open concept Newsletter Nr. 1 / 2017


Benutzer unserer Zeiterfassungssoftware timesaver können sich auch diesen Monat über zahlreiche Updates und Neuerungen freuen. Für unser neuestes Software-Update haben wir Kundenwünsche berücksichtigt und zusätzlich an der Performance unserer einzigartigen Software-Lösung für Zeitwirtschaft gearbeitet.

Des Öfteren wurden wir angefragt, eine Erfassung von Abwesenheiten in Halbtagen zuzulassen. Diesen Wunsch haben wir gerne erfüllt. Genauso wie das Anliegen, die Kopierfähigkeit von Projektstrukturen zu verbessern. Des Weiteren wurde die Lesbarkeit der Kalenderübersicht in den persönlichen Abwesenheiten verbessert.

Mit dem brandneuen Feature «Single Sign On» können Zeitsparer jetzt noch besser Zeit sparen. Benutzer können sich neu nur mit Benutzernamen bzw. E-Mail-Adresse einloggen. Allerdings sind für das Einrichten von SingleSignOn kundenseitig IT-Kenntnisse notwendig.

Ich wünsche Ihnen erfolgreiches Zeitwirtschaften.

Ihr Stefan Huggenberger
Themenübersicht:
 
1. Kopieren von Projektstrukturen
2. Verbesserte Lesbarkeit für nicht bewilligte Abwesenheiten
3. Abwesenheiten in Halbtagen erfassen
4. Neuer Feldname
5. Single Sign On

1. Kopieren von Projektstrukturen
 
Bis anhin konnte man nur ganze Kundenprojekte kopieren, also nur den ganzen Strukturbaum unterhalb des obersten Knotenpunkts (Kunde) mit allen Projekten und Teilprojekten. Mit dem aktuellen Update wird das Kopieren von Projektstrukturen um eine wichtige Möglichkeit erweitert: dem Kopieren von Teilprojekten. Das Anlegen neuer Kundenprojekte wird damit noch einmal wesentlich effizienter und flexibler.

Zur Rekapitulation

So war’s vor dem Update: Wird ein neuer Kunde erstellt, kann man einmalig die Projekt-/Teilprojektstruktur eines anderen Kunden kopieren. Diese Option steht nur einmalig bei Neuerstellung eines Kunden zur Verfügung. Im folgenden Beispiel wird für die «Betaden AG» die Projektstruktur (inklusive Teilprojekte) der Firma Global Trucking übernommen.



Abbildung 1: Projektstruktur für neuen Kunden "Betaden AG" übernehmen.

Nach Übernahme der Projektstruktur wurden für die Betaden AG sechs neue Projekte erzeugt, deren Projektstruktur identisch mit der Projektstruktur von Global Trucking ist.


Abbildung 2: Ansicht der gespiegelten Projektstrukturen: von "Global Trucking" nach "Betaden AG"

Teilprojektstrukturen kopieren

Neu lassen sich auch nur Teilprojekte kopieren, also Strukturbäume unterhalb des Knotenpunkts «Projekt». Wir erstellen dazu einen neuen Kunden mit Namen «Kolran AG», und zwar ohne eine vorgegebene Projektstruktur zu kopieren.


Abbildung 3: Teilprojektstruktur kopieren für neuen Kunden "Kolran AG"

Anschliessend klicken wir auf den Menüpunkt «Neues Projekt». Es erscheint das folgende Fenster:


Abbildung 4: Teilprojektstrukturen übernehmen für "Kolran AG"

Wir geben im Eingabefeld für Projekt «Transport» ein und übernehmen die Teilprojektstruktur von «Global Trucking / Transport». Korrekt werden nur die Teilprojekte innerhalb des Projekts «Transport» kopiert, aber nicht die innerhalb des Projekts «Buchhaltung».


Abbildung 5: Teilprojektstruktur "Transporte" der "Global Trucking" wurde für die "Kolran AG" übernommen

2. Verbesserte Lesbarkeit für nicht bewilligte Abwesenheiten
 
Die Lesbarkeit der Kalenderübersicht wurde mit dem aktuellen Update noch einmal wesentlich verbessert. In den persönlichen Einstellungen «Abwesenheiten» wurden in der Kalenderübersicht sämtliche Abwesenheiten bisher einfarbig dargestellt. Weil timesaver über ein Genehmigungsverfahren für Abwesenheitsanträge verfügt, erschien es sinnvoll, bewilligte von nicht bewilligten Abwesenheiten besser abzugrenzen. Neu werden deshalb nicht bewilligte Abwesenheiten schraffiert dargestellt.


Abbildung 6: Nicht bewilligte Abwesenheiten in schraffierter Darstellung
 
Alle nicht bewilligten Abwesenheiten erscheinen auch im Jahresplaner (in: Auswertungen > Abwesenheiten) schraffiert.

Diese Erweiterung ist eine willkommene Ergänzung zur bestehenden symbolischen Kennzeichnung in der tabellarischen Darstellung. Dort werden in der Status-Spalte nicht bewilligte Abwesenheiten mit einem Fragezeichen, bewilligte mit einem Häkchen markiert.

Zur besseren Lesbarkeit erscheint ausserdem bei Mouseover neu ein Pop-up-Feld mit Name, Wochentag und Datum.

3. Abwesenheiten in Halbtagen erfassen
 
Mit der Möglichkeit, Abwesenheiten in Ganz- und Halbtagen zu erfassen, haben wir einen Kundenwunsch erfüllt. Damit steht zwischen dem Groben (Ganztage) und Feinen (Prozentual) nun ein mittlerer Weg offen. Die Erfassungsart wird in der Lasche «An-/Abwesenheit» der Mandanteneinstellungen festgelegt.


Abbildung 7: Die Option "Ganz- und Halbtage" erfassen steht in den workflows zur Verfügung

Die entsprechende Auswahl steht für alle Abwesenheitsarten im jeweiligen workflow zur Verfügung: Im Dropdown-Menü neben «Erlaubte mögliche Erfassungsart für die Abwesenheit» «Ganz- und Halbtage erfassen» auswählen.

Abbildung 8: Neue Option "Ganz- und Halbtage erfassen" im Dropdown-Menü

4. Neuer Feldname

Das Eingabefeld «Erfassung ohne Teilprojekt» heisst neu «Erfassung ohne Kunden/Projekt-Namen» (in: Mandanteneinstellungen > Benutzer). Trotz der Namensänderung ändert sich an der Funktion nichts.


Abbildung 9: "Erfassen ohne Kunden-/Projekt Namen" in den Mandant spezifischen Benutzerdaten
 
Zur Erinnerung: Ist das Häkchen nicht gesetzt, muss in der Erfassungsmaske für Tätigkeiten immer ein Kunde/Projekt erfasst werden. Ist das Häkchen gesetzt, ist die Erfassung optional bzw. dürfen die Felder für Kunde, Projekt und Teilprojekt leer bleiben. Wählen Sie in diesem Fall im Drowdown-Menü  in der Kundenliste das Leerfeld aus.


Abbildung 10: Erfassen ohne Kunden-/Projekt-Namen in der Tätigkeitserfassung

5. Single Sign On

Unter der Lasche «SingleSignOn» können Sie benutzerspezifische Einstellungen für das optionale SingleSignOn-Login (SSO) vornehmen. Mit SingleSignOn kann sich ein Benutzer nur mit seiner E-Mail-Adresse einloggen. Benutzer müssen sich also kein Passwort merken. SingleSignOn bietet damit eine intelligente Alternative zum Passwort-Login. Im Hintergrund ist ein iFrame, ein spezielles HTML-Element, aktiv.

Die Lasche «SingleSignOn» steht dem Mandantenverwalter erst zur Verfügung, nachdem dieser in den Einstellungen der Mandantenverwaltung im Kästchen «SingleSignOn aktivieren» das Häkchen gesetzt hat.


Abbildung 11: Single Sign On aktivieren
 
Eine Passwort-Authentifizierung erfolgt dennoch, und zwar über ein Token, eine eindeutige 122-Bit-Identifikationsnummer. Dieses muss vom Mandantenverwalter erst generiert werden. Gehen Sie zur Lasche «SingleSignOn» und klicken Sie bei jedem Benutzer, für den Sie SingleSignOn einrichten wollen, auf «Generieren». Das Token wird daraufhin automatisch generiert.


Abbildung 12: Single Sign On-Fenster

Zusätzlich besteht bei aktiviertem SingleSignOn pro Benutzer die Möglichkeit, diesem das normale Passwort-Login zu verweigern und ihn fortan nur über den SingleSignOn einloggen zu lassen. Klicken Sie hierfür auf «Verbieten».
 
iFrame-Integration
 
Bitte beachten Sie, dass die openconcept AG keine iFrame-Integration vornimmt. SSO funktioniert nur, wenn das Token in Ihre Datenbank importiert und anschliessend das iFrame in Ihre Website integriert wird. Für das Einrichten von SingleSignOn sind also kundenseitig IT-Kenntnisse notwendig. Bitte wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung. Über den Menüpunkt «Export als CSV» lassen sich alle SingleSignOn-Benutzerdaten (Name, Vorname, Email, Token, Passwort-Login erlaubt) im CSV-Format herunterladen.
 
Basis-URL für SingleSignOn
 
Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie sicherstellen wollen, dass bspw. auch die Bearbeitung von Abwesenheitsanträgen und andere Optionen funktionieren, welche E-Mail-Links benutzen. Mehr zu dieser erweiterten iFrame-Integration finden Sie im Wiki-Eintrag «Einrichten von SingleSignOn». Das Eingabefeld «Basis-URL» befindet sich in den Einstellungen in der Mandantenverwaltung und ist nur bei aktiviertem SingleSignOn (gerade darunter) sichtbar.

Einrichten von SingleSignOn

 
Für das Einrichten von SingleSignOn sind Informatikkenntnisse nötig. Wenden Sie sich an ihre IT-Abteilung. Eine Anleitung zum Einrichten von SSO finden Sie in unserer Dokumentation:
Dokumentation: SSO Einrichten


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Freundliche Grüsse

Ihr Stefan Huggenberger