (optional) Benutzerrollen anpassen in den Mandanten-Einstellungen absolviert hat, steht die neue Funktionalität zur Verfügung.
 
Abwesenheitsverwaltung aktivieren
 
Die neue Funktionalität muss erst in den Mandanten-Einstellungen aktiviert werden. Der offizielle Name der Abwesenheitsverwaltung lautet «Erweitertes Abwesenheitsmodul». Einfach das Häkchen in die dazugehörige Checkbox setzen und speichern.
Abbildung 1: Erweitertes Abwesenheitsmodul aktivieren.
Hinweis: Wenn Sie timesaver zum ersten Mal konfigurieren, sind standardmässig alle Abwesenheitsarten deaktiviert. In diesem Fall lässt sich auch das Abwesenheitsmodul nicht aktivieren. Es muss also mindestens eine Abwesenheitsart aktiv sein. Gehen Sie zuerst in die «An- / Abwesenheitsarten», aktivieren Sie die gewünschten Abwesenheitsarten (Doppelklick auf die entsprechende Zeile und Häkchen setzen) und aktivieren Sie dann das erweiterte Abwesenheitsmodul.

Das Abwesenheitsmodul ist übrigens optional und lässt sich beliebig an- oder abstellen. Einmal gemachte Einstellungen bleiben erhalten und sind nach erneuter Aktivierung wieder verfügbar.

Workflow konfigurieren
 
Ob ein Antrag genehmigungspflichtig ist oder eine Benachrichtigung auslöst, entscheidet der Mandant-Verwalter in den Einstellungen für «An- / Abwesenheitsarten».  Der entsprechende Prozess heisst Workflow und kann mit Klick auf «Direkte Eingabe möglich» erstmals erstellt bzw. mit Klick auf «Prozess definiert» geändert werden, und zwar für jede Abwesenheitsart. Es öffnet sich folgendes Pop-up-Fenster:
Abbildung 2: Der Workflow für Krankheit definiert in diesem Beispiel jeweils verschiedene Genehmigungsverfahren und Benachrichtigungsmechaniken für die Abwesenheitsverwaltung und den Vorgesetzten. Zusätzlich wurde ein Kommentar erstellt, um die Mitarbeiter an ihre Pflichten zu erinnern.
Ein Workflow kann entweder nur für die Abwesenheitsverwaltung, nur für den Vorgesetzten oder für beide Rollen konfiguriert werden. Für Vorgesetzte und Abwesenheitsverwaltung können so bspw. verschieden strenge Bedingungen der Bewilligungspflicht definiert werden.
 
Die Optionen Benachrichtigung («Mail zur Info..») und Genehmigung («Abwesenheit muss genehmigt werden..») können unabhängig voneinander aktiviert werden. Achtung: Wer für eine Abwesenheitsart die Option Genehmigungen aktiviert, erhält deshalb nicht automatisch auch eine elektronische Benachrichtigung. Wer E-Mail-Benachrichtigungen wünscht, muss bei «Mail zur Info..» immer das Häkchen setzen.
 
Und wer statt nur mit Ganztagen lieber mit Stunden- oder Prozentwerten rechnen will, setzt einfach das Häkchen in der entsprechenden Checkbox. Aber aufgepasst: die Funktion hat nichts mit dem Arbeitspensum zu tun. Vielmehr geht es darum, bei Teilarbeitsfähigkeit einen entsprechenden Abzug machen zu können. Ein Beispiel könnte ein Arztzeugnis sein, dass einem/r Mitarbeiter/in nur eine eingeschränkte Arbeitsfähigkeit attestiert.


Benutzerrollen anpassen

Die dritte und letzte Einstellung, die der Mandant-Verantwortliche in den Mandanten-Einstellungen vornehmen kann, betrifft die neue Benutzerrolle «Abwesenheitsverwaltung». Das Einrichten einer Abwesenheitsverwaltung ist optional, macht aber immer dann Sinn, wenn der/die Vorgesetzte die Abwesenheitsverwaltung nicht selbst erledigen, sondern an einen anderen, beliebigen Benutzer delegieren will. Selbstverständlich können auch Mitarbeiter Abwesenheitsverwalter/innen sein. Einfach den Benutzernamen anklicken und in der Dropdown-Liste «Weitere Rolle hinzufügen» die Option «Abwesenheitsverwaltung» wählen.
Abbildung 3: Dropdown-Liste mit der Option «Abwesenheitsverwaltung»
Nach Aktivierung der Rolle «Abwesenheitsverwaltung» erscheint sofort auch die dazugehörige Eingabemaske im selben Fenster. Die Zuständigkeit der Abwesenheitsverwaltung (bzw. der Benutzer mit dieser Rolle) lässt sich auf ein bestimmtes Team einschränken. Bleibt das Team-Eingabefeld offen, kann die Abwesenheitsverwaltung Absenzen aller Mitarbeiter/innen einsehen. Ausserdem kann die Zuständigkeit mit «gültig vom .. bis ..» zeitlich limitiert werden. Und wenn im Workflow eine Benachrichtigung per E-Mail konfiguriert wurde, kann hier auch eine E-Mail-Adresse nur für die Abwesenheitsverwaltung eingetragen werden. Will die Abwesenheitsverwaltung die Standard- bzw. Benutzeradresse nutzen, sollte dieses Feld allerdings leer gelassen werden.
Abbildung 4: Abwesenheitsverwaltung in den Mandanten-Einstellungen mit speziellem E-Mail-Konto nur für die Abwesenheitsverwaltung.

Zusammenfassung Teil 1
 
Es lassen sich beliebig viele für das Abwesenheitsmanagement verantwortliche Personen bestimmen. Die Rolle Abwesenheitsverwaltung lässt sich frei mit allen anderen Rollen kombinieren. Die Abwesenheitsverwaltung kann, muss aber nicht durch eine/n Vorgesetzte/n erfolgen. Alle Mitarbeiter/innen, ja sogar Benutzer ohne andere Rolle, können sie ausfüllen. Auch die Abwesenheitsverwaltung ist teamfähig.
Teil 2: Abwesenheitsverwaltung in den Benutzer-Einstellungen
 
Sobald das Abwesenheitsmodul aktiviert ist, erscheint in den Benutzereinstellungen aller Benutzer neu der Reiter «Abwesenheiten». In der dazugehörigen Erfassungsmaske sorgen zwei unterschiedliche Darstellungen der Abwesenheiten für optimale Bedienungsfreundlichkeit: die Kalenderübersicht (Abbildung 5) und die Statusübersicht (Abbildung 6).
Abbildung 5: die Abwesenheitsverwaltung in der kalendarischen Darstellung (Kalenderübersicht) dient zwar hauptsächlich der Übersicht, hat jedoch noch weitere Vorteile: Die Antragsperiode kann durch Ziehen im Kalender bestimmt werden. Einfacher Klick auf den ersten Tag, Klick auf den letzten Tag: das Antragsfenster öffnet sich daraufhin mit der korrekten Kalenderauswahl.
Abbildung 6: die Abwesenheitsverwaltung in der Statusübersicht. Nur hier lassen sich Anträge löschen oder stornieren, Kommentare einsehen und der Status ablesen.

Aus beiden Übersichten heraus kann ein neuer Antrag gestellt werden. Mit Klick auf «Neuer Antrag» öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit Eingabefeldern für Abwesenheitsart, Abwesenheitszeiten (vom .. bis ..) und einem Kommentarfeld.
 

Kalenderübersicht
 
Die Kalenderübersicht dient hauptsächlich der Übersicht. Benutzer sehen in der Kalenderübersicht sich selbst und alle anderen Mitarbeiter/innen (bzw. nur Mitarbeiter/innen ihres Teams, falls sie einem Team angehören). Abwesenheiten werden in der Kalenderübersicht farblich differenziert dargestellt, jedoch mit wesentlichen Einschränkungen: Für Benutzer, die nur über die Mitarbeiterrolle verfügen, werden die Abwesenheitsarten schwarz-weiss und damit anonymisiert dargestellt.  Ihre eigenen Abwesenheitsarten erscheinen in den dafür definierten Farben. Alle anderen Rollen verfügen über die nötigen Berechtigungen, sehen die Abwesenheiten von Mitarbeiter/innen farbig und können diese korrekt interpretieren.
 

Statusübersicht
 
In der Statusübersicht lassen sich Anträge stornieren, Kommentare einsehen und der Status ablesen. Es gibt neu vier Statussymbole:
 
?  = Fragezeichen: Status ist offen
✔ = Häkchen: Status ist genehmigt
x  = Kreuzchen: Status ist abgelehnt
Ø = durchstrichener Kreis: Status ist storniert
 
Ob ein Antrag Genehmigungspflichtig ist oder nicht, hängt prinzipiell von den gemachten Einstellungen ab. Wenn aber in den Mandanten-Einstellungen KEIN Workflow definiert wurde, wird der Antrag automatisch als genehmigt. In der «Status»-Spalte erscheint in diesem Fall das Häkchen, während die Spalten AV (Abwesenheitsverwaltung) und Vorgesetzter leer bleiben.

Teil 3: Beispiele zur Abwesenheitsverwaltung
 
Beispiel 1
 
Hat der Mandanten-Verwalter für eine Abwesenheitsart hingegen einen Workflow definiert, dann erscheinen auch in den Spalten AV und Vorgesetzter die jeweils zutreffenden Symbole:
Abbildung 7: Abwesenheitsverwaltung in der Statusübersicht mit aktiven Workflows für die Abwesenheitsarten Ferien, Krankheit und Militärdienst, erkennbar an den Statussymbolen in den Spalten AV und Vorgesetzter.

Im Beispiel zu Abbildung 7 sind die Abwesenheitsarten Ferien, Krankheit und Militärdienst genehmigungspflichtig, jedoch nicht die Abwesenheitsart Kompensation, deren Status richtigerweise auf genehmigt steht, ohne dass in den Spalten AV (Abwesenheitsverwaltung) und Vorgesetzter etwas eingetragen ist. Ferien müssen sowohl vom AV als auch vom Vorgesetzten bewilligt werden; keiner von beiden hat die Ferien bewilligt und der Status ist offen. Krankheit muss nur vom AV bewilligt werden, ist aber ebenfalls noch offen. Militärdienst muss nur vom Vorgesetzten bewilligt werden, der die Abwesenheit auch schon genehmigt hat. Das Häkchen erscheint konsequenterweise sowohl in der «Status»-Spalte als auch in der Spalte «Vorgesetzter».
 
Die dazugehörigen Workflows für Ferien, Krankheit und Militärdienst sehen so aus: